Chánh Văn Phòng

• Quản lý hành chính – văn phòng:

- Quản lý và điều hành hoạt động của văn phòng, đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ.

- Kiểm soát việc tuân thủ các quy định pháp luật và nội quy của cơ quan, tổ chức.

- Quản lý và kiểm soát cơ sở vật chất bao gồm trang thiết bị tại văn phòng và nhà máy, trong công tác vệ sinh cũng như tại cảnh quan khuân viên của nhà máy.

- Lập kế hoạch và giám sát việc mua sắm, sử dụng văn phòng phẩm, tài sản cố định.

- Tổ chức lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu nội bộ và pháp lý của công ty.

• Quản lý bếp ăn – suất ăn công nghiệp:

- Quản lý nhà thầu hoặc tổ bếp nội bộ cung cấp suất ăn cho công nhân và khối văn phòng (~600 người/ngày).

- Đảm bảo chất lượng thực phẩm, vệ sinh an toàn thực phẩm, dinh dưỡng phù hợp với điều kiện lao động công nghiệp.

- Phối hợp với bộ phận y tế và các cơ quan chức năng để kiểm tra định kỳ.

- Tiếp nhận và xử lý phản hồi từ người lao động về chất lượng bữa ăn, phối hợp với bếp trưởng điều chỉnh thực đơn nếu cần.

- Kiểm tra quy trình lưu mẫu thức ăn, quản lý kho nguyên liệu.

• Quản lý công tác y tế:

- Phối hợp với bộ phận y tế để đảm bảo hoạt động chăm sóc sức khỏe ban đầu, sơ cấp cứu cho công nhân viên.

- Giám sát việc thực hiện các chương trình kiểm tra sức khỏe định kỳ, khám tuyển đầu vào, khám nghề nghiệp.

- Phối hợp với cơ quan y tế địa phương để xử lý các tình huống khẩn cấp (dịch bệnh, tai nạn lao động...).

- Kiểm tra việc tuân thủ các quy định vệ sinh công nghiệp và an toàn thực phẩm trong nhà máy và bếp ăn.

• Quản lý công tác an ninh:

- Phối hợp với đội bảo vệ để đảm bảo an ninh tài sản, an toàn con người, phòng chống mất cắp, phá hoại.

- Phối hợp giám sát hệ thống camera, an ninh vòng ngoài, chốt gác.

- Phối hợp xử lý các sự cố an ninh nội bộ, báo cáo kịp thời các tình huống khẩn cấp cho cấp trên.

• Hỗ trợ điều hành:

- Soạn thảo và ban hành các thông báo, công văn nội bộ theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

- Tham mưu cho lãnh đạo về các vấn đề hành chính, tổ chức và quản lý.

- Hỗ trợ lịch trình, công tác cho lãnh đạo cấp cao.

- Tổ chức các cuộc họp nội bộ, ghi biên bản và theo dõi việc thực hiện các kết luận họp.

• Truyền thông nội bộ và đối ngoại:

- Quản lý thông tin truyền thông nội bộ (email, bảng tin, intranet…).

- Là đầu mối làm việc với các cơ quan chính quyền địa phương, khách thăm nhà máy, đoàn kiểm tra.

- Tổ chức các sự kiện nội bộ: sinh nhật, teambuilding, lễ khánh thành, v.v.

• Quản lý nhân sự hành chính (nếu có):

- Quản lý đội ngũ nhân viên hành chính, bảo vệ, lễ tân, lái xe…

- Phối hợp với bộ phận Nhân sự trong công tác tuyển dụng, đào tạo, kỷ luật lao động hành chính.

- Phân công nhiệm vụ cho nhân viên, giám sát và kiểm tra tiến độ công việc.

• Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Hành chính, Quản trị Kinh doanh, Luật, hoặc các ngành liên quan.

• Có kinh nghiệm làm Chánh văn phòng/ Trưởng phòng Hành chính các đơn vị SXKD có quy mô trên 300 CBNV từ 3 năm trở lên;

• Hiểu về quản trị hành chính, văn phòng;

• Kỹ năng giao tiếp ứng xử; Kỹ năng giải quyết vấn đề; Kỹ năng lập kế hoạch; Kỹ năng tổ chức công việc;

• Kỹ năng soạn thảo văn bản, sử dụng máy tính, MS Office thành thạo;

• Chủ động, nhanh nhẹn, trung thực, sâu sát, chịu khó, chịu áp lực công việc tốt;

• Nhiệt tình, trách nhiệm, có tinh thần phục vụ, nhiều năng lượng, làm dịch vụ hành chính tốt.