Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự - Nhà Máy Quảng Nam

Tóm tắt về vị trí: Cung cấp các dịch vụ hành chính văn phòng nhằm đảm bảo nhu cầu hoạt động hàng ngày của nhà máy được thực thi và tuân thủ theo đúng qui trình của Suntory PepsiCo Vietnam Beverage

Chi tiết công việc:

1. Thực thi hiệu quả công việc hành chính:

- Chịu trách nhiệm cung cấp hiệu quả các công việc liên quan đến hành chính văn phòng bao gồm: chỗ làm việc cho nhân viên, phòng họp, văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, thẻ nhân viên, name card, qui trình đóng dấu theo qui định.

- Tuân thủ nội quy, quy định liên quan đến VSATTP, an toàn lao động.

- Cung cấp kịp thời các chương trình phúc lợi cơ bản để đáp ứng yêu cầu cho công việc và tuân thủ với quy định của Suntory PepsiCo: áo mưa, phát đồng phục, mũ bảo hiểm, quản lý và bảo trì xe công ty, dịch vụ xe đưa đón nhân viên, sinh nhât cho nhân viên level 8+,…

- Xây dựng và Quản lý chi phí Hành chính văn phòng. Đảm bảo ngân sách hoạt động một cách hiệu quả.

- Chịu trách nhiệm lấy dấu vân tay chấm công, cơm, sữa và cửa từ (trước HR new model do TR thực làm)

- Cung cấp nước uống & nước ngọt hàng ngày cho nhân viên tại Canteen, phòng họp… theo chỉ thị mới từ Excom/LMs từ năm 2020

2. Quản lý dịch vụ thuê ngoài:

- Phối hợp với bộ phận mua hàng và bộ phận sản xuất cung cấp và quản lý các dịch vụ thuê ngoài bao gồm dịch vụ vệ sinh, dịch vụ cây cảnh, dịch vụ can teen theo qui trình SOP và thực hiện theo đúng thỏa thuận trên hợp đồng. .

- Quản lý hệ thống an ninh, bảo vệ trong nhà máy đảm bảo theo đúng qui định của Suntory PepsiCo.

- Đảm bảo nhân viên dịch vụ của nhà thầu tuân thủ nội qui an toàn lao động, qui tắc ứng xử và các qui định của nhà máy.

- Quản lý căn tin, ghi nhận và cải tiến bữa ăn cho nhân viên được phong phú đa dạng, lấy ý kiến của NV bằng cách khảo sát 2 lần/ năm và cùng PCU và NCC họp thực thi action.

- Phối hợp với Ban quản lý KCN/công an/ bảo vệ ANTC trong các vấn đề liên quan đến an ninh trật tự tại nhà máy.

- Làm việc trực tiếp với các nhà thầu để xử lý các trường hợp vi phạm nội qui trong nhà máy.

- Xây dựng và quản lý ngân sách, chi phí dịch vụ thuê ngoài theo đúng ngân sách được duyệt.

- Đề xuất các giải pháp nhằm đơn giản hóa quy trình, khối lượng công việc và có những hành động cần thiết để cải thiện chất lượng của các dịch vụ thuê ngoài.

- Cùng với GAM phát triển và thực hiện các chính sách để đảm bảo các nhà thầu tuân thủ đầy đủ quy định của công ty và nhất quán trên toàn quốc.

3. Hỗ trợ các hoạt động của nhà máy:

- Phối hợp với các bộ phận liên quan đảm bảo các hoạt động của bộ phận hành chánh thực thi theo đúng qui định của AIB, GMP, etc.

- Phối hợp với các bộ phận tổ chức các chương trình team building.

- Tổ chức tiệc cuối năm và các chương trình khác khi có yêu cầu.

- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng bộ phận.

- Giải quyết các sự cố phát sinh xin tại nhà máy liên quan đến trách nhiệm của GA

- Chịu trách nhiệm chính thực thi các dự án tại nhà máy thuộc trách nhiệm GA

- Chịu trách nhiệm báo cáo số lượng nhân viên khi có xảy ra sự cố trong nhà máy để kiểm soát.

- Báo cáo cho trưởng bộ phận khi có sự cố phát sinh.

- Kết hợp với EHS/LMs để cập nhật tình hình sức khỏe của nhân viên kịp thời (Cung cấp thông tin liên quan đến covid kịp thời cho cơ quan nhà nước, chịu trách nhiệm chính các công việc hậu cần trong việc tổ chức tiêm vaccine, test Covid, “chỉ thị 3 tại chỗ” tại nhà máy trong tình hình Covid.)

4. Các hoạt động khác:

- Tổ chức các hoạt động ngày 8/3, 20/10, Christmas, sự kiện đầu năm cho nhà máy hay các sự kiện liên hoan của nhà máy.

- Hỗ trợ core team TD/TA/TR trong các hoạt động chào đón hướng dẫn nhân viên mới,

- Thực thi phát quà tặng chương trình Healthy Leaving, Kudos, chuẩn bị họp EC hàng quý và các chương trình khác (nếu có)

- Thực thi về phần logistics training online/ offline refresh COC hàng năm.

- Hỗ trợ TA những trường hợp nhân viên IJP, chuẩn bị và contact giữa LM và ứng viên khi có Phỏng vấn và làm bài test

- Key contact tại nhà máy hỗ trợ cho chương trình của CA (Helping Hands, Mizuiku)

- Hỗ trợ LM triển khai & thực thi các dự án productivity: Hotel, Grab services.

- Quản lý và đặt sữa cho nhân viên

- Chịu trách nhiệm chính thực thi dịch vụ Fuji Xerox ( máy in và máy photocopy chuyển GA phụ trách từ năm 2018)

- Kết hợp với bộ phận EHS trong việc kiểm soát an toàn, PCCC, Cứu nạn cứu hộ, safety campaign, training, quản lý dịch vụ chất thải, quản lý hệ thống báo cháy.

- Quản lý thư viện: lưu trữ tất cả hồ sơ giấy tờ quan trọng của tất cả bộ phận.

5. Quản lý dịch vụ lễ tân & tài xế: Trực tiếp quản lý dịch vụ lễ tân & tài xế tại khu vực. Đảm bảo sử dụng dịch vụ hiệu quả.

- Ứng viên tốt nghiệp trình độ Đại học trở lên ở chuyên ngành bất kỳ

- Có ít nhất 2 - 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính nhân sự ở các công ty đa quốc gia, qui mô lớn

- Tính cách cẩn thận, yêu thích sự gọn gàng, chi tiết

- Có khả năng làm việc dưới áp lực cao

- Khả năng giao tiếp và giám sát công việc tốt

- Tuân thủ qui trình và chính sách công ty

- Có thể sử dụng được tiếng Anh trong giao tiếp và công việc

- Kỹ năng vi tính văn phòng