1. Hướng về cùng một mục tiêu chung
Một trong những nguyên tắc làm việc nhóm quan trọng và chắc chắn phải có đó chính là hướng về cùng một tiêu chung. Như vậy thì kết quả cuối cùng mới thực sự chất lượng và đạt được kỳ vọng như đã đề ra.
Các thành viên trong nhóm rõ ràng là sẽ có những ý kiến khác nhau, dẫn đến những tình huống xung đột. Vậy nên khi bạn hợp tác với nhiều thành viên khác trong một nhóm, bạn phải gạt bỏ cái tôi cá nhân, không thể tự ý làm việc theo cảm tính mà phải luôn đặt mục tiêu chung lên trên hết.
Trước mỗi quyết định, bạn cũng nên bàn bạc và thống nhất ý kiến của mọi người vì chỉ cần một sai lầm nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến lợi ích chung của cả nhóm.
Muốn làm được như vậy, Cả nhóm phải luôn bám sát mục tiêu của mình đưa ra để thay vì chú trọng quan điểm của từng cá nhân thì thống nhất một quan điểm chung để làm việc
Xem thêm: Tăng năng suất công việc với 11 kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả
2. Giao tiếp hiệu quả
Các thành viên trong nhóm nên giao tiếp thoải mái với nhau một cách trực tiếp và hướng tới mục tiêu đạt được thành công cho dự án. Việc giao tiếp giữa các thành viên với nhau và với trưởng nhóm nên là một quá trình hai chiều. Điều này sẽ giúp họ hiểu nhau hơn đồng thời giải quyết những vấn đề nảy sinh một cách nhanh chóng nhất.
Giao tiếp cởi mở, trung thực và tôn trọng. Các thành viên tự do bày tỏ suy nghĩ, ý kiến và các giải pháp tiềm năng để giải quyết vấn đề. Mọi người cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu. Các thành viên nên hỏi các câu hỏi để làm rõ ý kiến chứ không nên tìm cách phản bác đồng nghiệp của họ.
3. Trưởng nhóm là người có năng lực
Một nguyên tắc khác mà chúng ta cần nắm đó chính là thủ lĩnh có bản lĩnh và năng lực. Họ là người biết cách khuyến khích, tạo động lực, điều kiện để các thành viên trong nhóm phát triển cá nhân trong đội của mình.
Trưởng nhóm chính là người hoạch định kế hoạch cụ thể và rõ ràng để tất cả thành viên có thể hiểu được chu trình làm việc của cả nhóm bằng cách trả lời những câu hỏi như: Kế hoạch để làm gì, xuất phát từ đâu, khi nào bắt đầu tiến hành, ai là người thực hiện, phụ trách, tại sao cần tiến hành các hoạt động này, tiến hành như thế nào,…
4. Sự gắn kết quan trọng
Sự gắn kết thực sự rất quan trọng, đây chính là sợi dây liên kết giữa các thành viên tốt nhất, giúp họ có thể đoàn kết và tạo nên hiệu quả hơn trong công việc chung. Để làm việc nhóm hiệu quả, các thành viên cần giao tiếp với nhau nhiều hơn, tăng cường các hoạt động giúp xây dựng mối quan hệ thân thiết và sự hiểu ý đồng đội. Chỉ khi có sự gắn kết và đồng thuận, nhóm của bạn mới tạo ra những kỳ tích tuyệt vời trong công việc.
Nếu trong nhóm liên tục xảy ra những tranh cãi, mâu thuẫn, chẳng ai chịu nhường nhịn ai thì chắc chắn hiệu quả làm việc sẽ bị ảnh hưởng theo, không đạt được mục tiêu đề ra lúc ban đầu. Cần có những sáng kiến và tổ chức các buổi đóng góp xây dựng ý kiến, và các buổi họp, buổi giao lưu hằng tháng để tăng cường kết nối trong nhóm.
5. Sự tin tưởng các thành viên
Trong bất kỳ mối quan hệ nào hoặc trong môi trường làm việc theo nhóm, sự tin tưởng là yếu tố rất quan trọng. Không nên tiết lộ những bí mật cá nhân, chi tiết dự án mới hoặc bất kỳ ý tưởng phát kiến mới trừ khi đó là vì lợi ích của tổ chức.
Môi trường làm việc nhóm hiệu quả là nơi mọi người thoải mái chấp nhận rủi ro hợp lý trong giao tiếp, ủng hộ các quan điểm và thực thi hành động. Các thành viên trong nhóm tin tưởng lẫn nhau và lắng nghe ý kiến của nhau.
6. Tôn trọng ý kiến của thành viên
Nếu như trong team luôn có những tranh cãi và mâu thuẫn mà chẳng ai chịu nhường nhịn hay tôn trọng ai thì chắc chắn hiệu quả làm việc cũng sẽ bị ảnh hưởng theo và không thể đạt được mục tiêu đề ra như ban đầu.
Vì vậy, mỗi thành viên trong nhóm cần tôn trọng ý kiến của những người khác. Điều này được thể hiện qua việc biết lắng nghe, động viên và hỗ trợ nhau và nỗ lực biến chúng thành hiện thực. Việc tôn trọng ý kiến của nhau chính là đang góp sức mình vào thành công của các hoạt động của nhóm. Đây chính là một trong những nguyên tắc làm việc nhóm quan trọng để duy trì hiệu quả năng suất làm việc.
