Chuyên Viên Kế Toán Kiêm Hành Chính

Phạm vi trách nhiệm

- Chịu trách nhiệm toàn diện về công tác kế toán nội bộ, phục vụ báo cáo quản trị.

- Phối hợp với các phòng ban đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu tài chính phục vụ phòng ban để cung cấp dịch vụ hành chính – kế toán nhanh chóng, đúng quy định và thân thiện.

Chỉ tiêu công việc chính

Công việc kế toán:

- Thực hiện thu – chi nội bộ, lập và lưu trữ chứng từ kế toán.

- Theo dõi công nợ nhà cung cấp, học phí sinh viên, đề nghị thanh toán.

- Hỗ trợ lập báo cáo tài chính định kỳ theo yêu cầu của quản lý.

- Làm việc với ngân hàng, thuế, bảo hiểm khi được giao.

- Quản lý phần mềm kế toán, sử dụng hiệu quả các hệ thống Odoo, 1Office hoặc tương đương.

Công việc hành chính:

- Theo dõi chấm công, nghỉ phép, hỗ trợ quản lý hồ sơ nhân sự.

- Hỗ trợ hậu cần cho sự kiện, đào tạo, phỏng vấn.

Quyền hạn

- Được đề xuất điều chỉnh quy trình hành chính – kế toán để tăng hiệu quả công việc.

- Được tiếp cận thông tin kế toán nội bộ cần thiết cho công việc.

- Được quyền yêu cầu hỗ trợ từ các phòng ban liên quan trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.

- Được tham gia các khóa đào tạo nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu công việc (nếu có).

Nhiệm vụ chính

1/ Công việc chính

Kế toán nội bộ:

- Ghi nhận và theo dõi các khoản thu – chi hàng ngày.

- Kiểm tra, tổng hợp, lưu trữ chứng từ kế toán đầy đủ và đúng quy định.

- Hạch toán chi phí, phân loại và nhập liệu vào phần mềm kế toán (Pentamic hoặc tương đương).

- Theo dõi công nợ: đối chiếu, nhắc thanh toán, tổng hợp báo cáo.

- Hỗ trợ lập báo cáo thu – chi, báo cáo tài chính nội bộ theo tháng/quý/năm.

- Làm việc với ngân hàng, cơ quan bảo hiểm, thuế khi được giao.

Chấm công:

- Theo dõi giờ làm việc, nghỉ phép, nghỉ lễ, ngày công của nhân sự.

- Tổng hợp bảng chấm công hàng tháng, hỗ trợ tính lương nội bộ (nếu cần).

- Lưu trữ hồ sơ nhân sự: lý lịch, hợp đồng, quyết định, tài liệu liên quan.

- Hỗ trợ quy trình onboarding nhân sự mới (cơ bản).

Tổng hợp bảng chấm công hàng tháng, tính lương nội bộ cơ bản (dựa trên công – phép – phạt).

2/ Công việc khác (Theo phân công của Giám đốc)

- Tính lương nhân viên theo bảng chấm công định kỳ hoặc theo yêu cầu từ quản lý.

- Kiểm tra, rà soát thông tin lương trước khi chuyển cho bộ phận tổng hợp hoặc chi trả.

- Hỗ trợ kiểm kê tài sản định kỳ hoặc đột xuất.

- Hỗ trợ các phòng ban trong hoạt động hành chính, kế toán phát sinh không thường xuyên.

- Hỗ trợ dịch thuật văn bản hành chính đơn giản (nếu có khả năng tiếng Anh).

- Tham gia vào các chương trình nội bộ (tập huấn, đào tạo, hỗ trợ sự kiện…).

- Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của quản lý trực tiếp và Giám đốc Vận hành và Kinh doanh.

Yêu cầu về kiến thức liên quan

1. Kế toán – Tài chính cơ bản

- Nắm được nguyên lý kế toán, quy trình hạch toán các nghiệp vụ kế toán nội bộ.

- Có hiểu biết về các loại chứng từ kế toán, hóa đơn GTGT, quy trình thu – chi.

- Có kinh nghiệm lập và đọc hiểu báo cáo thu chi, cân đối tài chính nội bộ

- Có kiến thức về quy định thuế GTGT, TNCN, bảo hiểm xã hội (nếu có hỗ trợ kê khai).

- Có kinh nghiệm tổng hợp công – phép – phụ cấp để tính lương hàng tháng.

- Có kiến thức về cấu trúc bảng lương, khoản khấu trừ theo quy định (bảo hiểm, thuế TNCN).

2. Pháp lý lao động và nhân sự cơ bản

- Có kiến thức cơ bản về luật Lao động: thời gian làm việc, nghỉ phép, hợp đồng lao động.

- Có kinh nghiệm theo dõi ngày công, nghỉ phép, làm báo cáo chấm công đúng quy định.

3. Sử dụng công cụ, phần mềm

- Thành thạo tin học văn phòng: Word, Excel, Google Sheet, Gmail.

- Ưu tiên ứng viên biết sử dụng hoặc từng làm việc với phần mềm như Odoo, 1Office, Misa, Fast hoặc phần mềm kế toán khác.

- Biết tra cứu, tìm hiểu thông tin văn bản pháp luật cơ bản qua nguồn chính thống (thuvienphapluat, chính phủ…).

Yêu cầu về kỹ năng quản lý:

1. Kỹ năng quản lý thời gian và công việc

- Lập kế hoạch công việc theo ngày – tuần – tháng, bám sát tiến độ, không để tồn đọng việc.

- Sử dụng checklist, công cụ quản trị công việc như Google Calendar, 1Office…

2. Kỹ năng phối hợp và giám sát nội bộ

- Phối hợp tốt với các bộ phận (tuyển sinh, học vụ, đào tạo, đối ngoại…) để hỗ trợ công tác hành chính – kế toán.

- Biết giám sát quy trình sử dụng tài sản, thiết bị, vật tư hành chính trong văn phòng.

3. Tư duy cải tiến quy trình

- Có khả năng nhận diện vấn đề trong quy trình làm việc hiện tại, đưa ra đề xuất cải tiến phù hợp (về biểu mẫu, công cụ, cách tổ chức công việc...).

- Chủ động đề xuất giải pháp để tăng hiệu quả quản trị hành chính và chi phí văn phòng.

*** Quyền lợi

- Lương cạnh tranh theo năng lực và kinh nghiệm, hiệu quả công việc.

- Làm việc trong môi trường giáo dục quốc tế chuyên nghiệp, thân thiện.

- Hưởng đầy đủ các chế độ BHXH, BHYT, BHTN, nghỉ phép, nghỉ lễ theo luật định.

- Cơ hội phát triển kỹ năng kế toán – hành chính – nhân sự trong tổ chức giáo dục quốc tế.