Email xác nhận tham gia phỏng vấn là bước nhỏ nhưng mang ý nghĩa quan trọng thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng cơ hội được trao. Một nội dung chỉn chu, rõ ràng không chỉ giúp bạn tạo ấn tượng tốt mà còn giảm thiểu những hiểu lầm không đáng có. Trong bài viết này, bạn sẽ khám phá cách viết email xác nhận phỏng vấn đúng chuẩn và các mẫu email xác nhận phỏng vấn phổ biến, phù hợp với từng tình huống cụ thể.
Tại sao cần chỉn chu khi viết email xác nhận tham gia phỏng vấn?
Trong quá trình tuyển dụng, email xác nhận phỏng vấn là bước quan trọng giúp bạn thể hiện thái độ chuyên nghiệp và tinh thần nghiêm túc với cơ hội việc làm. Dù là hành động đơn giản, nhưng cách bạn phản hồi thư mời phỏng vấn sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến ấn tượng của nhà tuyển dụng dành cho bạn.
Dưới đây là những lý do khiến bạn nên đầu tư thời gian để viết một mẫu email xác nhận phỏng vấn chỉn chu và lịch sự:
Thể hiện sự chuyên nghiệp, nghiêm túc
Khi bạn phản hồi nhanh chóng, lịch sự và đầy đủ thông tin, điều đó cho thấy bạn là người tôn trọng thời gian của người khác và có thái độ làm việc rõ ràng, dứt khoát. Đây là phẩm chất mà mọi nhà tuyển dụng đều đánh giá cao.
Mẫu email xác nhận phỏng vấn cần chỉn chu và lịch sự
Ngược lại, việc không gửi thư xác nhận, hoặc viết quá qua loa có thể khiến bạn bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp, hoặc tệ hơn là không thực sự quan tâm đến công việc.
Gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng
Trong một buổi phỏng vấn, mọi chi tiết đều được quan sát và đánh giá – bao gồm cả cách bạn trả lời thư mời phỏng vấn. Một email phản hồi lịch phỏng vấn được viết khéo léo, chỉn chu sẽ giúp bạn tạo dựng thiện cảm ngay từ bước đầu tiên.
Đôi khi, trong trường hợp hai ứng viên ngang tài ngang sức, nhà tuyển dụng sẽ ưu tiên người biết chủ động giao tiếp và thể hiện thái độ tích cực ngay từ đầu.
Giúp tránh hiểu lầm về thời gian, địa điểm
Việc xác nhận lại thời gian, địa điểm và hình thức phỏng vấn (trực tiếp hay online) sẽ giúp bạn và nhà tuyển dụng đồng nhất thông tin, tránh những sai sót không đáng có. Nếu có bất kỳ thay đổi hoặc thắc mắc, bạn cũng có thể nêu rõ ngay trong thư xác nhận để hai bên kịp thời xử lý.
Xác nhận lại thời gian, địa điểm và hình thức phỏng vấn
Đặc biệt, trong các buổi phỏng vấn online, việc xác nhận lại link tham gia, phần mềm sử dụng hay người liên hệ là điều rất cần thiết.
Tạo cơ hội để chủ động xác minh thông tin liên quan
Một mẫu email xác nhận tốt không chỉ đơn thuần là đồng ý tham gia phỏng vấn mà còn là nơi bạn có thể hỏi rõ thêm những thông tin chưa được đề cập trong thư mời, như: “Bạn cần mang theo những gì?”, “Buổi phỏng vấn sẽ kéo dài bao lâu?”, “Gặp ai trong buổi phỏng vấn?”, “Có cần chuẩn bị bài test hay hồ sơ bổ sung không?”,… Việc chủ động đặt câu hỏi thể hiện sự chu đáo và tinh thần cầu thị – đây là điểm cộng không nhỏ đối với nhà tuyển dụng.
Hướng dẫn viết email xác nhận phỏng vấn đơn giản, lịch sự
Khi nhận được thư mời phỏng vấn, việc gửi email xác nhận phỏng vấn là bước quan trọng để thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với nhà tuyển dụng. Một email xác nhận cần được trình bày rõ ràng, lịch sự và đầy đủ thông tin. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng phần:
Tiêu đề email xác nhận
Tiêu đề email cần ngắn gọn, rõ ràng và phản ánh nội dung chính của thư. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận diện và phân loại email của bạn. Bạn có thể tham khảo một số gợi ý như:
- “Xác nhận tham gia phỏng vấn – [Họ tên] – [Vị trí ứng tuyển]”
- “Re: Thư mời phỏng vấn – [Tên ứng viên] xác nhận tham gia”
Lời mở đầu
Lời chào mở đầu của mẫu email xác nhận phỏng vấn cần chào hỏi đúng người, dùng ngôn ngữ lịch sự, thân thiện. Nếu không biết tên cụ thể của người phụ trách, bạn có thể sử dụng cách gọi chung. Ví dụ như “Kính gửi Anh/Chị [Tên nhà tuyển dụng]” hoặc “Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng của [Tên công ty]”.
