Agent Transcon (Nhân Viên Nghiệp Vụ Vận Tải Đường Bộ, Vận Chuyển Hàng Quá Khổ và Máy Móc)

Mục đích công việc : Đảm bảo hàng hóa và thông tin hàng hóa được luân chuyển thuận lợi và đúng thời gian. Cung cấp dịch vụ khách hàng tốt nhất.

Job Purpose : Ensure the proper and timely movement of freight and information, while providing an exceptional customer service within the Transcon Department.

Nhiệm vụ cụ thể/ Key Responsibilities:

1. Đảm bảo thực hiện quy trình vận chuyển thuận lợi và kịp thời

Ensure smooth and timely freight process flow

2. Đảm bảo nhập dữ liệu chính xác và kịp thời vào hệ thống quản lý hàng hóa

Ensure accurate and timely data entry into our operating system.

3. Theo dõi và xử lý các đơn hàng theo yêu cầu.

Track and trace Transcon files as required.

4. Sử dụng quy trình công việc hàng ngày để quản lý lô hàng

Use workflows on daily basis to manage shipments

5. Đảm bảo gửi thông tin thanh toán chính xác và kịp thời đến cho khách hàng và thanh toán chính xác, kịp thời cho nhà cung cấp

Ensure accurate and timely client and vendors billing.

6. Đảm bảo thời gian giao hàng đúng theo yêu cầu.

Ensure proper delivery of freight as requested when applicable

7. Tương tác với khách hàng trong việc sắp xếp các lô hàng, đáp ứng các tiêu chuẩn dịch vụ của khách hàng

Interact with our customers in arranging their TRANSCON shipments, meeting customer service standards.

8. Góp phần duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp.

Contribute to maintain good relationships with suppliers

9. Luôn tuân thủ các quy định nội bộ cũng như các chính sách của nhà nước.

Meet compliance at all times to regulations internally and externally in accordance with government regulations.

10. Hiểu quy trình làm hàng của bộ phận, luôn tìm kiếm phương pháp cải thiện hiệu quả, và năng suất công việc

Understand department process flow, and looking for best practices to improve operational efficiency and productivity

11. Đảm bảo các quy trình làm hàng hóa cho khách hàng phải tuân thủ và cập nhật trên dữ liệu SOP

Ensure all customers standard operating procedures are followed and updated in the SOP.

12. Đáp ứng các tiêu chuẩn về KPI, theo quy trình của công ty

Meet KPI standards, as per the company’s procedures.

13. Thông tin, giao tiếp với các đối tác nước ngoài, kịp thời trả lời thư điện tử và các yêu cầu nội bộ cũng như từ phía khách hàng

Overseas communications, timely responses to emails and requests (internally and externally)

14. Báo cáo các vấn đề xảy ra với Quản lý

Escalation of problems to Management when necessary

1. Học vấn & Kinh nghiệm : Tốt nghiệp Đại học hoặc bằng cấp tương đương, có ít nhất 1 năm kinh nghiêm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa, ưu tiên trong mảng vận tải nội địa (hàng không, hàng biển, đường bộ), vận tải đường bộ quốc tế, và vận chuyển hàng máy móc và hàng quá khổ.

Minimum Education & Experience: University graduation or equivalent qualification; at least 1 year

experience in freight forwarding industry, preferable domestic transportation, cross-border trucking, transportation and inside delivery for over-sized cargo and machineries.

2. Kỹ năng giữa các cá nhân tốt, bao gồm các khả năng lắng nghe, thấu hiểu, khả năng giao tiếp rõ ràng, ngắn gọn để đạt được kết quả khả quan

Effective interpersonal skills, including proven abilities to listen, comprehend, effectively communicate clearly and concisely to obtain positive results.

3. Chủ động, có kỹ năng tổ chức tốt

Pro-active, strong organizational skills

4. Kỹ năng tin học văn phòng tốt (Excel, Word, Power Point…)

Good Microsoft Office skills (Excel, Word, Power Point, etc.,).

5. Thành thạo Tiếng Anh (4 ký năng: Nghe-Nói-Đọc-Viết)

Fluent in English skills (Listening, Speaking, Reading, Writing