Chuyên Viên Hành Chính

Chức danh: Chuyên viên Hành chính

Bộ phận: Hành chính – Nhân sự / Hành chính Tổng hợp

Báo cáo cho: Trưởng phòng HCNS / Quản lý Hành chính

________________________________________

II. Mục tiêu công việc

Đảm bảo hoạt động hành chính – văn phòng của công ty vận hành thông suốt, đúng quy định, tiết kiệm chi phí, hỗ trợ hiệu quả cho các phòng ban và Ban lãnh đạo.

III. Nhiệm vụ & trách nhiệm chính:

1. Công tác hành chính – văn phòng

• Quản lý văn phòng phẩm, tài sản, trang thiết bị văn phòng (mua sắm, cấp phát, theo dõi, kiểm kê).

• Theo dõi, quản lý việc sử dụng điện, nước, internet, điện thoại, dịch vụ vệ sinh, bảo vệ, xe Công ty.

• Đề xuất mua sắm, sửa chữa, bảo trì tài sản văn phòng theo nhu cầu sử dụng thực tế.

2. Hỗ trợ tổ chức sự kiện – hậu cần

• Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, hội nghị, đào tạo nội bộ, tiếp khách.

• Phối hợp tổ chức sự kiện nội bộ: sinh nhật, lễ tổng kết, teambuilding, các hoạt động văn hóa doanh nghiệp.

• Thực hiện công tác lễ tân khi có khách đến làm việc tại công ty.

3. Quản lý chi phí hành chính

• Theo dõi, tổng hợp chi phí hành chính định kỳ (tháng/quý).

• Kiểm soát chi phí hành chính theo ngân sách được duyệt.

• Phối hợp với phòng Kế toán trong việc thanh toán các khoản chi hành chính.

4. Tuân thủ nội quy – quy định

• Theo dõi việc chấp hành nội quy, quy định sử dụng tài sản, công cụ dụng cụ, thiết bị làm việc.

• Phối hợp nhắc nhở, ghi nhận vi phạm và báo cáo cấp quản lý khi cần thiết.

• Tham gia xây dựng, cập nhật các quy định, quy trình hành chính.

5. Công việc khác

• Hỗ trợ các công việc hành chính phát sinh theo yêu cầu của quản lý.

• Phối hợp với các phòng ban để đảm bảo công việc chung được thông suốt.

*Yêu cầu công việc

• Trình độ: Cao đẳng/Đại học (ưu tiên ngành Hành chính, Quản trị, Nhân sự…).

• Kỹ năng:

- Tổ chức, sắp xếp công việc tốt

- Giao tiếp, phối hợp nội bộ

- Soạn thảo văn bản, sử dụng Word/Excel cơ bản

• Tính cách: Cẩn thận, trách nhiệm, chủ động, trung thực.

• Khung lương tham khảo cho vị trí: 14 tr - 16 tr VND/tháng.

* QUYỀN LỢI & PHÁT TRIỂN

- Lộ trình thăng tiến rõ ràng, cơ hội phát triển nghề nghiệp trong tập đoàn quốc tế

- Môi trường giáo dục – đào tạo năng động, chuyên nghiệp, sáng tạo

- Tham gia các chương trình đào tạo

- Bảo hiểm đầy đủ + chính sách phúc lợi – nghỉ mát – sinh nhật – team building hấp dẫn.

* Địa điểm làm việc: 100/25 đường số 49, Hiệp Bình Chánh, thành phố Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh

*Thời gian làm việc: Giờ hành chính (T2 – sáng T7)