Hướng dẫn viết email xác nhận phỏng vấn đơn giản, lịch sự
Lý do viết thư
Ngay sau lời chào, bạn cần nêu rõ mục đích của mình là xác nhận tham gia buổi phỏng vấn đã được mời trước đó. Đây là phần trọng tâm của toàn bộ email. Ví dụ: “Em xin xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] vào lúc [Giờ] ngày [Ngày] tại [Địa điểm], theo thông tin mà Quý công ty đã gửi.”
Lời cảm ơn
Thể hiện sự cảm kích của bạn đối với cơ hội được mời phỏng vấn là điều nên có trong bất kỳ mẫu email xác nhận phỏng vấn nào. Ví dụ: “Em cảm ơn Quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ và mời em tham gia phỏng vấn. Đây là cơ hội quý báu mà em rất trân trọng.”
Chữ ký cuối mail
Chữ ký nên gồm đầy đủ thông tin cá nhân để nhà tuyển dụng dễ liên hệ. Một email phản hồi lịch phỏng vấn có thông tin rõ ràng sẽ chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn. Ví dụ:
“Trân trọng,
Nguyễn Văn A
SĐT: 0909 123 456
Email: nguyenvana@email.com”
Nhắc lại thời gian và địa điểm
Việc xác nhận lại thời gian và địa điểm giúp hai bên tránh hiểu nhầm hoặc bỏ sót thông tin quan trọng. Đây là điểm cộng trong mọi thư xác nhận phỏng vấn. Ví dụ: “Theo thư mời, em sẽ tham gia phỏng vấn vào lúc 9h00 ngày 22/04/2025 tại văn phòng Công ty XYZ, số 123 Nguyễn Trãi, Quận 1, TP.HCM.”
Việc xác nhận lại thời gian và địa điểm giúp hai bên tránh hiểu nhầm
Câu hỏi và xác nhận về những gì bạn nên mang theo
Nếu email mời không đề cập rõ, bạn có thể hỏi khéo léo để chuẩn bị chu đáo hơn cho buổi phỏng vấn. Ví dụ: “Em xin phép được hỏi, em có cần mang theo hồ sơ bản in hoặc giấy tờ gì khác không ạ?”
Các câu hỏi khác mà bạn có thể có
Nếu có những thắc mắc về hình thức phỏng vấn (trực tiếp hay online), người phỏng vấn, hoặc chuẩn bị trước, bạn có thể hỏi trong phần này. Ví dụ: “Em cũng xin được hỏi thêm: buổi phỏng vấn sẽ diễn ra với đại diện phòng nhân sự hay có thêm quản lý chuyên môn ạ?”
Kết thư
Lời kết ngắn gọn, lịch sự sẽ để lại ấn tượng tốt. Hãy thể hiện thái độ sẵn sàng và mong muốn được gặp gỡ trong buổi phỏng vấn. Ví dụ: “Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn và mong được gặp Quý công ty trong buổi phỏng vấn sắp tới.”
Tên và thông tin liên lạc của bạn
Dù đã có chữ ký, bạn vẫn nên nhắc lại tên và thông tin một lần nữa ở phần cuối, đặc biệt khi email của bạn không có thiết lập chữ ký tự động.
Ví dụ:
Họ và tên: Nguyễn Văn A
Số điện thoại: 0909 123 456
Email: nguyenvana@email.com
Mẫu thư xác nhận phỏng vấn bạn có thể tham khảo
Sau khi nắm được cách viết email xác nhận phỏng vấn đúng chuẩn, việc tham khảo các mẫu cụ thể sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và dễ dàng áp dụng vào thực tế. Dưới đây là một số mẫu thư xác nhận phỏng vấn chuyên nghiệp, phù hợp với nhiều tình huống khác nhau.
