Chuyên Viên Cung Ứng - Xuất Nhập Khẩu

Mục đích công việc: Quản lý việc dự trù hàng, đặt hàng, thực hiện các hoạt động mua hàng, xuất nhập khẩu hàng hóa.

Nhiệm vụ cụ thể:

1. Quản lý dự trù hàng bán:

- Làm việc với các bộ phận kinh doanh để tổng hợp dự trù cho 6 tháng tiếp theo của từng ngành hàng.

- Lên kế hoạch dự trù và đặt hàng với nhà cung cấp hàng tháng.

- Đảm bảo tính chính xác của dự trù theo các tiêu chí về tồn kho, hàng bán, hàng zero sales.

2. Quản lý đơn hàng với nhà cung cấp:

- Đảm bảo đơn đặt hàng đúng số lượng, đúng mã hàng, đúng giá, đúng xuất xứ. Đơn đặt hàng là kết quả thống nhất giữa bộ phận Cung ứng và Kinh doanh, dựa vào lịch sử hàng bán và biến động thị trường.

- Đảm bảo đơn đặt hàng được đặt theo tần suất hàng tháng cho từng nhóm hàng, và đặt đơn hàng phát sinh khi có biến động thị trường.

- Đảm bảo đơn đặt hàng được gửi phù hợp với thời gian sản xuất hàng của nhà sản xuất.

- Quản lý chi phí cho 1 đơn hàng:

+ Gửi thông tin liên quan đến lô hàng cho Trung tâm chi phí để chọn lựa đơn vị vận chuyển phù hợp.

+ Tính toán chi phí mua hàng của đơn hàng để đảm bảo trong định mức, xin duyệt trong trường hợp vượt định mức.

- Quản lý tỷ lệ hàng trả do không bán được phải bằng 0: Kiểm tra tình trạng của mã hàng trước khi lên đơn đặt hàng:

+ Loại mã hàng (mã mới/ mã thường bán/ mã bán chậm).

+ Hình thức bán (trong thầu/ ngoài thầu).

+ Tình trạng tồn kho.

+ Khả năng bán hàng (cao/ thấp/ trung bình).

3. Quản lý xuất nhập khẩu:

- Đảm bảo thời gian giao hàng theo đúng kế hoạch, đúng lịch sản xuất của Nhà cung cấp. Thực hiện việc mua hàng trong nước, mua hàng nước ngoài khi có phát sinh đơn hàng.

- Sử dụng chi phí theo định mức đã duyệt:

+ Gửi thông tin liên quan đến mua hàng cho trung tâm mua hàng để lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp.

+ Tính toán chi phí mua hàng của đơn hàng để đảm bảo trong định mức đã được duyệt.

- Đảm bảo việc mua hàng có chứng từ đúng và đầy đủ theo quy định của pháp luật.

- Giám sát và thực hiện các thủ tục Hải quan để thông quan hàng hóa theo quy định của pháp luật và quy trình của Công Ty:

+ Kiểm tra chứng từ hàng hóa đảm bảo đúng và đầy đủ. Thông báo NSX gửi Hồ sơ cứng về cho Công Ty.

+ Chuẩn bị bộ hồ sơ, làm thủ tục thông quan cho hàng hóa.

+ Theo dõi tình trạng lô hàng cho đến khi hoàn tất thủ tục thông quan.

- Giám sát và đưa hàng về Công Ty và bàn giao cho bộ phận kho.

- Bàn giao hồ sơ cho các bộ phận liên quan để theo dõi ngay sau khi giao hàng.

- Cập nhật thông tin về thuế quan và báo cáo cho Giám đốc.

- Lập lệnh nhận hàng cho các đơn hàng để tiến hành nhập kho.

- Cập nhật thông tin về thuế quan và báo cáo Giám đốc khi có phát sinh.

4. Quản lý việc mua hàng trong nước:

- Làm hợp đồng mua bán.

- Làm đề nghị thanh toán, tạm ứng cho việc mua hàng.

- Thu thập chứng từ mua hàng, hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, chứng từ chất lượng, xuất xứ hàng hóa (nếu có) các chứng từ khác theo yêu cầu cụ thể của hợp đồng.

- Theo dõi cập nhật giá trị mua hàng so với chỉ tiêu được duyệt mua hàng của từng Nhà cung cấp.

5. Báo cáo tuần/tháng về các hoạt động cung ứng.

6. Phụ trách nội dung báo cáo hàng tháng liên quan đến hàng hóa mua vào từ các nhà cung cấp.

7. Thực hiện các công việc khác do Quản lý trực tiếp phân công.

Trình độ học vấn :

Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế, hoặc các ngành liên quan.

Kinh nghiệm làm việc :

• Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm ở lĩnh vực Xuất Nhập Khẩu, ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực Y Tế

• Có kiến thức về qui trình, qui định của Xuất Nhập Khẩu

, thủ tục hồ sơ thông quan và các qui định liên quan đến thiết bị Y Tế và Vật Tư Tiêu Hao liên quan

• Có kinh nghiệm và kỹ năng về dự trù hàng hóa

• Thành thạo Word/Excel/Powerpoint

• Tiếng Anh thành thạo

Năng lực & Hành vi :

• Kỹ năng giao tiếp tốt, kỹ năng sắp xếp công việc, quản lý thời gian và kỹ năng quản lý chứng từ tốt.

• Tính cẩn thận, chi tiết, tính chất tuân thủ cao

• Ham học hỏi và có mục tiêu công việc rõ ràng

• Trung thực, thân thiện, trách nhiệm, chịu được áp lực cao trong công việc.

• Kỹ năng quản lý, phân tích, điều hành, phát triển phòng ban.

• Khả năng nhận định và đánh giá rủi ro, triển khai các giải pháp và đáp ứng với sự thay đổi