1. Ngắn gọn và súc tích
Chìa khoá ở đâu nằm ở số câu, thay vì số đoạn văn trong email của bạn. Trung bình, 1 email dễ dàng “đi vào lòng” người đọc thường chỉ gói gọn trong 2 – 3 câu. Súc tích, ngắn gọn và giải quyết được vấn đề khúc mắc, hãy đặt ra các tiêu chí trên mỗi khi đặt tay gõ phím bất kì email nào. Người đọc không có nhiều thời gian, hãy tôn trọng họ cũng như việc bạn tôn trọng thời gian của bản thân mình.
2. Ngắt câu và ngắt đoạn phù hợp
Trong trường hợp bắt buộc khiến email của bạn dài từ 2 đoạn trở lên, hãy nhớ đến nguyên tắc xuống hàng đầu dòng mỗi khi bạn muốn bắt đầu một ý mới. Cùng một nội dung nhưng cách trình bày khác biệt sẽ mang đến cho người đọc trải nghiệm khác nhau. Vì thế, hãy chứng minh sự chuyên nghiêp của mình từ những điều cơ bản nhất, bắt đầu là sự chỉnh chu trong cách trình bày email.
3. Nêu rõ ràng vấn đề cần được giải quyết
Điều gì có thể khiến bạn nổi điên hơn, ngoài việc khí trời ngoài kia đã chạm ngưỡng 38 độ C? Đó là một email dài dòng, lê thê đập vào mắt bạn nhưng không hề nêu ra được vấn đề đôi bên cần giải quyết. Thông thường, những email này thường bị phản hồi bằng 1 dòng duy nhất: Ý của bạn là gì?
Đối với những email BẮT BUỘC phải viết dài, hãy để vấn đề và thắc mắc của bạn ngay từ mở đầu email. Họ sẽ dễ dàng nắm bắt được ý chính trước khi tìm hiểu rõ hơn ngọn ngành của email này.
4. Hãy cho người xem 1 lý do phải đọc email của bạn
Điều này nghe thì có phần hơi vĩ mô, nhưng thực chất lại vô cùng quan trọng và cần thiết. Người đọc và bạn cũng có 1 danh sách rất dài những công việc cần được ưu tiên xử lý. Vì thế, việc email của bạn xuất hiện cần một lý do thực sự quan trọng để có thể xe ngang vào bảng danh sách công việc của họ. Nếu email của bạn cần phải được xử lý nhanh, hãy thêm vào những từ khoá thể hiện sự cấp thiết trong email, bắt đầu từ tiêu đề email với chữ URGENT. Tâm lý chung của con người luôn dễ thu hút vào những từ khoá biểu thị sự cấp thiết.
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
