Chuyên Viên Xây Dựng Quy Trình Tự Động Hóa Doanh Nghiệp

1, Khảo sát – phân tích yêu cầu & tư duy giải pháp

- Khả năng chủ động - tư duy AI, sử dụng các công cụ AI hiệu quả hỗ trợ phân tích dữ liệu, tối ưu ý tưởng.

- Làm việc với các phòng ban nội bộ (giai đoạn 1) và khách hàng (giai đoạn thương mại): phỏng vấn, khảo sát, thu thập thông tin về quy trình hiện tại, dữ liệuác chỉ số KPI đầu vào – đầu ra.

- Phân tích, hệ thống hóa quy trình theo tư duy khách hàng: dễ hiểu, dễ dùng, đo lường được; xác định nhu cầu tự động hóa, chuẩn hóa thông tin liên quan.

- Đề xuất mô hình quy trình, phương án loại bỏ bước thừa, giản lược thao tác thủ công, tận dụng tối đa sức mạnh phần mềm.

2. Xây dựng & chuẩn hóa tài liệu quy trình (SOP/WI)

- Soạn thảo, cập nhật SOP, WI, hướng dẫn công việc, biểu mẫu, checklist, luồng phê duyệt, quy định nhập liệu… theo chuẩn công ty, chi tiết, dễ áp dụng.

- Tối ưu quy trình mới để tiện sử dụng, đảm bảo tính liên kết giữa các phòng ban.

- Đảm bảo tài liệu chuẩn, phân phiên bản, lưu trữ và quản lý đúng quy định để thuận tiện tra cứu và bảo trì.

3. Chuyển giao nội dung & phối hợp triển khai lên ERP

- Chuyển giao dung quy trình cho bộ phận IT,

- Tham gia làm việc cùng team IT trong quá trình thiết kế – cấu hình – test tính năng, đảm bảo phần mềm phản ánh đúng nghiệp vụ đã thống nhất.

- Xây dựng các kịch bản, kiểm tra.

4. Đào tạo hướng dẫn – triển khai cho người dùng

- Soạn tài liệu HDSD, video hướng dẫn, slide training cho từng nhóm đối tượng người dùng.

- Tổ chức đào tạo trực tiếp/online cho các phòng ban nội bộ; sau giai đoạn thương mại sẽ hướng dẫn cho khách hàng bên ngoài.

- Hỗ trợ người dùng trong giai đoạn chạy thử và vận hành chính thức: giải đáp thắc mắc, ghi nhận khó khăn, hướng dẫn thao tác chuẩn.

- Phối hợp với bộ phận Kinh doanh trong các buổi demo, tư vấn giải pháp quy trình cho khách hàng (khi sản phẩm đưa ra thị trường).

5. Vận hành – đo lường – cải tiến liên tục

- Kiểm tra, so khớp giữa quy trình trên ERP và quy trình đã thiết kế: nội dung, luồng đi, biểu mẫu, báo cáo, quyền truy cập.

- Theo dõi mức độ tuân thủ quy trình, hiệu quả xử lý (thời gian, sai sót, tần suất phát sinh lỗi) và các KPI đã đặt ra.

- Định kỳ phối hợp với IT, bộ phận liên quan về việc rà soát điểm nghẽn, đề xuất cải tiến, nâng cấp quy trình/tính năng phần mềm, tối ưu trải nghiệm người dùng.

- Cập nhật phiên bản quy trình khi có thay đổi.

6. Báo cáo – tư vấn chiến lược quy trình

- Báo cáo tình trạng triển khai, mức độ áp dụng, đề xuất cải tiến cho Ban Giám đốc.

- Tư vấn cho Ban Giám đốc về chiến lược xây dựng hệ thống quy trình và lộ trình tự động hóa toàn doanh nghiệp, hỗ trợ định hình sản phẩm ERP để thương mại hóa.

• Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm viết/ soạn thảo SOP và chuẩn hóa quy trình.

• Kỹ năng phỏng vấn và thu thập yêu cầu tốt.

• Kỹ năng viết tài liệu rõ ràng và dễ hiểu.

• Kinh nghiệm trong việc đào tạo nội bộ và hướng dẫn người dùng.

• Kiến thức về quy trình ISO và các tiêu chuẩn liên quan.

• Kỹ năng làm việc nhóm và phối hợp liên phòng ban.

• Khả năng tư duy AI, sáng tạo và giải quyết vấn đề.