7. Lắng nghe và thấu hiểu hơn
Nguyên tắc làm việc nhóm thứ 7 trong danh sách này mà chúng tôi muốn nhắc đến đó chính là biết lắng nghe và thấu hiểu các thành viên trong nhóm. Đừng bao giờ cho rằng chỉ ý kiến của mình là đúng và mình có thể giải được tất cả các vấn đề. Ai cũng sẽ có những hiểu biết giới hạn ở lĩnh vực nào đó, chính vì vậy, cần lắng nghe người khác nói và thấu hiểu hơn về ý kiến của các thành viên. Lắng nghe sẽ giúp mọi người hiểu và tôn trọng nhau hơn.
8. Khen ngợi đúng lúc và trung thực
Lời khen thực sự có ý nghĩa và nó thực sự có ý nghĩa hơn khi được đưa ra đúng lúc. Bất cứ lời động viên, khen ngợi nào cũng có điều khiến cho các thành viên cảm thấy công sức được trân trọng, cởi mở hơn trong việc chia sẻ và giúp đỡ lẫn nhau trong công việc và cuộc sống. Từ đó, giúp thúc đẩy sự đóng góp của bản thân.
9. Gương mẫu
Mỗi thành viên trong nhóm đều có thể là mỗi tấm gương cho những người còn lại học hỏi và làm theo. Mỗi người đều có thể thông qua công việc của mình để làm động lực và gương mẫu cho những người khác noi theo. Các thành viên có thể làm được điều đó thông qua việc đạt được mục tiêu, đề xuất ý tưởng mới về các chính sách hoặc thủ tục khi tham gia các hoạt động ở cấp độ tổ chức.
10. Tự kiểm tra và cải tiến quy trình
Kiểm tra chính là một trong những mắt xích vô cùng quan trọng để có thể đảm bảo tiến độ thực hiện nhiệm vụ của nhóm. Vì thể nhóm cần thảo luận công khai về các vấn đề và chỉ tiêu đặt ra, đồng thời tìm cách khắc phục những vấn đề cản trở tốc độ phát triển của nhóm. Đồng thời, thảo luận về tác động đến những nỗ lực, khả năng và chiến lược của nhóm. Đây cũng là nguyên tắc làm việc nhóm cần được đề cao và thực hiện.
11. Phân công công việc hợp lý
Phân công trách nhiệm cũng người quan trọng như đảm bảo hoàn thành mọi việc. Vì vậy cần phân công công việc dựa trên năng lực của các thành viên trong nhóm. Phân công công việc cần phải rõ ràng cụ thể với trách nhiệm từng cá nhân trong nhóm dựa vào điểm mạnh của từng cá nhân.
12. Tránh các vấn đề tiêu cực
Chắc chắn sẽ có sự chênh lệch về mặt năng lực giữa các thành viên trong nhóm nhưng bạn hãy nhớ rằng, một người yếu chuyên môn vẫn sẽ có một điểm mạnh nào đó giúp ích cho công việc. Đừng bao giờ tỏ ra coi thường hay xa lánh đồng nghiệp, hãy hỗ trợ và giúp họ cùng tiến bộ.
Tránh cảm xúc tiêu cực, đố kỵ hoặc ác ý. Không nên tham gia vào những cuộc thảo luận không hiệu quả hoặc không lành mạnh. Khuyến khích những sáng tạo, đổi mới và các quan điểm khác nhau. Không nên sử dụng những ngôn từ mang tính chỉ trích, đổ lỗi cho người khác.
13. Đề cao từng cá nhân
Các thành viên trong nhóm được xem là những cá nhân đặc biệt với những kinh nghiệm, quan điểm, kiến thức và ý kiến đóng góp không thể thay thế. Mục đích thành lập nhóm chính là để tận dụng lợi thế của sự khác biệt đó.
Hãy mạnh dạn chia sẻ ý kiến, đưa ra lời góp ý nếu bạn cảm thấy ý tưởng của đồng nghiệp còn nhiều điểm bất cập. Sự thẳng thắn và khách quan sẽ là yếu tố giúp bạn được mọi người tin tưởng và tôn trọng, không ai thù ghét bạn vì họ biết rằng bạn chỉ đang muốn tốt cho cả nhóm.
14. Trao đổi thẳng thắn, rõ ràng
Khi làm việc nhóm, chúng ta cần bỏ qua hết sự ích kỷ cá nhân, không được bất nhất những chuyện nhỏ, tỵ nạnh với đồng đội, tránh va chạm, mâu thuẫn,… Hãy thẳng thắn bày tỏ quan điểm cá nhân của mình và góp ý sửa đổi. Có như thế thì người khác hay chính bản thân bạn mới có thể nhận biết được những lưu ý cần tránh và sửa chữa. Tuyệt đối tránh việc nói xấu và tị nạnh, làm ảnh hưởng đến sự đoàn kết của cả nhóm.
15. Có trách nhiệm với công việc được giao
Nguyên tắc làm việc nhóm quan trọng cuối cùng mà chúng tôi muốn nói đến chính là cần có trách nhiệm với công việc mà bản thân mình được giao. Làm việc cần có sự phối hợp với các thành viên khác để hiệu quả công việc tốt hơn và đúng tiến độ.
Thiếu đi sự trách nhiệm hay có tư tưởng ỷ lại mà không hoàn thành công việc được giao thì chính là bạn đang làm ảnh hưởng đến cả tập thể. Khi đó, bạn chỉ có thể làm việc một mình mà không ai trong nhóm tin tưởng bạn.
Hy vọng rằng, với những nguyên tắc trên có thể giúp bạn có thể làm việc nhóm thật hiệu quả và thành công. Chắc chắn khi làm việc nhóm, nếu thiếu đi những nguyên tắc làm việc thì khó có thể đạt được kết quả mong đợi. Việc tuân thủ 15 nguyên tắc làm việc nhóm trên đây chính là tiền đề mang đến những hiệu quả công việc ngoài mong đợi.
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
