: Những câu hỏi phỏng vấn việc làm thường gặp & cách trả lời hay nhất bằng tiếng Anh và tiếng Việt

1. Khi nhập liệu hóa đơn vào phần hành AP trong phần mềm kế toán, nếu hóa đơn đầu vào bị sai thông tin thì bạn sẽ xử lý thế nào? (When entering invoices into the AP section in accounting software, if the input invoices are incorrect, how will you handle them?)
Trường hợp 1:Xử lý đối với trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn (BBDCHD) và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Ví dụ: Sai địa chỉ
=> Làm BBDCHD với lý do điều chỉnh là Điều chỉnh địa chỉ của bên mua
=> Lập 2 bản cho hai bên ký đóng dấu lưu trữ cùng hóa đơn gốc.

'Trường hợp 2: Xử lý đối với trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về mã số thuế (MST) người mua/nội dung hóa đơn thì các bên lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn (BBDCHD) và người bán xuất hóa đơn điều chỉnh.
Ví dụ: Không ghi MST trên hóa đơn trên hóa đơn
=> Làm BBDCHD với lý do điều chỉnh là bổ sung thông tin MST của bên mua sau khi hóa đơn VAT đã xuất
=> Lập 2 bản cho hai bên ký đóng dấu và lưu trữ cùng hóa đơn gốc.
=> Yêu cầu người bán xuất hóa đơn điều chỉnh
=> Nội dung trên hóa đơn điều chỉnh: Điều chỉnh bổ sung mã số thuế của hóa đơn

Trường hợp 3: Xử lý đối với trường hợp người bán đã xuất hóa đơn nhưng có điều chỉnh thay đổi số tiền trên hóa đơn thì người bán lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn (BBDCHD) và xuất hóa đơn điều chỉnh số tiền.
Ví dụ: Công ty mua vé máy bay sự kiện cho khách hàng từ công ty Thiên Long, công ty Thiên Long đã xuất hóa đơn khi nhận được tiền thanh toán, tuy nhiên thực tế khách hàng không đi sự kiện đầy đủ như vé máy bay đã mua => Thiên Long hoàn trả tiền lại cho công ty => yêu cầu Thiên Long xuất hóa đơn điều chỉnh giảm và lập biên bản điều chỉnh.
=> Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn thành 2 bản cho 2 bên ký đóng dấu và lưu trữ.
=> Kế toán bên mua kê khai số âm khi lập tờ khai thuế GTGT
2. Bạn xử lý thế nào khi nhà cung cấp/nhân viên các phòng ban than phiền bạn làm sai quy trình về thanh toán (How do you act when a supplier / department employee complains that you have made a mistake in your payment procedure)
Trường hợp 1: Thanh toán cho En-Japan về Career Change Consultant Placement Fee
+ Thanh toán lần đầu tiên: người làm phiếu thanh toán chỉ đính kèm file scan màu hóa đơn cho chi phí này trên hệ thống e-payment và không gửi bản cứng nhưng kế toán vẫn process thanh toán.
+ Thanh toán lần thứ 2: người làm phiếu thanh toán vẫn chỉ nộp hóa đơn bản scan, nhưng kế toán yêu cầu bản cứng mới tiến hành thanh toán thì người yêu cầu thanh toán thắc mắc quy trình có sự thay đổi.
=> Hướng xử lý: Giải thích cho người yêu cầu thanh toán hiểu về việc cung cấp bản cứng hóa đơn theo quy định thuế và để phục vụ cho thanh tra thuế sau này cũng như điều chỉnh lại quy trình còn thiếu cho đúng quy định thuế và kế toán.

'Trường hợp 2: Quy trình thanh toán từ 3-5 ngày, tuy nhiên, đối với các khoản thanh toán cho người thụ hưởng ở nước ngoài sẽ mất thêm từ 1-2 ngày do ngân hàng kiểm tra chứng từ có hợp lệ hay không để tiến hành thanh toán nên sẽ trễ thanh toán so với quy trình => người yêu cầu thanh toán phàn nàn về thời gian thanh toán không như quy trình đã quy định.
=> Hướng xử lý: Lưu ý và giải thích thêm với các phòng ban về quy trình khi thanh toán cho đối tượng ngoài nước. Ngoài ra, nhắc nhở các phòng ban trước khi làm đề nghị thanh toán hãy kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ lại với kế toán trước để tránh cận thời hạn thanh toán.
3. Bạn đã tham gia vào các dự án cải tiến phần mềm kế toán nào? Nêu những đóng góp của bạn trong các dự án này. (What accounting software improvement projects have you been involved in? Indicate your contributions to these projects.)
Ví dụ 1: dự án tạo lập trang web thanh toán online (E-Payment).
+Mô tả: thực hiện online các công việc: lập phiếu thanh toán=> lấy phê duyệt từ trưởng các ban=> kế toán xét duyệt chứng từ và chuyển dữ liệu hạch toán tự động sang phần mềm kế toán để ghi nhận.
+Lợi ích: giảm tải công việc giấy tờ cho các phòng ban, hiện đại hóa quy trình thanh toán, giúp việc thanh toán nhanh chóng và thuận tiện hơn, bước đầu cho việc lưu trữ chứng từ online.
+ Đóng góp: tham gia quá trình lập quy trình thanh toán online, làm việc với nhà cung cấp,lập và thống nhất các biểu mẫu thanh toán online, yêu cầu chỉnh sửa các chức năng web, kiểm tra bản thử nghiệm, viết tài liệu hướng dẫn người dùng, yêu cầu chỉnh sửa và nâng cấp các chức năng sau khi sử dụng.

Ví dụ 2: dự án chạy báo cáo BS hợp nhất cho các công ty, cải thiện tốc độ chạy báo cáo hợp nhất hằng tháng.
+Mô tả: lấy dữ liệu từ các công ty con để thực hiện báo cáo Bảng cân đối kế toán hợp nhất từ nguồn dữ liệu hợp nhất, chạy báo cáo hợp nhất nhanh chóng để lấy dữ liệu cho các báo cáo tài chính của công ty.
+Lợi ích: tiết kiệm thời gian, cung cấp số liệu kịp thời nhanh chóng cho các báo cáo công ty mẹ và các bộ phận liên quan.
+Đóng góp: Mô tả yêu cầu cho nhà cung cấp phần mềm, thực hiện thử nghiệm và phản hồi kết quả cho nhà cung cấp, phát hiện lỗi sai trong quá trình thử nghiệm, thảo luận và góp ý nâng cấp cho nhà cung cấp.
4. Nêu những tình huống khó khăn mà bạn đã gặp phải trong công việc kế toán thanh toán và cách xử lý tình huống của bạn như thế nào (Describe difficult situations you crossed in your job and how do you handled them.)
Ví dụ 1: Thanh toán trong thời gian cách ly do Covid 19.
+Tình huống: mọi thanh toán đều liên hệ online không có chứng từ gốc, hợp đồng không đầy đủ chữ ký con dấu. Kế toán không nắm giữ chứng từ gốc, dễ thất lạc chứng từ khi trở lại văn phòng làm việc, khó khăn trong việc tập hợp chứng từ từ các phòng ban và mất thời gian trong việc lưu trữ đúng các khoản thanh toán.
Giải quyết:
+ Trước khi thanh toán, yêu cầu các phòng ban đính kèm đầy đủ các email phê duyệt của trưởng phòng ban về các điều khoản hợp đồng, gửi file pdf đối với các hóa đơn giấy, đính kèm đầy đủ các chứng từ khác.
+ Sắp xếp theo thứ tự các bộ chứng từ đã thanh toán thuận tiện cho việc lưu trữ sau này, có danh sách theo dõi từng khoản thanh toán cần bổ sung các loại chứng từ nào, đồng thời nhanh chóng liên hệ các phòng ban để bổ sung chứng từ gốc ngay khi trở lại làm việc bình thường.

Ví dụ 2: Thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài.
+Tình huống: do quy định ngân hàng nhà nước về việc chuyển ngoại tệ ra nước ngoài cần bộ chứng từ gồm hóa đơn, hợp đồng/phiếu đặt hàng (nội dung thể hiện nơi cung cấp là nước ngoài).
+Khó khăn: các phòng ban thực hiện dịch vụ với nhà cung cấp nước ngoài nhưng không ký kết hợp đồng (chạy quảng cáo Facebook, Google...).
+Giải quyết:
- Nếu số tiền có thể thanh toán bằng thẻ credit card của công ty=> yêu cầu gửi email có sự phê duyệt sử dụng của trưởng bộ phận=> thanh toán bằng thẻ credit card.
- Nếu số tiền vượt khoản có thể thanh toán bằng thẻ credit card công ty
=> theo sự tư vấn từ ngân hàng lập phiếu đặt hàng ghi đầy đủ nội dung (thông tin công ty,loại đơn hàng, giá trị, hình thức thanh toán, thông tin nhà cung cấp...)
=> trưởng bộ phận ký xác nhận theo hạn mức ký và đóng dấu công ty.
5. Bạn sắp xếp công việc của mình như thế nào khi thời hạn đóng sổ đang đến gần và giải quyết các vấn đề đột xuất phát sinh? (How do you organize your task when the close book deadline is comming and solving unexpected issues?)
Sắp xếp công việc khóa sổ cuối tháng sớm hơn schedule, đồng thời nhờ sự hỗ trợ từ các bạn trong team để có thời gian tập trung giải quyết vấn đề

Các câu hỏi phỏng vấn tìm việc làm thường gặp khác

1. Giới thiệu sơ lược về bản thân bạn? (Could you briefly Introduce yourself?)
Hầu hết nhà tuyển dụng đều dùng câu hỏi này để bắt đầu câu chuyện với ứng viên. Mục đích câu hỏi này là để đánh giá phong thái và cách trình bày của ứng viên. Lúc này, tùy thuộc vào câu trả lời của ứng viên mà nhà tuyển dụng sẽ đánh giá đây có phải là một ứng viên phù hợp hay không và đưa ra các câu hỏi tiếp theo để đánh giá kỹ năng, tính cách và kinh nghiệm làm việc.

Tip: Để trả lời tốt câu hỏi này, bạn cần đưa ra khái quát những thông tin về cá nhân có liên quan, hữu ích cho vị trí mà mình ứng tuyển như: công việc hiện tại, trình độ học vấn, mục tiêu sự nghiệp,… Bạn nên cân nhắc giới thiệu bản thân theo trình tự thời gian quá khứ, hiện tại và tương lai cũng như gói gọn trong tối đa 2 phút. Chia sẻ ngắn về sở thích, tính cách cũng là một cách thu hút nhà tuyển dụng, tuy nhiên cũng không nên nói quá nhiều về những vấn đề này với nhà tuyển dụng.

Tham khảo câu trả lời phỏng vấn mẫu bằng Tiếng Việt:
"Trước khi giới thiệu về bản thân mình, em/tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới anh/chị khi đã tạo cơ hội cho em/tôi để được trao đổi về vị trí ứng tuyển của quý công ty. Em chào anh/ chị, tên em là Mai, họ tên đầy đủ của em là Trịnh Thị Tuyết Mai. Em là sinh viên mới ra trường của Trường đại học X, trong thời gian làm sinh viên em đã từng tham gia một số công việc bán thời gian nhưng không thật sự ấn tượng, vì các công việc em làm khá đơn giản, tuy vậy thông qua chúng em học được tính kiên nhẫn và tỉ mỉ. Thông qua các hoạt động này, em có kinh nghiệm hơn trong việc nắm bắt tâm lý người khác, có thêm những kỹ năng như quan sát, có khả năng chịu áp lực cao. Và em tin những điều này sẽ có ích đối với vị trí này. Qua tìm hiểu kỹ về vị trí công việc và môi trường làm việc bên mình cũng như những kinh nghiệm và sở trường em đang có, em thực sự mong muốn được có cơ hội được làm việc cùng anh chị tại công ty Y với vị trí nhân viên tư vấn khách hàng."

Tham khảo câu trả lời phỏng vấn mẫu bằng Tiếng Anh:
"Before I introduce myself, I would like to thank you very much for giving me / me the opportunity to talk about the position of your company. / sister, my name is Mai, my full name is Trinh Thi Tuyet Mai. I am a fresh graduate of University X, when I was a student, I used to have some part-time jobs but none is not really significant, because the work I did was quite simple. Nonetheless I learned to be patient and meticulous. Through these jobs, I have more experience in interpersonal skills, observation, and high pressure tolerance. I believe these will be useful for this position through understanding carefully about the job position and working environment For me, I really want to have the opportunity to work with you at company Y as a client consultant. "