C&B and Admin Supervisor

Điều phối và hỗ trợ 2 Chuyên viên C&B và Admin Officer trong các nhiệm vụ như dưới đây/Supervise and assist a C&B Specialist and an Admin Officer in tasks such as the ones listed below

I. Phụ trách kiểm soát các vấn đề liên quan đến Quan hệ lao động, Tiền lương và Phúc lợi/Responsible for controlling issues related to Labor Relations, Compensation and Benefits.

1. Giám sát bảng lương, Bảo hiểm xã hội/Supervising payroll, social insurance

• Kiểm tra bảng công, lương, thuế, bảo hiểm hàng tháng/Check the monthly timesheets, payroll, taxes, and insurance.

• Kiểm tra, đối chiếu, kiểm soát các chính sách phúc lợi với các nội quy, quy chế.../Review, compare, and ensure compliance of the benefits policies with internal rules and regulations.

• Đối chiếu C12 BHXH hàng tháng, bảo đảm số tiền dư thiếu luôn bằng 0./Reconcile monthly Social Insurance C12, ensuring that any discrepancies are always zero.

2. Ngân sách/Budget

• Lập ngân sách nhân sự cho các dự án hiện hữu và dự án mới./Prepare the personnel budget for existing and new projects.

• Theo dõi và kiểm soát chi phí charge CĐT và chi phí thực tế./Monitor and control the charge costs to the client and actual costs.

• Theo dõi chi phí thực tế so với ngân sách được duyệt./Track actual costs against the approved budget.

• Báo cáo lãi lỗ từng dự án (khi được yêu cầu)./Report profit and loss for each project (when requested).

3. KPI

• Xây dựng và quản lý KPI của các phòng ban./Develop and manage KPIs for departments.

• Tập hợp và đánh giá KPI của các phòng ban./Collect and evaluate KPIs for departments.

• Tính toán số liệu KPI./Calculate KPI data.

• Tính toán thưởng cho nhân viên./Calculate employee bonuses.

4. Reporting

• Báo cáo Thuế tháng, quyết toán thuế năm./Monthly tax report, annual tax finalization.

• Báo cáo lao động./Labor report.

5. Trade Union

• Hỗ trợ công đoàn các công tác liên quan đến công đoàn như kiểm tra chéo với Chủ tịch công đoàn trong việc chi tiền thưởng, quà các ngày lễ trong năm./Support the trade union in tasks related to the union, such as cross-checking with the union president on the distribution of bonuses and gifts for holidays throughout the year.

6. Kiện toàn các quy trình quy chế, mẫu biểu, SOPs./Revise and enhance procedures, regulations, templates, and SOPs.

7. Xử lý các vấn đề quan hệ lao động. Xử lý kỷ luật./Handle labor relations issues. Handle disciplinary actions.

II. Phụ trách kiểm soát các vấn đề liên quan đến hành chính văn phòng, các sự kiện và truyền thông nội bộ/Responsible for controlling matters related to Office Admin, Internal Event and Communication

1. Quản lý công cụ, tài sản văn phòng/Office tool and asset management

• Thực hiện mua sắm, theo dõi, kiểm soát định mức, số lượng tổng thể quy định cho các dịch vụ như Văn phòng phẩm, Vệ sinh, vv... hàng tuần, tháng, quý và cập nhật vào hệ thống Phoebus hồ sơ thanh toán cho các dịch vụ sử dụng./Carry out purchasing, monitor, and control the overall quantity and standards for services such as office supplies, cleaning, etc., on a weekly, monthly, and quarterly basis, and update the payment records for used services in the Phoebus system.

• Thiết lập và kiểm soát quy chuẩn về các thiết bị văn phòng. Đảm bảo hiệu quả sử dụng, kéo dài tuổi thọ tài sản, và tạo môi trường làm việc an toàn, chuyên nghiệp./Establish and control standards for office equipment. Ensure efficient usage, extend asset lifespan, and create a safe and professional working environment.

• Đảm bảo tất cả các thủ tục mua sắm công cụ dụng cụ, thiết bị văn phòng,………. và thanh toán tuân thủ theo chính sách phúc lợi của công ty, các quy định tài chính và quy trình phê duyệt./Ensure all procurement procedures for tools, office equipment, etc., and payments comply with the company's welfare policies, financial regulations, and approval processes.

2. Tổ chức các sự kiện nội bộ/Organize internal events

• Tổ chức Thực hiện và kiểm tra thanh toán về việc mua hàng hóa cho các sự kiện đặc biệt của công ty như: Dã ngoại, Bánh Trung Thu, Tiệc cuối năm, quà Tết, vv…/Organize, implement, and verify payments for purchasing goods for special company events such as outings, Mid-Autumn Festival, year-end parties, Lunar New Year gifts, etc.

• Hỗ trợ Lên kế hoạch về chi phí, tổ chức các sự kiện, hội nghị, cuộc họp tại công ty như Họp quý, 6 tháng, tổng kết năm, tân niên,…/Assist in planning the budget, organizing events, conferences, and meetings within the company, such as quarterly, semi-annual, year-end, and New Year's meetings.

• Tổ chức các sự kiện trong năm như: Trang trí Trung Thu, Noel, Tết,../Organize annual events such as Mid-Autumn Festival decorations, Christmas, Lunar New Year, etc.

• Phối hợp với Nhân sự tập đoàn tổ chức Company trip, YEP, 8/3, 20/10,…/Coordinate with corporate HR to organize company trips, YEP, International Women's Day (March 8), Vietnamese Women's Day (October 20), etc.

• Làm việc với đối tác, cơ quan ban ngành, Tổ chức và thanh toán chi phí các khóa học PCCC, ATVSLĐ, Quản lý toàn nhà theo quy định./Collaborate with partners, government agencies, and organize and settle payments for training courses on fire safety, occupational health and safety, building management as per regulations.

• Hoàn thiện hồ sơ với Sở xây dựng về việc cấp giấy phép công ty đủ điều kiện hoạt động quản lý vận hành tòa nhà./Complete the documentation with the Department of Construction for obtaining the company’s permit to operate building management activities.

• Làm việc với nhà cung cấp, quản lý, theo dõi và cấp phát đồng phục cho toàn nhân viên công ty./Work with suppliers, manage, monitor, and distribute uniforms to all company employees.

3. Truyền thông nội bộ/Internal communication

• Soạn thảo, biên tập và quản lý nội dung cho các thông báo truyền thông nội bộ, email gởi đến toàn thể nhân viên./Draft, edit, and manage content for internal communication notices and emails sent to all employees.

• Làm việc chặt chẽ với Phòng Nhân sự và các bộ phận khác để đảm bảo thông tin liên lạc nội bộ thống nhất trong toàn tổ chức./Work closely with the Human Resources department and other teams to ensure consistent internal communication across the organization.

• Tốt nghiệp ĐH các chuyên ngành liên quan/Bachelor's degree in related major.

• >5 năm kinh nghiệm quản trị Nhân sự trong ngành F&B, Hospitality, Quản lí BĐS mạnh về C&B/>5-year experiencing in HR Management in F&B, Hospitality, Property Management, strong at C&B

• Có đầy đủ kiến thức về Luật Lao động, bảo hiểm và những quy định liên quan/Have knowledge of Labor Law, insurance and related regulations

• Kinh nghiệm làm việc tại các công ty có hơn 300 nhân sự/Working experience in companies with over 300-headcount.

• Yêu cầu nói và viết tiếng Anh lưu loát/Fluent spoken and written English

• Kỹ năng phân tích, giải quyết vấn đề, xử lý xung đột/Strong analytical, problem-solving, conflict handling skills