Người đi làm ngày nay đang bị “đè” bởi “núi task”
Chị Kiều Duyên (24 tuổi, Thủ Đức) hiện đang làm một Creative Executive cho biết tình trạng bị ngợp bởi hàng đống công việc luôn khiến chị bị quá tải:
“Mỗi ngày đi làm mình đều cảm thấy như đang chìm nghỉm trong một biển email, báo cáo và các cuộc họp. Những công việc lặp đi lặp lại chiếm quá nhiều thời gian của mình, khiến cho mình không còn đủ năng lượng để tập trung vào những nhiệm vụ sáng tạo. Vậy mà nào có ngờ, từ năm ngoái đến nay AI phát triển vượt bậc đã đưa mình đến một “vùng trời” mới.
AI đã thực sự trở thành một người bạn đồng hành đắc lực của mình trong công việc hằng ngày. Nó giúp mình có thể tự động hóa nhiều công việc, từ việc sắp xếp email cho đến việc viết báo cáo. Nhờ có AI mà mình có thể toàn tâm toàn ý tập trung vào những công việc có giá trị cao hơn, như phân tích dữ liệu, đưa ra quyết định chiến lược và sáng tạo những ý tưởng mới”.
Không chỉ với câu chuyện của chị Kiều Duyên, có thể thấy ứng dụng của AI trong công việc đã vượt ra khỏi phạm vi tưởng tượng của mọi người. Từ các chatbot thông minh hỗ trợ khách hàng 24/7, các công cụ phân tích dữ liệu tiên tiến cho, đến các trợ lý ảo cá nhân hóa công việc hàng ngày, AI đang dần trở thành một phần không thể thiếu trong mọi lĩnh vực. Ở thời điểm hiện tại, AI chưa hoàn toàn thay thế con người, mà ngược lại chúng giúp mọi người làm việc của mình tốt hơn.
Tăng tốc công việc, nâng cao hiệu suất với các ứng dụng AI
Zapier – Tự động hoá các công việc
Một trong những ứng dụng phổ biến của Zapier là khả năng tự động hóa quy trình làm việc hàng ngày. Bạn có thể tạo ra các Zap để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, chẳng hạn như gửi email tự động, quản lý dữ liệu khách hàng tự động, tạo nhắc nhở và đặt lịch hẹn, v.v.
Sử dụng Zapier giúp bạn tiết kiệm thời gian làm việc, bằng cách không cần thường xuyên thực hiện các công việc thủ công và lặp đi lặp lại. Zapier cũng cung cấp giao diện người dùng trực quan và dễ sử dụng, bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn của ứng dụng và lựa chọn các ứng dụng khác bạn muốn kết nối để tự động hoá.
Todoist – Quản lý công việc
Todoist là một ứng dụng AI có thể giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường năng suất và tổ chức các nhiệm vụ một cách hiệu quả. Bạn có thể thêm nhiệm vụ mới, đặt deadline cho công việc, và phân loại chúng theo dự án hoặc nhãn. Todoist cung cấp bốn mức độ ưu tiên (0-4) để bạn có thể dễ dàng phân biệt nhiệm vụ cần ưu tiên. Mức độ ưu tiên cao hơn sẽ hiển thị nổi bật hơn trong danh sách nhiệm vụ.
Todoist có thể gợi ý các nhiệm vụ dựa trên lịch sử làm việc và thói quen của bạn. Nếu bạn thường xuyên tạo các loại nhiệm vụ tương tự, ứng dụng sẽ đề xuất những nhiệm vụ liên quan mà bạn có thể đã quên. Ngoài ra, ứng dụng này còn tích hợp với các ứng dụng như Google Calendar, Slack, và Zapier, để bạn có thể đồng bộ hóa công việc và sự kiện nhằm quản lý dễ hơn.
Chat GPT – Tạo nội dung và báo cáo
Chat GPT của Open AI đã từng “làm mưa làm gió” trên toàn cầu trong thời gian vừa qua vì khả năng xử lý thông tin và đưa ra phản hồi nhanh chóng. ChatGPT có thể hỗ trợ bạn trong nhiều khía cạnh của công việc, từ việc viết nội dung quảng cáo đến việc soạn thảo các báo cáo chi tiết.
