“Hai-chục việc cần làm” trong một ngày
Thật kỳ diệu làm sao khi bạn chỉ cần ghi “hai-chục việc cần làm” xuống cuốn sổ tay và bạn đang nghĩ tới viễn cảnh bạn sẽ hoàn thành nó trong vòng ngày hôm đó. Nhưng không, việc tưởng chừng như kỳ diệu lại khiến bạn “điêu đứng”.
Trên thực tế, bạn chỉ hoàn thành được một nửa số việc mà bạn ghi ra. Và nếu bạn phân tích kỹ hơn nữa thì một nửa số việc bạn đã làm xong thực ra là những công việc vặt và không quan trọng. Tới cuối ngày, bạn nhận ra mình chỉ còn một hoặc hai tiếng để hoàn thành nốt một nửa còn lại và thế là bạn “tăng ca” nhưng “không tăng lương”.
Khi to-do-list thành “tấu sớ”
Có bao giờ bạn tự hỏi bản thân “mình mất bao lâu để hoàn thành công việc này” thay vì “mình có thể làm nó” khi bạn lên to-do-list. Nếu bạn đang mắc sai lầm đó, thì tôi khuyên bạn nên thay đổi ngay trước khi bạn biến “to-do-list” trở thành “tấu sớ” .
Hơn nữa, nhiều việc cần hoàn thành trong một ngày khiến bạn áp lực, mệt mỏi và thiếu tập trung. Và một khi bạn có những biểu hiện trên, bạn lại cho phép bản thân mình được nghỉ ngơi, kết quả là công việc tồn đọng.
Chưa hết, bạn không chỉ áp lực về công việc, mà còn tự gây áp lực thời gian cho chính mình. Thời gian cứ trôi và công việc vẫn chưa xong. Bạn bắt buộc phải làm nhiều việc trong cùng một lúc để kịp tiến độ. Thế là bạn “mất chì lẫn chài”, công việc bạn làm không tới đâu mà còn kém chất lượng.
Làm cách nào để cải thiện To-do-list?
Cách đơn giản giúp bạn vượt qua những tình trạng trên và có cho mình một to-do-list hiệu quả.
Bạn nên phân chia công việc của bạn thành 4 loại như sau:
Nguồn: Lifehack – Việt hóa: HR Insider
- Loại 1: Quan trọng nhưng không cần làm gấp
- Loại 2: Quan trọng và cần làm gấp
- Loại 3: Không quan trọng cũng không cần gấp
- Loại 4: Cần làm gấp nhưng không quan trọng
Sau khi phân loại công việc xong, bạn chỉ cần dựa theo đó và chọn ra những công việc phù hợp, nhưng không nên quá nhiều trong một ngày. Thế là bạn có được một to-do-list một cách khoa học và hiêu quả.
Bên cạnh đó, bạn nên thay đổi cách nhìn nhận công việc của bản thân. Thay vì nhớ gì ghi đó, bạn nên sắp xếp nó một cách hợp lí.
Nguồn: Internet – Việt hóa: HR Insider
Ví dụ:
- Kiểm tra email khách hàng
- Chuẩn bị nội dung cho email khách hàng
- Trả lời email cho khách hàng
- Nhận lại feedback của khách hàng từ email
- Đặt phòng cho cuộc họp dự án XYZ
- Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp dự án XYZ
- Tham dự cuộc họp dự án XYZ
- Viết email cho khách hàng
- Chủ trì cuộc họp dự án XYZ
Bạn thấy đó, thay vì liệt kê một loạt công việc nhỏ, bạn có thể sắp xếp và đặt một tên gọi bao hàm luôn các công việc nhỏ đó, thế là bạn có một To-do-list vừa gọn, vừa hiệu quả và chất lượng công việc vẫn có.
– HR Insider / VietnamWorks –
>> Bài viết liên quan: Quản lý thời gian – 7 sai lầm cần tránh
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
