Chuyên Viên Tổ Chức Sự Kiện

Phạm vi trách nhiệm:

• Lên kế hoạch, triển khai và quản lý các sự kiện nội bộ và đối ngoại của tổ chức (tuyển sinh, định hướng, hội thảo, truyền thông…).

• Phối hợp các phòng ban và đối tác để tổ chức sự kiện hiệu quả, đúng mục tiêu và ngân sách.

• Quản lý hậu cần, nhân sự, vật tư, truyền thông và đánh giá hiệu quả sau sự kiện.

• Góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín của tổ chức thông qua các hoạt động sự kiện.

Chỉ tiêu công việc chính:

• Số lượng sự kiện được tổ chức đúng tiến độ, chất lượng, ngân sách.

• Mức độ hài lòng của người tham dự và các phòng ban liên quan.

• Lượng khách tham dự đạt KPI, hiệu quả truyền thông/số liệu ghi nhận sau sự kiện.

• Tỷ lệ tái sử dụng ý tưởng/sáng kiến cho các hoạt động tiếp theo.

Quyền hạn:

• Chủ động xây dựng ý tưởng, nội dung và kế hoạch tổ chức sự kiện.

• Làm việc trực tiếp với nhà cung cấp, khách mời, đối tác truyền thông.

• Quản lý ngân sách sự kiện theo kế hoạch được phê duyệt.

• Sử dụng nguồn lực được cấp: thiết bị, không gian, phần mềm hỗ trợ.

Báo cáo cho

Báo cáo trực tiếp: Trưởng phòng Tuyển sinh hoặc Giám đốc điều hành

Nhiệm vụ chính:

1/ Công việc chính

• Lên kế hoạch và tổ chức sự kiện

• Xây dựng kế hoạch tổng thể: mục tiêu, đối tượng, nội dung, timeline, ngân sách.

• Lập checklist công việc, điều phối nhân sự và giám sát tiến độ.

• Đảm bảo triển khai đúng deadline và an toàn.

• Phối hợp và làm việc với đối tác

• Tìm kiếm, đánh giá và làm việc với nhà cung cấp dịch vụ (âm thanh, ánh sáng, in ấn, địa điểm, nhân sự…).

• Đàm phán chi phí và theo dõi hợp đồng.

• Quản lý truyền thông sự kiện

• Phối hợp với phòng marketing xây dựng nội dung, thiết kế, kịch bản truyền thông trước, trong và sau sự kiện.

• Ghi nhận hình ảnh, video, feedback, số liệu báo cáo.

• Tổ chức hậu sự kiện và đánh giá

• Tổng hợp dữ liệu, viết báo cáo đánh giá hiệu quả, đề xuất cải tiến.

• Lưu trữ hồ sơ sự kiện, checklist, thông tin nhà cung cấp.

2/ Công việc khác (Theo phân công):

• Viết kịch bản MC, timeline chương trình.

• Hỗ trợ thiết kế cơ bản (Canva, PowerPoint...).

• Quản lý fanpage, truyền thông các sự kiện nội bộ.

• Tham gia các hoạt động tổ chức workshop, talkshow, livestream.

• Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên.

* Tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học

* Dưới 2 năm Kinh Nghiệm

Yêu cầu về kiến thức liên quan

* Am hiểu quy trình tổ chức sự kiện, truyền thông sự kiện.

* Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tổ chức sự kiện trong lĩnh vực giáo dục.

* Biết sử dụng công cụ quản lý công việc (Google Calendar, Notion…).

* Có hiểu biết cơ bản về truyền thông, thiết kế và sản xuất nội dung.

Yêu cầu về kỹ năng quản lý:

1. Lập kế hoạch và điều phối công việc

Xây dựng kế hoạch chi tiết, kiểm soát tiến độ và ngân sách

2. Kỹ năng giao tiếp - đàm phán

Làm việc hiệu quả với nhà cung cấp, khách mời và nội bộ.

3. Kỹ năng xử lý sự cố

Phản ứng linh hoạt với tình huống phát sinh trước, trong và sau sự kiện.

4. Tư duy sáng tạo và cải tiến sự kiện

Luôn tìm kiếm ý tưởng mới, cách tổ chức tối ưu và phù hợp xu hướng.

Phúc lợi:

- Làm việc trong môi trường năng động, sáng tạo, có cơ hội phát triển ý tưởng riêng.

- Cơ hội tiếp xúc với các đối tác chuyên nghiệp, nhà cung cấp sự kiện.

- Được đào tạo kỹ năng tổ chức sự kiện chuyên sâu.

- Hưởng đầy đủ chế độ BHXH, BHYT, nghỉ phép, nghỉ lễ theo luật định.