Bạn có thể dùng Chat GPT để tạo ra các bài blog, tạo nội dung quảng cáo hoặc viết email, mô tả sản phẩm, v.v. Bạn có thể yêu cầu ChatGPT tạo các báo cáo định kỳ, chẳng hạn như báo cáo tiến độ dự án, báo cáo tài chính hàng tháng hoặc báo cáo hoạt động của đội nhóm. Bạn chỉ cần cung cấp các dữ liệu cơ bản và yêu cầu báo cáo theo định dạng mong muốn, ChatGPT sẽ xử lý và trình bày thông tin theo cách dễ hiểu và dễ tiếp cận nhất.
Grammarly & QuillBot – Kiểm tra ngữ pháp và chỉnh sửa văn bản
Grammarly và QuillBot là hai công cụ được đánh giá là khá hiệu quả trong việc kiểm tra ngữ pháp và chỉnh sửa các nội dung. Grammarly hiện chỉ đang hỗ trợ các nội dung bằng tiếng Anh, trong khi đó QuillBot có thể thực hiện với nhiều ngôn ngữ hơn từ tiếng Anh, Đức, Pháp, Hà Lan, Đan Mạch cho đến Ấn Độ, Nhật Bản và cả Việt Nam, v.v.
Grammarly tự động phát hiện các lỗi ngữ pháp và chính tả, đồng thời cung cấp các gợi ý chỉnh sửa cụ thể để bạn sửa lỗi. Đồng thời Grammarly phân tích cấu trúc câu và đề xuất các cách cải thiện để làm cho câu văn rõ ràng và dễ hiểu hơn. Ví dụ, nó có thể gợi ý thay đổi cấu trúc câu để tránh sự lặp lại không cần thiết hoặc làm cho câu ngắn gọn và chính xác hơn.
Với QuillBot, ứng dụng này giúp bạn tái cấu trúc câu để làm cho văn bản trở nên mượt mà và tự nhiên hơn. Nó cung cấp các lựa chọn thay thế cho cách diễn đạt hiện tại của bạn, giúp bạn tạo ra các phiên bản văn bản khác nhau mà vẫn giữ nguyên ý nghĩa. Ngoài ra, QuillBot cũng hỗ trợ làm cho văn bản của bạn dễ đọc hơn bằng cách tối ưu hóa cấu trúc câu và từ ngữ.
Jasper – Sáng tạo ý tưởng mới
Jasper (tên cũ là Jarvis) là một công cụ AI tiên tiến, nổi bật với khả năng tạo ra ý tưởng mới và nội dung sáng tạo. Bằng cách sử dụng các thông tin đầu vào từ bạn và áp dụng các thuật toán AI, Jasper có thể đề xuất nhiều gợi ý sáng tạo. Jasper cũng có thể giúp bạn xây dựng đề cương nội dung cho các bài viết, bài blog, hoặc các chiến dịch marketing.
Không chỉ vậy, Jasper còn có khả năng tạo ra nhiều phiên bản khác nhau của một nội dung, giúp bạn thử nghiệm với các phong cách viết, tông giọng và cấu trúc khác nhau. Điều này rất hữu ích trong việc tối ưu hóa nội dung để phù hợp với các kênh truyền thông và đối tượng mục tiêu khác nhau.
Bằng cách áp dụng các công cụ AI này vào quy trình công việc hàng ngày, bạn có thể tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, quản lý thời gian hiệu quả hơn, và tạo ra nội dung chất lượng mà không cần phải bỏ ra nhiều công sức. Khi các công việc chốn văn phòng ngày càng trở nên phức tạp và dày đặc, AI chính là người đồng hành đắc lực giúp bạn giảm bớt căng thẳng vì quá tải công việc và nâng cao hiệu quả làm việc.
Xem thêm: Giám đốc đạo đức: Vị trí được săn đón để quản lý AI trong doanh nghiệp
— HR Insider—
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
