Kỹ năng tin học văn phòng và những điều quan trọng cần biết 

Kỹ năng tin học văn phòng là gì? 

Khi nhắc đến tin học văn phòng, chúng ta sẽ dễ dàng liên tưởng đến khả năng xử lý các công việc thường được sử dụng trong văn phòng như: thao tác gõ văn bản, nhập liệu, tính toán và trình chiếu nội dung. Đây là một khái niệm không còn xa lạ, tuy nhiên không phải ai cũng nắm rõ được những kỹ năng tin học văn phòng cơ bản này.

Con người ngày càng có xu hướng sử dụng các thành tựu khoa học công nghệ để ứng dụng vào các quy trình, vận hành mọi công việc một cách nhanh chóng. Nếu bạn có mong muốn tìm kiếm một công việc văn phòng phù hợp, các kỹ năng tin học là vô cùng cần thiết và cần phải đáp ứng được những điều cơ bản nhất.

Kỹ năng tin học văn phòng trong thời đại 4.0

Những kỹ năng tin học văn phòng sẽ hỗ trợ bạn trong nhiều công việc, đặc biệt là những việc liên quan đến thu thập thông tin, tính toán, xử lý và lưu trữ dữ liệu một cách hiệu quả hơn.

Nếu kỹ năng về chuyên ngành được xem là điều kiện cần thì kỹ năng tin học văn phòng sẽ là điều kiện đủ để ứng viên có thể được nhận vào làm. Người có trình độ  thì sẽ làm việc hiệu quả hơn rất nhiều. Hiện nay, có rất nhiều ngành nghề có mức lương cao nhưng đều yêu cầu ứng viên phải thành thạo về tin học văn phòng.

Vai trò quan trọng của kỹ năng tin học văn phòng 

bạn có nhận thấy bất kỳ tin tuyển dụng nào cũng sẽ yêu cầu kỹ năng tin học văn phòng cơ bản, thậm chí là thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng ở các vị trí cao hơn trong mọi ngành nghề. Từ đó, chúng ta có thể nhận thấy vai trò quan trọng của kỹ năng này trong các công việc hiện nay.

Với sự tiện lợi, nhanh chóng của các thiết bị công nghệ ngày nay, thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng có thể mang đến hiệu suất cao hơn trong công việc hàng ngày. Hơn thế nữa, đối với một số công việc như quản trị viên về tổ chức lịch trình, quan hệ khách hàng, kỹ năng tin học văn phòng cũng giúp bạn đem lại cho khách hàng ấn tượng tốt. Đồng thời, kỹ năng tin học văn phòng cũng giúp nâng cao giá trị của bạn đối với các nhà tuyển dụng.

Những kỹ năng tin học văn phòng văn phòng cần biết

Kỹ năng sử dụng máy tính văn phòng sẽ bao gồm bộ công cụ Microsoft Office liên quan như  Word, Excel, Powerpoint, Access, … Đây được xem là những kỹ năng sử dụng máy tính văn phòng cơ bản nhất và thường được sử dụng nhất, và mục đích cuối cùng chính là phục vụ cho công việc trong văn phòng.

Các kỹ năng tin học văn phòng cần biết trong công việc

Kỹ năng tin học văn phòng cơ bản

Hiện nay, các công việc văn phòng đều liên quan rất nhiều đến các kỹ năng sử dụng máy tính. Và để có thể hoàn thành tốt mọi công việc, các nhân sự đều phải trau dồi thêm các kỹ năng tin học cơ bản như:

• Khả năng đánh máy, soạn thảo văn bản, sử dụng thành thạo máy tính.
• Khả năng xuất và nhập các dữ liệu
• biết sử dụng internet để phục vụ các nhu cầu giải trí (xem phim, nghe nhạc,…),
• Thành thạo các kênh chia sẻ thông tin qua mạng xã hội, email,..

Đây chỉ là những kỹ năng cơ bản nhất của tin học. Nếu bạn muốn vận dụng thêm vào công việc văn phòng, cần phải học nâng cao hơn trong quá trình làm việc.

Kỹ năng sử dụng Word

Word là một công cụ soạn thảo văn bản được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Tại đây bạn phải làm quen với các thao tác liên quan đến chèn ký tự, chèn link, nhập liệu văn bản, định dạng văn bản, gõ đúng font, cỡ chữ, màu chữ,…

Ngoài ra, Word không chỉ là giao diện để hiển thị chữ mà công cụ này còn có thể chèn thêm hình ảnh, sắp xếp bố cục, và các hiệu ứng đa phương tiện sinh động khác nhau. Đây là một công cụ không khó sử dụng, nhưng để có thể thành thạo, bạn phải làm quen và rèn luyện từng ngày.

Kỹ năng tính toán trong Excel

Excel là một công cụ phổ biến không kém gì Word, nó được sử dụng rất nhiều cho mục đích tính toán, nhập và xử lý dữ liệu. Excel vốn được xem là công cụ khó dùng và khó học nhất trong tất cả những kỹ năng máy tính văn phòng.