Mẫu thư xác nhận phỏng vấn bạn có thể tham khảo
Mẫu 1: thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng việt
| Xác nhận tham gia phỏng vấn – Nguyễn Văn A – Vị trí Nhân viên Kinh doanh
Kính gửi Anh/Chị Bộ phận Tuyển dụng Công ty XYZ, Em là Nguyễn Văn A, ứng viên đã nộp hồ sơ cho vị trí Nhân viên Kinh doanh tại Quý công ty. Em xin cảm ơn Quý công ty đã gửi lời mời tham gia phỏng vấn. Em xin xác nhận sẽ có mặt tại văn phòng công ty vào lúc 9h00 ngày 20/04/2025, tại địa chỉ 123 Nguyễn Trãi, Quận 1, TP.HCM để tham gia phỏng vấn như thông tin đã nhận được. Nếu cần mang theo tài liệu bổ sung nào, em mong nhận được hướng dẫn từ Anh/Chị. Một lần nữa, em xin cảm ơn Quý công ty và mong sớm được gặp Anh/Chị trong buổi phỏng vấn. Trân trọng, |
Mẫu 2: thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng anh
| Interview Confirmation – Nguyen Van A – Sales Executive Position
Dear [Recruiter’s Name], Thank you very much for your invitation to the interview for the Sales Executive position at [Company Name]. I am writing to confirm my attendance at the interview scheduled for 9:00 AM on April 20, 2025, at your office located at 123 Nguyen Trai Street, District 1, HCMC. Please let me know if I need to prepare or bring anything specific for the interview. I look forward to speaking with you and learning more about the opportunity. Best regards, |
Mẫu email xác nhận tham gia phỏng vấn có kèm lời cảm ơn
| Cảm ơn & Xác nhận phỏng vấn – Lê Thị Bích Ngọc – Vị trí Trợ lý Giám đốc
Kính gửi Anh/Chị, Em xin chân thành cảm ơn Quý công ty đã quan tâm và mời em tham gia phỏng vấn cho vị trí Trợ lý Giám đốc. Em xin xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn lúc 14h00 ngày 23/04/2025, tại văn phòng Công ty ABC, số 45 Lý Thường Kiệt, Hà Nội. Rất mong được gặp gỡ và trao đổi thêm với Anh/Chị. Trân trọng, |
Mẫu email xác nhận phỏng vấn đúng thời gian
| Xác nhận phỏng vấn – Trần Văn Dũng – Vị trí Digital Marketing
Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng, Em xin xác nhận lịch phỏng vấn vào lúc 10h00 ngày 25/04/2025 tại văn phòng Công ty DEF theo đúng thư mời. Cảm ơn Quý công ty đã tạo điều kiện và mong sớm được gặp Anh/Chị. Trân trọng, |
Mẫu email chấp nhận lời mời phỏng vấn và đặt câu hỏi
| Xác nhận phỏng vấn – Lưu Đức Hùng – Vị trí Digital Marketing
Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng, Em xin xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn lúc 15h00 ngày 26/04/2025 theo thư mời. Em xin phép được hỏi: Buổi phỏng vấn có yêu cầu em chuẩn bị bài test hoặc tài liệu gì không ạ? Rất mong nhận được phản hồi từ Quý công ty. Trân trọng, |
Mẫu email trả lời thư mời phỏng vấn có đề xuất ngày giờ khác
| Đề xuất dời lịch phỏng vấn – Nguyễn Thị Mai – Vị trí Digital Marketing
Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng, Em cảm ơn Quý công ty đã mời phỏng vấn. Tuy nhiên, em xin phép được đề xuất dời lịch phỏng vấn sang buổi chiều cùng ngày hoặc sáng hôm sau nếu phù hợp với lịch của Anh/Chị. Rất mong được sự thông cảm và sắp xếp từ Quý công ty. Trân trọng, |
Mẫu email xác nhận phỏng vấn có chia sẻ thông tin
| Xác nhận phỏng vấn – Vũ Hải Nam – Vị trí Digital Marketing
Em xin xác nhận tham gia buổi phỏng vấn vào 9h sáng ngày 28/04/2025 tại văn phòng công ty. Em gửi kèm theo đây bản CV mới nhất và portfolio để Anh/Chị tham khảo trước buổi phỏng vấn. Trân trọng, |
Mẫu email trả lời thư mời phỏng vấn để từ chối lời đề nghị
| Trả lời thư mời phỏng vấn – Đào Minh Thư – Vị trí Digital Marketing
Em cảm ơn Quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ và mời em phỏng vấn. Tuy nhiên, sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, em xin phép từ chối cơ hội phỏng vấn lần này vì lý do cá nhân. Chúc Quý công ty tuyển dụng được ứng viên phù hợp và ngày càng phát triển. Trân trọng, |
Những điều cần tránh khi viết xác nhận phỏng vấn
Dù là một bước nhỏ, email xác nhận phỏng vấn vẫn là “điểm cộng” thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong mắt nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, không ít ứng viên lại mắc phải những lỗi không đáng có, khiến ấn tượng ban đầu bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Hãy cùng HR Insider điểm qua một số lỗi phổ biến bạn nên tránh:
Trả lời quá trễ hoặc không trả lời
Một trong những sai lầm lớn nhất là phản hồi thư mời phỏng vấn quá chậm hoặc không phản hồi. Điều này có thể khiến bạn bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp hoặc không thực sự quan tâm đến cơ hội việc làm. Do đó, bạn hãy gửi thư xác nhận tham gia phỏng vấn trong vòng 24 giờ sau khi nhận được thư mời, hoặc ít nhất là trước thời gian hẹn 1 ngày.
