Giám Đốc Phòng Quản Lý Vận Hành Dự Án

Mô tả công việc:

1. Quản lý và kiểm soát chất lượng quản lý vận hành (QLVH) tại các dự án theo đúng tiêu chuẩn quy định.

2. Quản lý và kiểm soát hoạt động QLVH tại các dự án Ban tự quản/Ban quản trị đúng theo các quy định pháp luật hiện hành.

3. Quản lý và kiểm soát việc triển khai công tác chăm sóc cư dân, xử lý các khiếu nại liên quan đến dịch vụ QLVH, và các vấn đề thuộc phạm vi trách nhiệm Chủ đầu tư.

4. Quản lý và kiểm soát công tác bàn giao sản phẩm.

5. Công tác đối ngoại, quản lý, khai thác tài sản của Chủ đầu tư, tăng traffic cho Dự án.

6. Các công việc khác theo phân công của cấp trên.

7. Xây dựng và duy trì sự tuân thủ công tác quản trị, vận hành hệ thống.

Mô tả chi tiết:

1. Quản lý và kiểm soát chất lượng quản lý vận hành (QLVH) tại các dự án theo đúng tiêu chuẩn quy định.

1.1. Xây dựng Tiêu chuẩn QLVH phù hợp với các loại dự án. Xây dựng Nội quy/ Quy chế QLVH tại các dự án.

1.2. Kiểm soát việc tính toán & đệ trình mức Phí quản lý cho hoạt động QLVH dự án (giai đoạn trước khi ký Hợp Đồng Mua Bán) làm cơ sở phục vụ cho bán hàng và ký kết HĐMB.

1.3. Xây dựng phương án Quản lý vận hành dự án và kế hoạch tiếp nhận bàn giao công trình đưa vào vận hành. Tổ chức triển khai thực hiện theo kế hoạch.

1.4. Xây dựng và kiểm soát hiệu quả Ngân sách QLVH dự án.

1.5. Duy trì và tạo mối quan hệ tốt với cơ quan địa phương nơi có dự án tọa lạc.

2. Quản lý và kiểm soát hoạt động QLVH tại các dự án Ban tự quản/Ban quản trị đúng theo các quy định pháp luật hiện hành.

2.1. Kiểm soát việc lập kế hoạch và triển khai thực hiện công tác tổ chức Hội nghị NCC (HNNCC) lần đầu theo Quy trình "Tổ chức HNNCC lần đầu - Bầu Ban Quản trị (BQT)".

2.2. Kiểm soát việc kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện công tác bàn giao hoạt động QLVH cho Ban Tự Quản/Ban Quản Trị theo quy định pháp luật hiện hành.

2.3. Đại diện Chủ đầu tư để tham gia vào Ban Tự Quản/Ban Quản Trị với vai trò Phó BQT theo Luật định.

3. Quản lý và kiểm soát việc triển khai công tác chăm sóc cư dân, xử lý các khiếu nại liên quan đến dịch vụ QLVH, và các vấn đề thuộc phạm vi trách nhiệm Chủ đầu tư.

3.1. Kiểm soát việc tiếp nhận các yêu cầu xử lý ticket/khiếu nại từ CSD/BP.CSCD và thực hiện xử lý, giải quyết và cập nhật kết quả xử lý.

3.2.Kiểm soát việc xây dựng và hướng dẫn triển khai các chương trình chăm sóc khách hàng/Cư dân gia tăng sự gắn kết và hài lòng của Khách hàng/Cư dân.

3.3. Kiểm soát việc xây dựng và hướng dẫn triển khai khảo sát sự hài lòng của Khách hàng / Cư dân.

4. Quản lý và kiểm soát công tác bàn giao sản phẩm.

4.1. Quản lý, điếu phối BP.Giao nhà xây dựng kế hoạch bàn giao và triển khai đúng hạn

4.2. Chủ trì xây dựng "Sổ tay hướng dẫn cư dân".

5. Công tác đối ngoại, quản lý, khai thác tài sản của Chủ đầu tư, tăng traffic cho Dự án.

5.1 Xây dựng và phát triển mối quan hệ với CQNN tại địa phương có dự án.

5.2 Tiếp nhận tài sản, xây dựng kế hoạch khai thác tài sản nhằm tối ưu hóa công năng, hiệu quả vận hành.

5.3 Phối hợp với phòng ban chuyên môn (PBCM) đề xuất, triển khai các ý tưởng nhằm thu hút traffic về Dự án.

6. Các công việc khác theo phân công của cấp trên.

7. Xây dựng và duy trì sự tuân thủ công tác quản trị, vận hành hệ thống.

7.1 Chủ trì xây dựng hệ thống quản trị nội bộ Phòng Ban: Quy chế làm việc, Quy trình, Quy định, Biểu mẫu - Check list công việc, …, đề xuất điều chỉnh Ma trận phân quyền phù hợp vận hành từng thời kỳ để đảm bảo công tác vận hành nội bộ, phối hợp công việc liên Phòng/ Ban trong Tập đoàn được xuyên suốt, chính xác, nhanh chóng mang lại hiệu quả tối ưu.

7.2 Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo chuyên môn nội bộ cho Phòng Ban nhằm nâng cao năng lực chuyên môn, phát triển đội ngũ nhân tài, kế thừa.

7.3 Tuân thủ nội quy/quy định/tài liệu nội bộ của Tập đoàn. Quản lý dữ liệu/ thông tin/ hồ sơ chuyên môn và các tài liệu liên quan đến tác nghiệp nội bộ phòng.

7.4 Nhận diện, đánh giá, kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong hoạt động hàng ngày tại đơn vị; báo cáo tới Phòng Quản lý Rủi ro, Quy trình và Tuân thủ các rủi ro phát sinh theo các chính sách, quy định nội bộ về Quản lý rủi ro.

7.5 Quản trị, chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến công cụ dụng cụ, tài sản mà Phòng Ban sử dụng, vận hành, quản lý.

Trình độ: Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Du lịch & Khách sạn, hoặc các chuyên ngành liên quan,... Kiến thức:

- Quản lý vận hành nhà chung cư.

- Ưu tiên có kiến thức về các Quy định pháp luật liên quan đến lĩnh vực QLVH NCC, Nhà ở, bảo hành & bảo trì công trình.

Chứng chỉ nghề nghiệp:

- Chứng chỉ QLVH Nhà chung cư/ Khu du lịch / Khách sạn / Khu Đô thị,…

- Chứng chỉ quản lý kế toán & thuế dành cho lãnh đạo.

Kinh nghiệm chuyên môn: Ít nhất 05 năm kinh nghiệm trong công tác quản lý vận hành BĐS (Nhà chung cư, Tòa nhà phức hợp, TTTM, Khu đô thị) hoặc lĩnh vực quản lý khách sạn/Resort.

Kinh nghiệm quản lý: 03 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý (Giám đốc tòa nhà/Trưởng ban quản lý/ Quản lý cấp cao).

Kỹ năng:

- Kỹ năng quản lý và làm việc đội nhóm

- Kỹ năng lập kế hoạch & báo cáo

- Kỹ năng giao tiếp hiệu quả

- Kỹ năng đàm phán/thuyết phục

- Thành thạo về MS Office (Word, Excel, PowerPoint,…).

Các yêu cầu khác:

- Hiệu quả, Chính trực, Chuyên nghiệp.

- Đặc tính Novator & Cơ chế đánh giá Nhân sự.

Năng lực yêu cầu: Sử dụng Khung NL theo của từng chức danh để đưa vào (theo từng thời kỳ).