Chuyên Viên Hành Chính - Văn Thư

1. Công tác văn thư – lưu trữ

Tiếp nhận, đăng ký, phân loại, chuyển giao và lưu trữ công văn, hồ sơ, tài liệu đến – đi.

Quản lý, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ hành chính, hợp đồng, quyết định, công văn theo đúng quy định.

Soạn thảo, trình ký, ban hành các văn bản hành chính theo yêu cầu.

Quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự, tài sản, con dấu, giấy phép, hợp đồng, hồ sơ pháp lý.

Hướng dẫn các bộ phận lập, quản lý và bàn giao hồ sơ lưu trữ định kỳ.

2. Công tác hành chính

Quản lý tài sản, trang thiết bị, văn phòng phẩm; đề xuất mua sắm, cấp phát, thanh lý.

Quản lý và tổ chức công tác lễ tân, hậu cần, tiệc nội bộ, họp hành, hội nghị, sự kiện công ty.

Giám sát tình hình vệ sinh, an ninh, trật tự, môi trường làm việc.

Quản lý hợp đồng thuê văn phòng, bảo hiểm tài sản, dịch vụ tiện ích (điện, nước, internet...).

Theo dõi chi phí hành chính, lập đề nghị thanh toán, đối chiếu công nợ nhà cung cấp.

3. Công tác hỗ trợ nhân sự và truyền thông nội bộ

Hỗ trợ triển khai các hoạt động văn hóa doanh nghiệp, sinh nhật, sự kiện nội bộ.

Hỗ trợ công tác chấm công, quản lý nghỉ phép, báo cáo nhân sự hàng tháng.

Phối hợp các bộ phận để thực hiện các hoạt động truyền thông, thông báo nội bộ.

Trình độ và kinh nghiệm:

Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành: Hành chính, Văn thư lưu trữ, Quản trị văn phòng hoặc tương đương.

Có ít nhất 1–2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.

Ưu tiên ứng viên đã làm trong lĩnh vực du lịch, các công ty quản lý khách sạn, dịch vụ lưu trú hoặc các tập đoàn có quy mô nhân sự trên 100 CBNV

Kỹ năng và phẩm chất

Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Google Drive).

Kỹ năng tổ chức, sắp xếp, giao tiếp và phối hợp tốt.

Cẩn thận, trung thực, bảo mật thông tin.

Tinh thần trách nhiệm cao, thái độ làm việc tích cực, chuyên nghiệp.