Chuyên Viên Mua Hàng

I. Tiếp nhận & đánh giá yêu cầu mua hàng:

- Tiếp nhận Purchase Request (PR) từ các phòng ban (IT, Marketing, Hành chính, Kinh doanh…).

- Rà soát và phân tích tính hợp lý của yêu cầu về chủng loại, số lượng, định mức, thời gian và ngân sách.

- Đánh giá mức độ cần thiết, mục tiêu sử dụng và tính khả thi của yêu cầu.

- Phối hợp với phòng yêu cầu để làm rõ, điều chỉnh hoặc đề xuất giải pháp thay thế phù hợp hơn (ví dụ: thay đổi gói dịch vụ, sản phẩm tương đương, hoặc phương án tiết kiệm ngân sách).

II. Tìm kiếm & lựa chọn nhà cung cấp:

- Tìm kiếm, cập nhật danh sách vendor/supplier tiềm năng; đánh giá năng lực, uy tín và mức giá thị trường.

- Gửi yêu cầu báo giá, so sánh và thương lượng điều khoản nhằm tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng và tiến độ.

- Đề xuất phương án mua hàng, lựa chọn vendor và trình phê duyệt theo quy trình nội bộ.

III. Theo dõi & hoàn tất đơn hàng

- Lập Purchase Order (PO), theo dõi tiến độ giao hàng và phối hợp nghiệm thu.

- Làm việc với các bên liên quan để xử lý phát sinh: chậm tiến độ, sai quy cách, thay đổi yêu cầu...

- Đảm bảo đầy đủ chứng từ, hợp đồng, hóa đơn và phối hợp kế toán trong thanh toán.

IV. Báo cáo & cải tiến

- Theo dõi và đánh giá hiệu quả sau mua, tổng hợp báo cáo chi phí, tần suất mua, hiệu quả thương lượng.

- Đề xuất cải tiến quy trình mua hàng, tối ưu danh mục vendor, tăng hiệu quả ngân sách.

- Lưu trữ, cập nhật dữ liệu nhà cung cấp và lịch sử đơn hàng phục vụ cho các kế hoạch mua tiếp theo.

- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành: Kinh tế, Quản trị Kinh doanh, Thương mại, Truyền thông, CNTT hoặc tương đương.

- Từ 3–5 năm kinh nghiệm trong mua hàng nội bộ, booking media, procurement dịch vụ hoặc quản lý vendor.

- Hiểu quy trình PR–PO–Hợp đồng–Thanh toán và các nguyên tắc cơ bản về quản lý chi phí.

- Tư duy phân tích & phản biện tốt: có khả năng đánh giá tính hợp lý của yêu cầu mua hàng, đưa ra gợi ý tối ưu và tư vấn ngược cho phòng ban yêu cầu.

- Kỹ năng tìm kiếm, so sánh, thương lượng và làm việc với vendor.

- Kỹ năng tổ chức, quản lý tiến độ và phối hợp đa phòng ban.

- Thành thạo tin học văn phòng; có kinh nghiệm dùng phần mềm quản lý mua hàng là lợi thế.