Chuyên Viên Tổ Chức Sự Kiện

1. Mục tiêu công việc

Tham gia xây dựng, triển khai và giám sát các hoạt động sự kiện nội bộ và bên ngoài của Nhà trường, đảm bảo tổ chức chuyên nghiệp, sáng tạo, an toàn, đúng tiến độ, góp phần lan tỏa hình ảnh và giá trị thương hiệu Đại học Đại Nam.

2. Nhiệm vụ chính

2.1. Công tác chuẩn bị và lập kế hoạch

• Tiếp nhận kế hoạch, mục tiêu, chủ đề sự kiện từ Ban Lãnh đạo hoặc các đơn vị đề xuất.

• Xây dựng kịch bản, timeline chi tiết và kế hoạch vận hành cho từng sự kiện.

• Lập dự toán chi phí, chuẩn bị hồ sơ trình duyệt, phối hợp với các đơn vị liên quan để đảm bảo tính khả thi và đúng quy trình.

• Làm việc với nhà cung cấp dịch vụ (âm thanh, ánh sáng, sân khấu, backdrop, MC, đạo cụ, an ninh, hậu cần,...) để khảo sát, báo giá, ký hợp đồng và kiểm soát chất lượng.

2.2. Triển khai và điều phối sự kiện

• Trực tiếp tham gia điều phối lắp đặt, bố trí không gian, kiểm tra hệ thống kỹ thuật, trang trí, đảm bảo an toàn, thẩm mỹ và đúng kế hoạch.

• Điều phối nhân sự, MC, kỹ thuật, sinh viên tình nguyện và các bên liên quan trong suốt quá trình tổ chức.

• Xử lý tình huống phát sinh nhanh chóng, chuyên nghiệp, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

• Ghi nhận hình ảnh, video hậu trường để phục vụ công tác truyền thông và lưu trữ tư liệu.

2.3. Tổng kết và báo cáo

• Tổng hợp chi phí thực tế, đánh giá hiệu quả, rút kinh nghiệm cho từng sự kiện.

• Lưu trữ hồ sơ, hình ảnh, clip, hợp đồng, checklist, biên bản liên quan theo quy định.

• Đề xuất các giải pháp cải tiến, sáng kiến tổ chức nhằm nâng cao chất lượng sự kiện.

2.4. Công việc phối hợp khác

• Phối hợp cùng Ban Truyền thông trong công tác truyền thông trước – trong – sau sự kiện (poster, clip, bài đăng, livestream, v.v.).

• Tham gia hỗ trợ các chương trình lễ tân, đón tiếp khách, hoạt động của Hội đồng Trường, Ban Giám hiệu, hoặc đối tác.

• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý.

2.6 Các công việc khác

Thực hiện các nhiệm vụ theo phân công của Nhà trường.

3.1. Trình độ và kinh nghiệm

• Tốt nghiệp đại học trở lên, ưu tiên chuyên ngành Tổ chức sự kiện, Truyền thông, Quan hệ công chúng, Du lịch, Marketing hoặc các ngành liên quan.

• Có ít nhất 01 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hoặc hoạt động phong trào, sự kiện quy mô vừa và lớn.

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tại môi trường giáo dục, trường đại học, doanh nghiệp lớn hoặc có khả năng dẫn chương trình, biên tập kịch bản.

3.2. Kiến thức và kỹ năng

• Có kiến thức tổng quan về quy trình tổ chức sự kiện, âm thanh, ánh sáng, sân khấu, đạo cụ, an ninh, hậu cần.

• Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức, điều phối, làm việc nhóm, và xử lý tình huống tốt.

• Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và làm việc với đối tác, nhà cung cấp.

• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint), ưu tiên biết sử dụng phần mềm thiết kế cơ bản (Canva, Photoshop, Premiere, v.v.).

3.3. Phẩm chất cá nhân

• Nhiệt huyết, năng động, sáng tạo, chịu được áp lực công việc cao.

• Tác phong nhanh nhẹn, gọn gàng, có tinh thần trách nhiệm và chủ động.

• Nam giới, có sức khỏe tốt, sẵn sàng làm việc ngoài giờ, di chuyển và làm việc thực địa thường xuyên.

• Trung thực, cẩn trọng, có ý thức tuân thủ quy trình và văn hóa Đại học Đại Nam.