Chuyên Viên Vận Hành Sàn TMĐT

1. Mục tiêu vai trò (Role Purpose)

Giữ sức khỏe các gian hàng online của VISANTE ở trạng thái hoạt động ổn định, tối ưu chuyển đổi và ngân sách; đồng thời xây và vận hành pipeline nội dung do UGC/KOC/Livestream tạo ra nhằm kéo traffic, đơn hàng và nhận diện thương hiệu phù hợp định vị “mỹ phẩm khoa học từ dược liệu bản địa Việt”.

Trong 6 tháng đầu:

• Đảm bảo toàn bộ SKU hiện hữu được cập nhật đúng giá, tồn, mô tả chuẩn ≥98% trên Shopee & TikTok Shop.

• Thiết lập hệ thống theo dõi doanh thu/ngân sách ads/đơn hoàn thành hằng ngày (dashboard đơn giản trên Google Sheet).

• Booking tối thiểu 30 video UGC/tháng

• Hỗ trợ 2-4 buổi livestream/tuần.

• Giữ ACOS (ad cost / sales) trong biên mục tiêu đã duyệt; báo cáo cảnh báo khi vượt.

• Đối soát phí sàn, phí ads, phí UGC hằng tháng với Kế toán.

2. Phạm vi công việc chính (Key Responsibilities)

Tỷ lệ % thời gian là định hướng trung bình tháng; sẽ điều chỉnh theo mùa vụ chiến dịch.

A. Vận hành & Tăng trưởng Sàn TMĐT (Shopee / TikTok Shop, riêng Tiktok Shop hiện có Agency vận hành sàn) – 50%

1. Quản trị gian hàng: cập nhật SKU, mô tả combo, banner, hình, tồn kho, phân loại biến thể; đảm bảo chuẩn thương hiệu & tuân thủ quy định sàn.

2. Theo dõi đơn & giao hàng: rà tình trạng xử lý, huỷ, trả hàng; phối hợp 3PL / kho; đẩy xử lý <24h.

3. Chương trình khuyến mãi: đăng ký campaign sàn (flash sale, voucher toàn shop, freeship extra…); chuẩn bị hàng & nội dung.

4. Quảng cáo sàn: set & tối ưu Ads Shopee (đấu thầu từ khóa, khám phá, shop ads) và TikTok Shop Ads cơ bản; theo dõi CPC, CTR, chuyển đổi; điều chỉnh ngân sách.

5. Báo cáo sức khỏe shop: đánh giá điểm phạt, tỉ lệ phản hồi, rating khách; đưa cảnh báo hàng tuần.

B. Booking & Điều phối UGC/KOC/Livestream – 25%

1. Lập danh sách KOC/UGC theo phân khúc TA; xin báo giá; đàm phán format & quyền sử dụng nội dung.

2. Điều phối gửi mẫu / brief / deadline; theo dõi tiến độ quay – duyệt – đăng.

3. Thu thập link, view, mã giảm giá, doanh thu quy đổi; nhập vào file tracking.

4. Tuyển & quản lý Host Livestream (nội bộ hoặc thuê ngoài); chuẩn bị script, hàng, quà tặng; on-air support.

5. Tổng hợp chi phí & hiệu quả từng UGC/KOC/live session để tối ưu vòng sau.

C. Quản trị Website & Social Commerce Data – 10%

1. Update mô tả combo & landing campaign trên visante.vn (cơ bản; nội dung sâu phối hợp team Content).

2. Gắn tracking UTM cho link đẩy về sàn.

3. Tổng hợp data traffic website → chuyển đổi sàn khi có campaign.

D. Báo cáo, Đối soát, Quy trình – 10%

1. Báo cáo ngày: doanh thu, đơn, ngân sách ads, tình trạng tồn kho cảnh báo.

2. Báo cáo tuần: tổng hợp hiệu suất sàn, UGC, livestream; đề xuất hành động tuần tới (template sẵn).

3. Đối soát tháng: phí sàn, phí ads, booking UGC/KOC, chi phí livestream; phối hợp Kế toán.

4. Chuẩn hoá & cải tiến quy trình vận hành (nạp SKU mới, duyệt nội dung, gửi mẫu, thanh toán đối tác…).

E. Phát triển bản thân & Hỗ trợ nội bộ – 5%

• Tự học nền tảng Digital/Performance; cập nhật chính sách sàn.

• Hỗ trợ team khi có chiến dịch lớn (Flash Sale 9.9, 11.11… ).

Bắt buộc:

• Tốt nghiệp CĐ/ĐH (Thương mại điện tử, Digital Marketing).

• 1 năm kinh nghiệm vận hành Shopee hoặc TikTok Shop (đã từng set ads cơ bản, tạo CTKM, xử lý đơn, xuất báo cáo).

• Thành thạo Google Sheets / Excel (pivot, filter, vlookup cơ bản). Có thói quen nhập liệu chuẩn.

• Kỹ năng giao tiếp online & follow đối tác (KOC, shipper, kho, kế toán…).

• Làm việc ca tối linh hoạt 2–3 lần/tuần khi có livestream.

Ưu tiên:

• Đã từng quản lý ngân sách ads sàn ≥ 20 triệu/tháng.

• Có network KOC/UGC beauty / skincare / personal care.

• Biết đọc cơ bản báo cáo GA4, Meta Ads, TikTok Ads.

• Biết viết mô tả sản phẩm chuẩn SEO là lợi thế (không bắt buộc – vì SEO có thể outsource).

Tố chất phù hợp startup

• Chủ động & tỉ mỉ: luôn tự giác, để ý cả những chi tiết nhỏ (ví dụ giá sai 1 đồng cũng phát hiện).

• Chịu được áp lực, xử lý nhanh: đặc biệt khi có chiến dịch gấp vào phút chót.

• Trung thực & minh bạch: nhập gì báo đó, nếu sai thì sửa ngay, không che giấu.

• Tư duy hệ thống: biết gom việc thành checklist, sử dụng template để làm việc hiệu quả hơn.

• Thoải mái với văn hoá feedback thẳng thắn.