Chuyên Viên Thủ Tục Mua Hàng CNTT

1. Mục tiêu công việc

Thực hiện và kiểm soát các thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động mua sắm thiết bị, phần mềm và dịch vụ CNTT, đảm bảo tuân thủ quy trình nội bộ, pháp lý và hỗ trợ vận hành hiệu quả.

2. Nhiệm vụ chính

• Xử lý hồ sơ mua hàng CNTT:

o Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ thanh toán mua hàng CNTT

o Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ: Biên bản bàn giao, đơn đặt hàng, đề nghị thanh toán, xác nhận hóa đơn

• Phối hợp với các bộ phận liên quan:

o Nhận và kiểm tra các tài liệu nghiệm thu và thanh toán từ nhóm mua hàng CNTT.

o Phối hợp với tài chính, pháp chế, kế toán để hoàn thiện thủ tục nghiệm thu và thanh toán

• Quản lý và lưu trữ hồ sơ:

o Sắp xếp, lưu trữ và cập nhật hồ sơ mua sắm theo đúng quy định.

o Đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và bảo mật của tài liệu.

• Theo dõi tiến độ và báo cáo:

o Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ, hợp đồng và thanh toán.

o Báo cáo định kỳ cho cấp quản lý về tình trạng hồ sơ và các vấn đề phát sinh.

• Hỗ trợ kiểm tra, kiểm toán nội bộ:

o Chuẩn bị hồ sơ phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán định kỳ hoặc đột xuất.

• Các công việc khác theo phân công của ban lãnh đạo

3. Yêu cầu công việc

• Tốt nghiệp đại học chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Hành chính, CNTT hoặc các ngành liên quan.

• Có từ 1–3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực mua hàng, hành chính, kế toán công nợ hoặc thủ tục hợp đồng, ưu tiên trong lĩnh vực CNTT.

• Hiểu biết về quy trình mua sắm, hợp đồng, và các loại hình sản phẩm CNTT là lợi thế.

• Kỹ năng tổ chức, quản lý hồ sơ và làm việc chi tiết, cẩn thận.

• Kỹ năng giao tiếp và phối hợp tốt với các phòng ban.

• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, Outlook); ưu tiên biết sử dụng hệ thống ERP hoặc phần mềm quản lý mua hàng.

• Có khả năng đọc hiểu tài liệu tiếng Anh (hợp đồng, báo giá…).

4. Quyền lợi

• Mức lương cạnh tranh theo năng lực.

• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, cơ hội phát triển nghề nghiệp.

• Tham gia đầy đủ các chế độ BHXH, BHYT, BHTN.

• Được đào tạo nâng cao kỹ năng chuyên môn và nghiệp vụ.