Chuyên Viên Quản Lý Đơn Hàng - Linh Kiện Điện Tử

1. Quản lý hợp đồng

• Tiếp nhận thông tin hợp đồng từ Sales

• Rà soát chi tiết điều khoản thương mại, tiến độ giao hàng, danh mục hàng hóa theo quy định nội bộ & đặc thù của khách hàng.

• Cảnh báo rủi ro liên quan đến điều khoản giao hàng, chứng từ, tiến độ hoặc yêu cầu bất thường.

• Trình ký, đóng dấu và lưu trữ hồ sơ đúng quy định.

• Cập nhật hợp đồng lên hệ thống nội bộ (ERP/SAP) để tạo SO/DO theo quy trình.

2. Quản lý tiến độ đơn hàng

• Theo dõi sát tiến độ hàng về từ Procurement & nhà cung cấp.

• Rà soát tồn kho, lịch về hàng, tình trạng PO/SO để đảm bảo đáp ứng đúng cam kết với khách hàng.

• Chủ động cảnh báo Sales & Procurement khi có nguy cơ chậm hàng, lệch tiến độ hoặc phát sinh ngoài kế hoạch.

• Theo dõi và đốc thúc xử lý các mã hàng vướng mắc cho đến khi đơn hàng đóng hoàn toàn.

3. Điều phối giao hàng & vận hành chứng từ

• Tạo Delivery Order, phối hợp Warehouse để sắp xếp giao hàng đúng thời gian – địa điểm – yêu cầu nghiệp vụ của khách hàng.

• Chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ giao hàng: Packing list, CO, CQ, hóa đơn, biên bản bàn giao,… đảm bảo đúng thủ tục chuẩn hóa của khách hàng.

• Theo dõi nghiệm thu, đối chiếu biên bản giao nhận & hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ thanh toán.

4. Hỗ trợ công nợ & kiểm soát rủi ro

• Phối hợp Kế toán & Sales nhắc nợ, theo dõi hạn mức tín dụng, công nợ đến hạn và công nợ xấu.

• Thực hiện cảnh báo rủi ro tài chính, đề xuất biện pháp hạn chế/ tạm ngừng giao hàng khi cần.

5. Chăm sóc khách hàng & xử lý khiếu nại

• Tiếp nhận khiếu nại liên quan đến tiến độ, chất lượng hàng hóa, hồ sơ hoặc thái độ dịch vụ.

• Điều phối nội bộ xử lý nhanh chóng, cập nhật tiến độ cho khách hàng theo SLA.

• Gửi khảo sát mức độ hài lòng và đề xuất cải thiện chất lượng dịch vụ.

• Tốt nghiệp đại học các ngành: Kinh tế, Quản trị, Chuỗi cung ứng, Thương mại, Điện – Điện tử,…

• Hiểu biết quy trình vận hành đơn hàng B2B.

• 3–5 năm kinh nghiệm Order Management/CS B2B/Sales Support/Logistics Coordinator.

• Đã từng làm tại công ty phân phối linh kiện/thiết bị điện – điện tử.

• Ưu tiên có kinh nghiệm làm việc hoặc xử lý hồ sơ cho các công ty Khối Nhà nước.

• Thành thạo ERP/SAP hoặc phần mềm quản lý đơn hàng tương đương.

• Kỹ năng kiểm soát quy trình & theo dõi tiến độ xuất sắc.

• Giao tiếp chuyên nghiệp & xử lý tình huống tốt.

• Kỹ năng phân tích dữ liệu đơn hàng, báo cáo tiến độ.

• Thành thạo MS Office, đặc biệt Excel.

• Khả năng làm việc độc lập & phối hợp đa phòng ban dưới áp lực cao.

• Cẩn thận, kỷ luật, trách nhiệm cao.

• Chủ động cảnh báo rủi ro, luôn đề xuất giải pháp.

• Tinh thần dịch vụ khách hàng tốt; tác phong chuyên nghiệp.

• Cam kết gắn bó lâu dài.