Chuyên Viên Điều Phối Dự Án

NHIỆM VỤ/MISSION:
- Chịu trách nhiệm về các quy trình Điều phối khách thuê tại các trung tâm thương mại của CRV, đảm bảo rằng tất cả các cửa hàng đều hoạt động đầy đủ trước ngày khai trương, đảm bảo tất cả trang thiết bị của các cửa hàng đều được xây dựng theo bản vẽ và tiêu chuẩn chất lượng đã được phê duyệt/ Responsible for Tenant Coordination processes of CRV's malls, to ensure that all shops are fully operational by the established opening date and that all fit-out of the shops is built as per the approved drawings and established quality standards.

HOẠT ĐỘNG/ACTIVITIES:
Chịu trách nhiệm bao gồm nhưng không giới hạn/ Responsibilities, including but not limited to:
1.Sử dụng phần mềm nội bộ cho việc điều phối/ Using internal system for coordination
- Sử dụng hệ thống “TC” và chịu trách nhiệm trong việc kiểm tra và cập nhật các hồ sơ và tài liệu liên quan đến dự án phụ trách/ Using
“TC" system and taking responsibility for checking & uploading the documents relating to the project in charge
- Phát triển công cụ theo dõi TC để quản lý & đảm bảo rằng tất cả khách thuê, bộ phận nội bộ & trung tâm thương mại đều tuân thủ đúng tiến độ Develop TC tracking tools to manage & make sure that all tenants, internal departments & malls are following the schedule.
- Hỗ trợ quản lý nhân sự bên ngoài để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ. Các hồ sơ, tài liệu liên quan đến dự án được tải lên hệ thống TC đầy đủ Assist in external personnel management to ensure complete the project as scheduled. The files and documents related to the project are fully uploaded to the TC's system.
2. Lập kế hoạch dự án/ Project planning
- Giao tiếp & hợp tác tốt với các bộ phận nội bộ để biết thời gian chi tiết của các sự kiện/ Well communicate & co-orporate with other internal departments like Leasing, Design, Project development, Operation, Marketing for detailed timeline of events & Internal delivery schedules.
- Phối hợp với khách thuê và nhà thầu để đảm bảo tất cả các tiêu chuẩn của trung tâm thương mại được tuân thủ nghiêm ngặt/ Co-
ordinate with tenants and contractors to ensure all of the mall standards & guidelines are being strictly followed.
- Thiết lập thời gian rà soát & giám sát chặt chẽ tiến độ dự án để đảm bảo hợp đồng xây dựng hoàn thành đúng hạn/ Set up timeline for
review & strict monitor the project schedule for ensuring the sufficient float in main construction contract to absorb delays.
3. Phân phối tất cả các hướng dẫn bán lẻ liên quan/ Distribute all associated retail delivery guides
- Hướng dẫn khách thuê về những điều sau/ Send introduction email to retailer and their design team with a brief explanation of the following:
• Thiết kế trung tâm thương mại/ Mall design guide
* Hạn chế/ Site contraints
• Vận hành / MEP/ Commissioning / MEP
• Biểu mẫu/ Submission forms
-Đảm bảo tất cả các quy trình đều rõ ràng và hợp đồng xây dựng được kết hợp với nghĩa vụ thuê/ Follow up to make sure that all
processes are understood by both parties & ensure construction contract is co-ordinated with lease obligations.
4. Quản lý các cuộc họp giao ban thiết kế/ Manage design briefings
- Bổ sung thêm dịch vụ (nếu có thể) khi xem xét, đánh giá các thiết kế để thiết lập các quy tắc cơ bản cho một thiết kế phù hợp, hiêu quả & truyền cảm hứng/ An additional service can be provided here when appropriate to do so. This will entail a review of the initial concept review with the retailer and their designer to establish the ground rules to an affective, inspirational and acceptable design.
- Quy trình nhu sau/ The process of which will be as follows:
Sắp xếp và chủ trì cuộc họp giao ban với nhà bán lẻ / Arrange & Chair meeting with the retailer and their design team
Hướng dẫn thiết kế và các hạn chế vận hành của trung tâm thương mại/Mall design guide, site constraints commissioning guide
• Phác thảo và giải thích các tiêu chí và nguyện vọng thiết kế/ Outline and explain the design criteria and aspirations
• Cung cấp cậu trả lời liên quan đến thiết kế cho khách thuê/ Provide answers to any queries the retailer may have their designer
• Đặt ra và đồng ý các khoảng thời gian cho quá trình phê duyệt/ Set out and agree timescales for the approval process
•
Lập biên bản cuộc họp giao ban và lưu hành/ Produce briefing meeting minutes and circulate
5. Quản lý phê duyệt ý tưởng | Manage concept approvals
-Tiếp nhận và đối chiếu thiết kế, ý tưởng của nhà bán lẻ./ Receive and collate the retailer's concept.
