Administrative Officer

Exchanging experience with other QC personnel to improve our service

• Being able to implement corrective action(s) on the deviation(s) found by the supervisor and/or PM on their daily performance.

• Handling of work according to the quality assurance guidelines and the instructions of the supervisors

• Project handling to ensure smooth operation concerning:

+ Quotation

+ Order creation and record input if advised

+ Project file creation, collection, handling, distribution and filing (hardcopy & softcopy)

+ Sample handling if applicable

• Communication with internal and external clients, suppliers and factories to reasonable schedule arrangement

• Summary report preparing for the client if applicable

• Inspection certificate preparation if applicable

• Inspector scheduling if applicable

• Support Section Manager in the fulfillment of his duty

• Maintenance and improvement of process flow-charts

• Preparation, evaluation and maintenance of work performance related reports of team members

-----

• Trao đổi kinh nghiệm với nhân sự QC khác để nâng cao chất lượng dịch vụ.

• Thực hiện các hành động khắc phục đối với những sai lệch được phát hiện bởi giám sát hoặc quản lý dự án trong quá trình làm việc hằng ngày.

• Xử lý công việc theo hướng dẫn đảm bảo chất lượng và chỉ đạo của cấp trên.

• Quản lý dự án để đảm bảo hoạt động trơn tru, bao gồm:

+ Báo giá

+ Tạo đơn hàng và nhập dữ liệu khi được yêu cầu

+ Tạo, thu thập, xử lý, phân phối và lưu trữ hồ sơ dự án (bản cứng & bản mềm)

+ Quản lý mẫu vật (nếu có)

• Liên lạc với khách hàng nội bộ, bên ngoài, nhà cung cấp và nhà máy để sắp xếp lịch trình hợp lý.

• Chuẩn bị báo cáo tổng hợp cho khách hàng (nếu có).

• Chuẩn bị chứng nhận kiểm định (nếu có).

• Lên lịch làm việc cho kiểm định viên (nếu có).

• Hỗ trợ Trưởng Bộ phận trong việc thực hiện nhiệm vụ.

• Duy trì và cải thiện quy trình làm việc.

• Chuẩn bị, đánh giá và duy trì báo cáo liên quan đến hiệu suất công việc của các thành viên trong nhóm.

1. EDUCATION AND BASIC REQUIREMENTS:

• College degree

• Good knowledge in computer applications

• Good knowledge written English and good knowledge in spoken English (Able to communicate in Chinese is an advantage)

Trình độ học vấn và yêu cầu cơ bản:

• Tốt nghiệp cao đẳng trở lên.

• Thành thạo tin học văn phòng.

• Kỹ năng viết tiếng Anh tốt và có khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh (biết tiếng Trung là một lợi thế).

2. POSITION TYPE

- Full time at head office address.

- Working time: From 08.00 till 12.00 and 13.30 till 17.30 from Monday to Friday. And morning from 08am till 12pm on Sat.

Hình thức làm việc:

- Làm việc toàn thời gian .

- Thời gian làm việc: 08:00 - 12:00 và 13:30 - 17:30 từ Thứ Hai đến Thứ Sáu. Thứ Bảy làm buổi sáng từ 08:00 - 12:00

3. WORKPLACE

- No. 90 Tran Dinh Xu, Co Giang Ward, District 1, Ho Chi Minh City

Địa điểm làm việc:

- Số 90 Trần Đình Xu, phường Cô Giang, quận 1, Hồ Chí Minh