Asa Operations Assistant (Part-Time / Cộng Tác Viên)

1. Mục tiêu công việc

Hỗ trợ Bộ phận ASA trong công tác tổ chức và vận hành các lớp học ngoại khóa, đảm bảo các hoạt động sau giờ học diễn ra an toàn, đúng kế hoạch và mang lại trải nghiệm tích cực cho học sinh.

2. Nhiệm vụ chính

A. Vận hành & điều phối lớp học

Kiểm tra, chuẩn bị phòng học, trang thiết bị trước và sau giờ học (âm thanh, nước uống, vật dụng thể thao, dụng cụ mỹ thuật,…)

Điều phối và đảm bảo giáo viên có mặt đúng giờ giảng dạy; trong các trường hợp phát sinh như kẹt xe, bận đột xuất hoặc đến muộn, kịp thời liên hệ, xử lý tình huống, ổn định lớp học và thông báo đến các bộ phận liên quan.

Hỗ trợ giảng viên điểm danh, quản lý chuyên cần và nắm bắt sĩ số học sinh thực tế.

Phối hợp với bảo vệ, tạp vụ và các bộ phận liên quan để đảm bảo không gian học tập sạch sẽ, an toàn và sẵn sàng.

Hướng dẫn, điều phối học sinh đến đúng lớp - đúng khung giờ - đúng môn học.

Theo dõi tiến trình các lớp, ghi nhận tình huống đặc biệt (học sinh mệt, học sinh về sớm, thay đổi lớp,…).

Điều phối và hỗ trợ quy trình đón-trả học sinh cuối buổi (đảm bảo học sinh ra về an toàn, đúng người đón, đúng thời gian).

B. Hỗ trợ học sinh & phụ huynh

Tiếp nhận và giải đáp các thắc mắc của phụ huynh liên quan đến lịch học, giáo viên, hoặc tình hình lớp học.

Ghi nhận yêu cầu báo vắng, xin nghỉ, đổi lớp; cập nhật thông tin cho giáo viên/điều phối chính.

Chủ động liên hệ phụ huynh khi học sinh vắng không phép hoặc gặp vấn đề trong buổi học.

Thể hiện tinh thần chăm sóc, thân thiện và chuyên nghiệp trong mọi tương tác.

C. Hỗ trợ giảng viên & phối hợp nội bộ

Là đầu mối hỗ trợ giảng viên trong suốt buổi học (chuẩn bị tài liệu, dụng cụ, điểm danh, gọi hỗ trợ kỹ thuật nếu cần).

Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác (Office, Academic, Facilities, Security, Medical…) để giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh.

Báo cáo định kỳ cho Bộ phận ASA về tình hình vận hành: số lượng học sinh, vắng học, tình huống bất thường, phản hồi từ phụ huynh hoặc học sinh.

D. Công việc hành chính – báo cáo khác

Hỗ trợ phát, thu, lưu trữ phiếu đăng ký, phiếu thu ASA và các loại hồ sơ học sinh.

Nhập dữ liệu vào hệ thống (danh sách học sinh, lớp học, điểm danh, lịch dạy, báo cáo cuối buổi).

Hỗ trợ tổng hợp báo cáo hoạt động hằng tuần, lập biên bản, kiểm tra số liệu theo yêu cầu.

Tham gia hỗ trợ các sự kiện, showcase hoặc buổi tổng kết của chương trình ASA.

3. Yêu cầu công việc

- Sinh viên năm 4 hoặc người đã có kinh nghiệm làm việc trong môi trường giáo dục, chăm sóc học sinh, hoặc vận hành sự kiện.

- Có kỹ năng tổ chức, quan sát, quản lý nhóm và xử lý tình huống linh hoạt.

- Tác phong nhanh nhẹn, giao tiếp tốt, chịu được áp lực trong khung giờ cao điểm (giờ tan học).

- Có tinh thần trách nhiệm, trung thực, cẩn thận, yêu thích làm việc với học sinh.

- Có thể làm việc liên tục ít nhất 3 tháng hoặc trọn học kỳ ASA.

- Ưu tiên: Ứng viên có kỹ năng sử dụng Google Sheets, Google Form, Excel cơ bản.

4. Quyền lợi

- Môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp trong hệ thống trường - quốc tế.

- Được đào tạo về quy trình vận hành ASA, kỹ năng điều phối và chăm sóc học sinh.

- Mức lương: thỏa thuận khi phỏng vấn.

- Cơ hội trở thành nhân sự chính thức của chương trình ASA hoặc các vị trí khác tại AGS.

- Thư xác nhận hoặc chứng nhận thực tập (nếu cần).