Không nên phản hồi thư mời phỏng vấn quá chậm hoặc không phản hồi
Thiếu tiêu đề hoặc tiêu đề không rõ ràng
Không ghi tiêu đề email hoặc để tiêu đề chung chung như “Gửi anh/chị” sẽ khiến thư của bạn dễ bị bỏ qua hoặc đánh giá là thiếu nghiêm túc. Nhà tuyển dụng thường nhận hàng chục email mỗi ngày, vì vậy một tiêu đề rõ ràng, đúng mục đích là điều rất quan trọng.
Văn phong thiếu lịch sự, sai chính tả
Email xác nhận phỏng vấn là bước đầu thể hiện kỹ năng giao tiếp của bạn. Viết vội vàng, sai chính tả, thiếu dấu câu hay dùng từ ngữ thiếu trang trọng sẽ khiến bạn mất điểm. Nhà tuyển dụng luôn đánh giá cao sự chỉn chu và cẩn thận, ngay từ cách bạn viết email. Vì thế, trước khi gửi, bạn hãy kiểm tra lại chính tả, ngữ pháp và lựa chọn từ ngữ lịch sự, phù hợp với môi trường công sở.
Không nhắc lại thông tin buổi phỏng vấn
Nhiều bạn chỉ viết ngắn gọn kiểu “Em xác nhận tham gia phỏng vấn ạ” mà không đề cập gì đến thời gian, địa điểm, vị trí ứng tuyển. Điều này không chỉ thiếu chuyên nghiệp mà còn khiến nhà tuyển dụng mất thời gian tra cứu lại lịch hẹn. Vì thế, để ghi điểm với nhà tuyển dụng, trong mẫu email xác nhận phỏng vấn, bạn hãy nhắc lại chi tiết buổi phỏng vấn trong thư, ví dụ: “Em xác nhận sẽ tham gia phỏng vấn vị trí Content Executive vào lúc 14h00 ngày 25/04/2025 tại văn phòng Quý công ty.”
Thiếu những thông tin quan trọng như các thông tin về buổi phỏng vấn
Tên email thiếu chuyên nghiệp
Email có dạng như “gaiyeu123”, “ngan_hero”, “anhbede1234”… hoàn toàn không phù hợp trong bối cảnh giao tiếp công việc. Dù bạn có một thư trả lời phỏng vấn chuyên nghiệp đến đâu, thì nhà tuyển dụng vẫn sẽ đặt dấu hỏi về mức độ nghiêm túc nếu thấy bạn dùng email thiếu chuyên nghiệp. Vì thế, bạn hãy sử dụng địa chỉ email nghiêm túc, tốt nhất nên có họ tên thật, ví dụ: nguyenvana@gmail.com, lethithao96@outlook.com.
Quên chữ ký hoặc thông tin liên lạc
Một email xác nhận phỏng vấn hoàn chỉnh cần có phần chữ ký rõ ràng ở cuối thư. Nếu bạn không để lại số điện thoại hay email, nhà tuyển dụng sẽ gặp khó khăn khi cần liên hệ gấp. Trong mọi email phản hồi thư mời phỏng vấn, bạn hãy đính kèm chữ ký gồm: họ tên, số điện thoại, địa chỉ email và vị trí ứng tuyển (nếu cần).
Hỏi quá nhiều hoặc không đúng trọng tâm
Việc đặt câu hỏi là cần thiết, nhưng nếu bạn hỏi quá nhiều hoặc đưa ra những vấn đề không liên quan, email của bạn sẽ bị dài dòng, gây rối cho người đọc. Vì thế, bạn chỉ nên đặt câu hỏi thực sự cần thiết liên quan đến buổi phỏng vấn như: tài liệu cần mang theo, hình thức phỏng vấn, người phỏng vấn,…
Viết email xác nhận phỏng vấn tưởng đơn giản nhưng lại là bước quan trọng để bạn ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng ngay từ lần đầu. Một email chuyên nghiệp, lịch sự không chỉ thể hiện thái độ nghiêm túc mà còn thể hiện kỹ năng giao tiếp, sự chỉn chu – những yếu tố mà bất kỳ nhà tuyển dụng nào cũng đánh giá cao. Hy vọng với hướng dẫn và một số mẫu email xác nhận phỏng vấn từ HR Insider, bạn sẽ dễ dàng tạo ấn tượng tốt và tiến gần hơn đến công việc mơ ước.
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