-Hỗ trợ khách thuê để đảm bảo thời gian/ Chase any outstanding information to support the retailer and ensure that timescales are
achieved.
-Thông báo cho bộ phận liên quan về mức độ đề xuất của khách thuê /Inform related department of the extent of the retailers proposal and agree the involvement of the wider retail delivery team, which may include a structural engineer.
-Đối chiếu ý kiến bộ phận điều phốikhách thuê trong khoảng thời gian đã thỏa thuận/ Collate retail delivery team comments within
agreed timescales.
-Đưa ra nhận xét cho khách thuê/ Issue comments back to retailer.
-Lặp lại cho đến khi các kế hoạch được chấp thuận / Repeat until plans are approved while being mindful of the agreed timescale. -Đưa ra các kế hoạch và nhận xét cho ban quản lý trung tâm thương mại sau khi đạt được trạng thái/ Issue plans and comments to
mall management once previous step status is achieved.
6. Quản lý phê duyệt thiết kế/ Manage design approvals
-Tiếp nhận và đối chiếu các đề xuất thiết kế chi tiết của khách thuê Receive and collate the retailer's detailed design proposals. -Đảm bảo nhận được đầy đủ thông tin cần thiết trong thời gian đã thỏa thuận/ Ensure all necessary information is received and chase
any outstanding information, while being mindful of the agreed timescale.
-Phân phối các đề xuất cho bộ phận điều phối khách thuê để lấy ý kiến/ Distribute proposals to the wider retail delivery team for
comment.
-Lặp lại cho đến khi kế hoạch được phê duyệt trong khoảng thời gian đã thỏa thuận/ Repeat until plan are approved, while being
mindful of the agreed timescale.
-Đưa ra kế hoạch và nhận xét cho ban quản lý trung tâm thương mại ở từng bước quy trình/ Issue plans and comments to mall
management once each step status is achieved.
7. Bàn giao/ Handover
-Đối với các nhà bán lẻ lần đầu tiên tham gia vào trung tâm thương mại, cần đảm bảo rằng các công tác bàn giao khu vực thuê theo Hợp đồng cho thuê/ For retailers that are entering the shopping mall for the first time, or moving units, Go Mall will ensure that the mall team can hand over the unit to the retailer in accordance with the agreement for lease through:
• Xem xét các thông số kỹ thuật nào đã được thỏa thuận với khách thuê/ Review of any specification that has been agreed with
the retailer
• Kiểm tra khu vực cho thuê/ Inspection of the unit to be carried out and issues highlighted and recorded, meter readings taken and agreed
• Các tài liệu liên quan được ban hành/ Relevant documentation issued
8. Hoàn thiện và hoàn công/ Completion and as built
- Đảm bảo việc xây dựng tuân thủ kỹ thuật và pháp lý, các tiêu chí thiết kế đã thỏa thuận. / During the fit-out stage we seek to ensure that the works are technically and legally compliant and adhere to agreed design criteria through liaison with the shopping mall teams. Upon instruction we will issue any required site notice and liaise with the mall to ensure a satisfactory change to their working practices of the contractor or design has been achieved.
Trong quá trình hoàn thiện, nếu có sự thay đổi, xem xét kế hoạch đã thỏa thuận để đảm bảo tuân thủ các tiêu và giảm thiểu nguy cơ trê hạn/ During the fit-out, if a change is made to the previously advised scheme we will review any submitted plans to ensure compliance with the mall criteria and work with all parties to minimise the risk of a delay.
- Theo dõi quá trình hoàn cọc thi công của khách thuê (nếu có)/ Fit-out deposit refund tracking (if any)
9. Phối hợp đồng ý giao dịch/ Co-ordinate the consent to trade
- Tư vấn cho khách thuê chứng nhận vận hành được yêu cầu/ Advise the retailer of the commissioning certification that is required.
- Tiếp nhận, đối chiếu và cung cấp tài liệu vận hành/ Receive, collate and issue to the centre the commissioning documentation.
- Tiếp nhận, đối chiếu và phát hành các bản vẽ, sổ tay vận hành và bảo trì (O&M)/ Receive, collate and issue to the centre the 'as-
built drawings, the health and safety file and the operation and maintenance (O&M) manual.