Làm gì khi nhân viên lên tiếng phải làm việc quá nhiều?

Hiểu những tác động xấu khi nhân viên làm quá nhiều

Nhân viên làm việc quá sức có thể ảnh hưởng đến mọi lĩnh vực kinh doanh của bạn. Dưới đây là một vài biểu hiện:

• Năng suất giảm mạnh khi nhân viên không thể hoàn thành mọi việc. 
• Chất lượng giảm sút khi nhân viên không thể dành thời gian để làm đúng công việc của họ.
• Tăng trưởng ngừng trầm trọng khi nhân viên không thể rời bỏ để tham gia khóa đào tạo mới hoặc thực hiện một quy trình có thể giúp ích cho doanh nghiệp.
• Tinh thần giảm sút khi nhân viên mất đi niềm đam mê. Họ kiệt sức hoặc rời bỏ công ty.

Hơn một nửa số nhân viên Mỹ cảm thấy làm việc quá sức hoặc kiệt sức, theo Chỉ số nơi làm việc của Staples Business Advantage 2016. Điều quan trọng là sớm nhận ra các dấu hiệu của nhân viên làm việc quá sức để ngăn chặn tình trạng kiệt sức và hy vọng sẽ giúp giảm thiểu sự tiêu hao. Đừng đến khi họ phải lên tiếng về những đang phải gánh chịu. 

Để tránh tình trạng kiệt sức của nhân viên, hãy cân bằng kỳ vọng của bạn với các chiến lược vững chắc để ngăn nhân viên trở nên quá tải.

Vậy nên làm gì để khi nhân viên lên tiếng về thời gian và công việc họ làm quá tải?

Nếu bạn nhận ra điều này quá muộn và để nhân viên phải trình bày vì họ làm việc quá nhiều có thể ảnh hưởng đến tinh thần hoặc thậm chí họ có thể tự động rời bỏ công việc. Nhưng khi họ đã lên tiếng thì tỷ lệ phần trăm này là nhỏ, bởi họ đang mong một quyết định từ bạn, mong chờ sự thay đổi trong giai đoạn này. Vì vậy bạn cần suy nghĩ thật kỹ để trả lời họ một cách có lợi cho đôi bên.

Đầu tiên hãy tự cho bản thân thời gian để suy nghĩ về điều này, xem lại những lời nhân viên nói có thực sự đúng không? Có phải bạn vô tâm quá với nhân viên và để họ rơi vào tình trạng kiệt sức?

Đánh giá lại công việc

Đây là một trong những kỹ năng quan trọng mà mỗi nhà lãnh đạo cần nằm lòng để duy trì giữ vững doanh nghiệp, nhưng có thể đôi khi bạn quá say mê công việc và khiến nó bị lạc lõng. Chính vì vậy đây là thời điểm để bạn xem lại chính mình. Hãy tự đặt ra câu hỏi:

• Tại sao nhân viên lại nói như vậy?
• Khối lượng công việc có phải đang quá tải đối với họ
• Dự án của bạn đang ở tiến độ nào và cần nguồn nhân lực như vậy có phù hợp không?
• Hiệu suất làm việc của nhân viên có đang giảm không?

Một vài câu hỏi này sẽ giúp bạn định hình lại dự án và sử dụng nguồn nhân lực phù hợp- thông minh hơn. Hãy suy nghĩ thật kỹ, vì họ đang trong quá trình làm việc với tần suất như vậy, lưu lượng công việc có thể đã quá tải.

Dự án này rất quan trọng nhưng sức khỏe của nhân viên cũng quan trọng, nên cân nhắc cẩn thận giữa 2 yếu tố này và đưa ra chiến lược phù hợp.

Phân bố lại kế hoạch

Sự thay đổi kế hoạch này không có nghĩa là bạn đang dừng chúng lại mà là thiết lập cách làm mới trong dự án của bạn. Cùng với đó là kế hoạch dùng người. Bạn nên chia nhỏ dự án, hãy chi tiết nhất trong giai đoạn này.

Làm việc cùng nhân viên cấp trung và dưới cấp trung để đưa ra kế hoạch phù hợp hơn. Từ đó họ cũng có định hướng khích lệ nhân viên của mình. Có câu rằng muốn đi xa phải đi cùng đồng đội, và nó hoàn toàn đúng.

Hãy nghiên cứu về thời gian làm từng việc trong các giai đoạn và phân bổ chúng cho mỗi bộ phận một cách hợp lý nhất. Đặc biệt cũng nên phân bổ chi tiết công việc cho từng vị trí để họ kiểm soát tốt nhất. 

Họp tổng công ty

Sau khi bạn tìm ra kế hoạch tổng, và có sự sắp xếp lại toàn bộ công việc cho từng bộ phận, hãy là người đứng ra tổ chức cuộc họp trong toàn công ty để nói về công việc trong thời gian vừa qua.

Tốt hơn hết bạn nên gửi lời xin lỗi chân thành đến nhân viên của mình, và nêu lý do tại sao công ty lại có kế hoạch dày đặc như vậy. Để họ hiểu được mục đích cuối cùng và ý nghĩa về điều bạn đang làm. 

Khi họ bắt đầu có sự thông cảm, đây là lúc bạn chuyển sang bước kế tiếp, đó là nói về sự thay đổi trong chiến lược thực chiến trong thời gian sắp tới. Có thể có những ý kiến trái chiều, nhưng đã phần họ sẽ cảm thông vì phần trình bày trước của bạn.

Cuối cùng hãy kết thúc bằng một phần thưởng ở cuối dự án hoặc một chuyến đi du lịch qua đêm để họ lấy lại động lực để tiếp tục công việc.

Mong rằng những thông tin trên đây sẽ giúp bạn đưa công ty trở lại trạng thái bình thường mới, giúp nhân viên có cái nhìn tích cực hơn và trở nên năng lượng hơn, đáp ứng được sự mong đợi của họ. 

>> Xem thêm: 5 cách cư xử ứng biến với từng loại người chốn công sở

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam