Admin Executive

1/ Administration / Hành chính:

• Tiếp nhận, tiến hành và lưu các công văn đến – đi, hợp đồng các bộ phận

Receive, process and store archive in-out documentary and contracts of all department

• Sao y, công chứng, lưu trữ giấy tờ - Copy, notarize, store documents

• Nhận đặt, sắp xếp và chuẩn bị phòng họp - Receive booking, arrange and set up meeting room

• Ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp - Take notes; summarize - meeting minutes

• Mua vé máy bay, đặt hoa, đặt khách sạn cho cấp trên

Book air tickets, flowers, hotel accomodation for Head of Department

• Làm các giấy tờ thủ tục liên quan đến việc xin các giấy phép cho nhà hàng

• Chuẩn bị hồ sơ đăng kí/gia hạn visa, giấy phép lao động, bằng lái xe cho nhân viên người nước ngoài

Prepare documents for visa extension, passport, work permit, driver's license for expats.

• Tiếp đoàn VSATTP, PCCC, công an khi đến nhà hàng.

In charge of food safety and hygiene group, fire prevention, and police,..

• Theo dõi bơm bình chữa cháy cho các nhà hàng - Follow fire extinguisher for all venues

• Mua bảo hiểm tài sản cho các nhà hàng hàng năm - Yearly property insurance extension for all venues

• Liên hệ các công ty bất động sản tìm mặt bằng - Contact Real Estate company to look for venue/ ground in rent

• Sắp xếp chỗ ngồi, máy tính, văn phòng phẩm cho nhân viên mới - Arrange desk, computer, stationary for new employee.

• Hỗ trợ setup cơ sở vật chất cho nhà hàng - Assist with venues facilities set up.

• Hỗ trợ bộ phận Marketing mua vật dụng và kiểm kê trang trí cho sự kiên và các ngày lễ.

Assist Marketing Dept to buy & inventory accessories/ decorating for events and holidays.

• Theo dõi file cứng và file mềm hợp đồng thu mua - Follow up hard & soft copy of purchasing contract

• Kiểm kê sách & máy tính văn phòng hàng tháng - Monthly Books & PC inventory.

2/ Maintenance / Bảo trì – Bảo Dưỡng:

• Hỗ trợ liên hệ với NCC lấy báo giá các hạng mục sửa chữa của nhà hàng dưới sự chỉ đạo của quản lý trực tiếp

Support contacting with suppliers on quotation, discussing work, repair items under the direction of line manager

3/ Administration with HR

• Tiến hành các hợp đồng, theo dõi – cập nhật đăng ký danh sách gửi xe mỗi tháng

Process contract, follow up – update – register monthly parking list for each venue

• Sắp xếp lịch cho nhân viên đi tập huấn PCCC, đào tạo sử dụng POS

Schedule training for staff to attend Fire Prevention, POS using

• Quản lý, cấp phát, kiểm kê đồng phục.

Manage, issue, inventory uniforms of each venue.

III/ PHẦN MỀM / SOFTWARE SYSTEM

• Set up phần mềm quản lý, phần mềm POS… - Phối hợp với nhà cung cấp triển khai phần mềm

Set up management software, POS software….- Coordinating with supplier to implement softwares

• Phối hợp với dịch vụ IT quản lý hệ thống máy chủ, email công ty, giải quyết các vấn đề về sự cố máy tính, hệ thống mạng.

Coordinate with IT, manage server system, company email, handle all issues of computers, internet system…

Kinh nghiệm hành chính văn phòng

Admin/office experience

Tự tin Giao tiếp tiếng Anh

Confident with English communication

Tỉ mỉ, cẩn thận, xử lý công việc linh hoạt

Detail-oriented and organized, able to multitask

Sử dụng thành thạo Word, Excel

Proficient in MS Word & Excel