Admin Executive

1. Quản lý cấp phát:

• Theo dõi lập kế hoạch đặt hàng đồng phục, phụ kiện, thiết bị phục vụ công tác cho tổ bay và văn phòng Khối khai thác bay (bao gồm nhưng không giới hạn: Thẻ Sim, Ipad case, Ipad, …)

• Quản lý kho, theo dõi xuất nhập tồn kho đồng phục, lập báo cáo theo quý/ năm

• Nhận và cấp phát đồng phục tổ bay

2. Hỗ trợ hồ sơ & thủ tục hành chính:

• Hỗ trợ tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ xin cấp visa, giấy phép lao động của Tổ bay người nước ngoài.

• Nhận hồ sơ và kết quả từ Cục Quản lý Xuất Nhập Cảnh.

• Gửi thông báo đến Tổ bay về thẻ bay, chứng chỉ y tế, bằng lái phi công và thực hiện việc bàn giao, lưu trữ hồ sơ theo quy định.

• Hỗ trợ Tổ bay hoàn thiện các thủ tục hành chính theo chính sách công ty.

3. Các công tác khác:

• Phối hợp và hỗ trợ hậu cần cho Học viên Tổ bay trong thời gian đào tạo hoặc tập huấn.

• Chuẩn bị đồng phục, tài liệu và trang thiết bị cần thiết cho học viên trước khi gia nhập đội ngũ Tổ bay chính thức.

• Hỗ trợ giải đáp các thắc mắc, và các hạng mục công việc hành chính tổ bay

• Thực hiện các công việc khác được giao bởi cấp quản lý

------------------------------------------------------------------------------

1. Tracking and planning:

• Tracking and planning uniform, accessories and equipment serving the flight crew and the Flight Operations Back Offices (including but not limited to: Sim card, Ipad case, Ipad, …)

• Inventory management, tracking inventory, preparing quarterly/annual reports

• Crew uniform allocation

2. Documentation & Administrative Support:

• Support in receiving and verifying visa and work permit application documents for expatriate crew members.

• Receive application documents and results from the Immigration Department.

• Send notifications to flight crew regarding flight cards, medical certificates, and pilot licenses; ensure proper handover and record keeping.

• Assist flight crew in completing administrative procedures in accordance with company policies.

3. Others:

• Coordinate and provide logistical support for trainee cabin crew during training or familiarization programs.

• Prepare uniforms, training materials, and necessary equipment for trainees before they officially join the flight crew team.

• Provide assistance and respond to crew inquiries related to administrative or logistical matters.

• Perform other duties as assigned by management.

1. Học vấn:

• Tốt nghiệp Đại học

2. Kinh nghiệm:

• Có kinh nghiệm trong Quản trị hành chính văn phòng

3. Ngoại ngữ:

• Thành thạo tiếng Anh nói và viết

• Chứng chỉ tiếng Anh: TOEIC 500+ hoặc tương đương (IELTS, TOEFL hoặc Cử nhân tiếng Anh)

4. Kỹ năng tin học văn phòng:

• Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (Words, Excel, Power Point, Email...)

5. Kỹ năng mềm:

• Kỹ năng giao tiếp tốt

• Kỹ năng làm việc theo nhóm

• Chủ động trong công việc, nhiệm vụ được phân công

------------------------------------------------------------------------------

1. Education:

• Graduate from University

2. Experience:

• Experience in office administration

3. English skills:

• Proficient in oral and written English

• English certificate: TOEIC 500+ or equivalent (IELTS, TOEFL or Bachelor in English)

4. Computer skills:

• Extensive knowledge of Microsoft Office (Words, Excel, Power Point, Email...)

5. Soft skills:

• Good communication skill

• Good team-work skill

• Be proactive in work and assigned tasks