Chuyên Viên Hành Chính (Tiếng Trung)

1. Mục tiêu công việc

Đảm bảo công tác hậu cần – hành chính – lễ tân của công ty được vận hành thông suốt; hỗ trợ các lãnh đạo Trung Quốc trong công việc hàng ngày; duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp, nề nếp, đúng chuẩn doanh nghiệp Trung Quốc.

2. Nhiệm vụ chính

2.1. Công tác hành chính – tổng hợp

• Quản lý văn phòng phẩm, tài sản, trang thiết bị; lập kế hoạch mua sắm, theo dõi sử dụng.

• Soạn thảo, ban hành thông báo, quyết định hành chính song ngữ Trung – Việt.

• Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ hồ sơ, văn bản đi/đến; quản lý con dấu công ty theo quy định.

• Theo dõi hợp đồng thuê văn phòng, báo cáo định kỳ, hóa đơn điện – nước – internet – dịch vụ.

• Hỗ trợ tổ chức họp, hội nghị, sự kiện, công tác tiếp khách Trung Quốc – Việt Nam.

2.2. Công tác lễ tân – hậu cần

• Đón tiếp đối tác, đoàn chuyên gia, lãnh đạo Trung Quốc sang Việt Nam công tác.

• Sắp xếp xe đưa đón, đặt vé máy bay, đặt khách sạn, chuẩn bị phòng họp và bữa ăn.

• Phụ trách công tác y tế, an toàn lao động cơ bản, vệ sinh văn phòng.

• Theo dõi sử dụng canteen, đặt suất ăn trưa/chiều, phối hợp bếp trưởng.

2.3. Hỗ trợ nhân sự

• Hỗ trợ công tác chấm công, quản lý ngày phép, làm thêm giờ.

• Hỗ trợ ký kết hợp đồng lao động, chuẩn bị hồ sơ nhân viên, bảng lương cơ bản.

• Hỗ trợ truyền đạt thông tin của Ban Lãnh đạo Trung Quốc đến nhân viên Việt Nam.

3.1. Trình độ & chuyên môn

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành: Hành chính, Văn thư, Quản trị nhân lực, Ngôn ngữ Trung Quốc hoặc lĩnh vực liên quan.

• Thành thạo tiếng Trung 4 kỹ năng (nghe, nói, đọc, viết). HSK5 trở lên.

3.2. Kinh nghiệm

• Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc tại công ty Trung Quốc

• Có kinh nghiệm hành chính, văn thư, lễ tân hoặc nhân sự.

3.3. Kỹ năng

• Thành thạo Word – Excel – PowerPoint; biết soạn văn bản hành chính chuẩn.

• Giao tiếp tốt, tác phong nhanh nhẹn, linh hoạt.

• Kỹ năng tổ chức công việc, quản lý thời gian, xử lý tình huống.

• Có khả năng làm việc dưới áp lực, sẵn sàng hỗ trợ ngoài giờ khi có đoàn lãnh đạo Trung Quốc.

3.4. Phẩm chất

• Trung thực, cẩn thận, trách nhiệm cao.

• Tôn trọng kỷ luật, tuân thủ văn hóa doanh nghiệp Trung Quốc (ôn hòa – kỷ luật – hiệu quả).

• Có tinh thần hợp tác và hỗ trợ đồng nghiệp.