Chuyên Viên Hành Chính (Mua Sắm - thanh toán)

I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Cung ứng, mua sắm thanh toán

• Thực hiện mua sắm tập trung hàng hóa cho toàn hệ thống: đồng phục, sách, tài khoản học online, thực phẩm bếp ăn, VPP, học phẩm, bảo hiểm, dịch vụ tổ chức tham quan, dã ngoại, quà tặng / phần thưởng học sinh/CBNV và quà tặng đối ngoại,…

• Tìm kiếm, chọn nhà cung cấp (NCC) ký hợp đồng nguyên tắc các dịch vụ vận hành thường xuyên cho các trường học trong hệ thống.

• Tối ưu chi phí: Thường xuyên rà soát giá và yêu cầu sản phẩm, dịch vụ để đàm phán điều chỉnh tối ưu chi phí.

• Tổ chức đánh giá chất lượng hàng hóa, dịch vụ và năng lực NCC định kỳ.

• Tổ chức và đi khảo sát thực tế các NCC thực phẩm trên toàn hệ thống khi chọn NCC mới và định kỳ thẩm định lại.

• Quản lý và kiểm soát mã hàng hóa dịch vụ trên SAP, Ariba (đóng, mở mới), cài giá cập nhật trên phần mềm để các cơ sở đặt hàng.

• Hỗ trợ cơ sở khắc phục các lỗi khi thao tác và phân quyền trên phần mềm mua sắm.

• Hỗ trợ tổ chức, mua sắm hậu cần cho các sự kiện trong năm của công ty.

2. Dịch vụ học sinh

• Tính và kiểm soát cost ăn từng cấp, xe buýt, đồng phục, giá sách,…khảo sát thị trường và đề xuất mức thu phí, giá bán cho năm học mới.

• Đồng phục học sinh: Phát triển mẫu đồng phục học sinh (ĐPHS) hàng năm, tổ chức bán hàng tập trung tại các trường và bán hàng trực tuyến trên web, quản lý kho hàng.

• Xe buýt: Kiểm soát chất lượng vận hành của cơ sở đảm bảo tuân thủ, an toàn, hiệu quả. Thường xuyên phối hợp với bộ phận IT hỗ trợ cơ sở, cải thiện, nâng cấp tính năng sử dụng, quản lý trên phần mềm, App Buýt. Điều chỉnh quy định vận hành phù hợp ở từng giai đoạn.

• Bếp căntin: Phân công và kiểm soát các trường luân phiên xây dựng thực đơn, test thực phẩm đầu vào. Kiểm soát chất lượng bếp ăn các trường thông qua báo cáo kết quả khảo sát bữa ăn của học sinh và CBNV hàng tháng theo quy định.

• Hàng tháng lên kế hoạch đi kiểm tra chất lượng vận hành thực tế tại cơ sở.

3. Các công việc hành chính văn phòng khác (nếu có)

• Tốt nghiệp ĐH chuyên ngành kinh tế: kế toán, tài chính ngân hàng..... tối thiểu 3 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương. Ưu tiên biết sử dụng SAP, có kinh nghiệm kế toán kho, thanh toán, mua sắm, có nghiệp vụ kế toán.

• Kinh nghiệm mua sắm rộng, khả năng tìm NCC và làm việc bằng tiếng Anh với NCC khi tìm nguồn hàng ở nước ngoài tốt

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm mua sắm ở các ngành nghề dịch vụ

• Kỹ năng giao tiếp, đàm phán tốt,

• Kỹ năng Tiếng Anh tốt

• Kỹ năng phân tích, tổng hợp, xử lý thông tin tốt

• Làm việc độc lập và chịu được áp lực trong công việc.

• Cẩn thận và tỉ mỉ

• Tư duy dịch vụ cao, tác phong chuyên nghiệp, tự tin

• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc, phân tích và giải quyết vấn đề tốt.