Customer Service Specialist

Reporting to/Báo cáo cho: Customer Service Manager

Department/Phòng ban: Customer Service

Key duties/Công việc chính: Theo dõi Shipping plan và làm Shipping document - Packing list và cập nhật KH đóng cont.

Job Duties/ Trách nhiệm công việc cụ thể:

• Receiving customer order, informing to Supply chain department and following production, warehouse until the container shipped/ Nhận đơn đặt hàng của khách hàng, thông báo cho bộ phận Chuỗi cung ứng và theo dõi sản xuất, kho hàng cho đến khi xuất container.

• Working with Customer’s inspector on the quality before shipping/ Làm việc với nhân viên kiểm tra của KH về chất lượng trước khi xuất hàng.

• Making shipping documents: invoice, packing list and sending to customer./ Lập chứng từ vận chuyển:voice,packing list và gửi cho khách hàng.

• Follow payment schedule to make sure receive payment on time./ Theo dõi lịch thanh toán để đảm bảo nhận được khoản thanh toán đúng hạn.

• Resolving product or service problem by clarifying the customer’s complaint. Working with related department to determining root caused and asking them to provide the corrective action plan./ Giải quyết vấn đề về sản phẩm hoặc dịch vụ bằng cách làm rõ khiếu nại của khách hàng. Làm việc với các bộ phận liên quan để xác định nguyên nhân gốc rễ và yêu cầu họ cung cấp kế hoạch hành động khắc phục.

• Dealing and communicate with customer daily./ Giao dịch và giao tiếp với khách hàng hàng ngày.

• Receiving information, special requests from customer and inform to related department to make it happen in time./ Tiếp nhận các thông tin, yêu cầu đặc biệt của khách hàng và thông báo cho các bộ phận liên quan để thực hiện kịp thời

Skills & Competencies/ Yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, thái độ, kinh nghiệm:

• 2 – 3 years working experiance/ 2 – 3 năm kinh nghiệm làm việc

• Specialities : Economics and Trading/ Chuyên ngành : Kinh tế, Thương mại, Kế toán, Ngôn ngữ anh, … hoặc có kinh nghiệm liên quan.

• Language skills: English/ Trình độ ngoại ngữ: Tiếng Anh 4 kỹ năng

• Computer skills: Excel, Outlook, Word, Power point, Internet/ Kỹ năng vi tính: Excel, Outlook, Word, Power point, Internet

• Communicate with local and foreign customers/ Giao tiếp với khách hàng trong và ngoài nước

Other Qualifications/ Yêu cầu khác:

• Create improvements in field of operations/ Tạo ra những cải tiến trong lĩnh vực hoạt động

• Initiate new ideas of business, management type/ Khởi xướng những ý tưởng mới về loại hình kinh doanh, quản lý

• Understand clearly orders, instructions of working/ Hiểu rõ mệnh lệnh, hướng dẫn công việc

• Understand clearly working plans of group or dept/ Hiểu rõ kế hoạch làm việc của nhóm hoặc bộ phận

• Understand, update information of working/ Tìm hiểu, cập nhật thông tin công việc

• Solve the work quickly, accurately/ Giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác

• Solve the work carefully, in detailed/ Giải quyết công việc cẩn thận, chi tiết

• Solve the work in the time-limit/ Giải quyết công việc trong thời hạn

• Ability to persuade amount of fastidious customers/ Khả năng thuyết phục lượng khách hàng khó tính

Relationship/ Mối quan hệ công việc:

Internal/ Nội bộ phòng ban:

• Warehouse Dept, Supply chain Dept, Logistics Dept, Sample Room, QA Dept/ Phòng Kho, Phòng Chuỗi cung ứng, Phòng Hậu cần, Phòng Hàng mẫu, Phòng QA,

• Manufacturing Dept/ Phòng Sản xuất

External/ Bên ngoài phòng ban:

• Customers/ Khách hàng