Corporate Office Receptionist - HR Department

Functional Objective
Mục tiêu công việc

• The Corporate Office Receptionist is responsible for providing support in various HR & Administration operations and daily front desk operations.
Nhân viên lễ tân văn phòng chịu trách nhiệm hỗ trợ các hoạt động Hành chính Nhân sự khác nhau và hoạt động hàng ngày tại quầy lễ tân.
• In this role you will be asked to represent FLG Viet Nam through personal and professional presentation, holding HR and other related information in the strictest of confidence and acting as part of the HR team to deliver employee services.
Ở vị trí này, bạn sẽ đại diện cho FLG Việt Nam qua sự thể hiện bản thân và chuyên môn, nắm giữ thông tin nhân sự và thông tin liên quan khác với sự bảo mật tuyệt đối và hỗ trợ nhân viên như một phần của phòng Nhân sự.

Report to: Assistant Manager, Human Resources
Báo cáo cho: Trợ lý Quản Lý, Nhân sự

Key Responsibilities
Trách nhiệm chính

❖ 30% Daily Front desk operations
30% Hoạt động hàng ngày tại quầy lễ tân
• Greeting the general public, visitors, customers and other parties that arrive at our business in person
Tiếp đón khách hàng và các đối tác trực tiếp đến văn phòng
• Representing the FLG Viet Nam through personal and professional presentation
Đại diện cho Tập đoàn FLG Việt Nam qua cách thể hiện bản thân và chuyên môn


❖ 30% Human Resources Administrations
30% Hành chính nhân sự
• Manage staff uniform inventory, including: issue uniform to employee, order uniform & conduct monthly inventory report...
Quản lý kho đồng phục, bao gồm: cấp phát đồng phục cho nhân viên, đặt đồng phục, quản lý tồn kho và báo cáo tồn kho hàng tháng...
• Import staff basic information to HR Software
Nhập thông tin cơ bản của nhân viên vào phần mềm Nhân sự
• Coordinate recruitment and on-boarding process
Điều phối quy trình tuyển dụng và bắt đầu công việc cho nhân viên mới

❖ 25% Office Administrations
25% Hành chính văn phòng
• Order stationery, manage inventory and articles of daily necessity for Corp Office
Đặt mua, quản lý văn phòng phẩm và các nhu yếu phẩm khác, ... cho văn phòng
• Order business card for employees
Đặt hàng danh thiếp cho nhân viên
• Act as a Receptionist for FLG Viet Nam
Đóng vai trò Lễ tân của tập đoàn FLG Việt Nam
• Coordinate the repair and maintenance of office equipment; ensure office and meeting rooms are always clean 100% at company standard
Điều phối việc sửa chữa và bảo dưỡng thiết bị văn phòng; đảm bảo khu văn phòng và các phòng họp luôn sạch 100% theo tiêu chuẩn của công ty

❖ 5% Implementation of policies & procedures
5% Thực hiện quy định & quy trình
• Read and master the content and how to implement the policies & procedures
Đọc và hiểu rõ nội dung và cách thực hiện quy định & quy trình
• Give feedback to line manager on how to improve and adjust the policies & procedures if necessary
Đưa ý kiến phản hồi cho người quản lý trực tiếp để cải tiến và điều chỉnh quy định & quy trình nếu cần thiết
• Responsible for implementing the company policies & procedures correctly
Chịu trách nhiệm thực hiện đúng quy định & quy trình của công ty

❖ 10% Other tasks as per request of manager and company
10% Làm những công việc khác theo yêu cầu của người quản lý và công ty