Trong đó, kế toán là ngành đặc trưng phải sử dụng công cụ này hàng ngày, đơn giản hóa mọi thông tin và số liệu cần được tổng hợp. bất cứ khi nào bạn cần đến thống kê doanh số, quản lý và sử dụng các phép tính thì có thể dùng đến Excel.

Những kỹ năng Excel trong tin học văn phòng cơ bản là:

• Tạo bảng tính, Định dạng dữ liệu bảng tính
• Định dạng tự động theo từng nội dung
• Sử dụng các hàm số thông dụng: If, Vlookup, Hlookup, Sum, Sumif, Average, Countif, Min, Max,…
• Sử dụng lọc dữ liệu theo yêu cầu
• Vẽ biểu đồ, tạo link…

Kỹ năng tin học văn phòng về Powerpoint

Powerpoint được biết đến là một công cụ trình chiếu nội dung thường được sử dụng trong các cuộc hội họp tại công ty cần đến thuyết trình và thảo luận. Đây là một công cụ giúp bạn phát triển khả năng thiết kế bao gồm nội dung, hình ảnh và các hiệu ứng animation,… Ngoài ra còn cho phép bạn có thể chỉnh sửa và tạo hình khối một cách tự động.

So với Word và Excel thì Powerpoint ít phổ biến hơn. Nếu thành thạo kỹ năng này, sẽ giúp bạn tạo được ấn tượng tốt với sếp, với nhà đầu tư nhờ phần thuyết trình có hình ảnh minh họa rõ ràng, nội dung rành mạch đấy.

Kỹ năng sao lưu dữ liệu

Cùng với sự phát triển của hệ thống thông tin quản lý và các hệ thống máy tính, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều chọn cách sao lưu dữ liệu trên máy tình quản lý của họ. Trước kia, việc lưu trữ thông tin bằng giấy tờ gặp nhiều khó khăn trong việc bảo vệ tính nguyên vẹn của chứng từ, tốn diện tích lưu trữ và tốn chi phí in ấn.

Với kỹ năng tin học văn phòng, chúng ta có thể sắp xếp các chứng từ, sổ sách, giấy tờ cần lưu trữ một cách logic, bảo mật cao, dễ dàng tìm kiếm trên hệ thống. Hơn thế nữa, điều này sẽ tiết kiệm cho chúng ta một khoản chi phí thay vì sử dụng giấy.

Sao lưu dữ liệu giúp lưu trữ thông tin dễ dàng hơn

Làm thế nào để cải thiện được khả năng tin học văn phòng? 

Kỹ năng tin học văn phòng tuy khó nhưng không phải chúng ta không thể cải thiện được. Dưới đây, VietnamWork sẽ mang đến cho bạn một vài cách để cải thiện được kỹ năng tin học văn phòng:

Làm thế nào để cải thiện kỹ năng tin học văn phòng?

Tìm hiểu và tham gia các khóa học

Theo sự tăng lên về nhu cầu cải thiện kỹ năng tin học văn phòng, các khóa học về kỹ năng này cũng ngày càng nhiều. Tuy nhiên, bạn cần phải tìm hiểu kỹ trước khi tham gia bất kỳ khóa học nào để đảm bảo chất lượng kiến thức, cũng như đảm bảo năng lực của bạn phù hợp với khóa học bạn tham gia.

Đối với các kỹ năng tin học văn phòng thông thường bạn có thể tham khảo các lớp học trực tuyến như Udemy, Coursera và Linkedln Learning. Với các kỹ năng tin học văn phòng yêu cầu tính chuyên môn cao như khoa học dữ liệu, mã hóa cũng sẽ có các khóa học đào tạo riêng.

Tham khảo miễn phí từ Youtube

Nếu như bạn không có thời gian tham gia các khóa học thì các nền tảng như Youtube cũng là một nơi giúp bạn cải thiện được kỹ năng tin học văn phòng nhé. bạn có thể quan sát từng bước thực hiện thao tác được hướng dẫn cụ thể và nếu như chưa nắm bắt được bạn cũng có thể coi lại bất kỳ lúc nào. Đây cũng là cách giúp bạn cứu nguy trong các trường hợp khẩn cấp.

bên cạnh Youtube, bạn cũng có thể tham gia các diễn đàn về các kỹ năng tin học văn phòng để có thể trao đổi, học tập thêm từ mọi người.

Truy cập vào các nguồn phần mềm

Nếu bạn đang quan tâm đến một chương trình hoặc phần mềm cụ thể, bạn sẽ thường quan tâm đến các trang web của công ty sở hữu nó đầu tiên. Trên các trang web đó bạn có thể xem các clip hướng dẫn miễn phí, đặt câu hỏi nếu có thắc mắc hoặc tham gia các khóa học đào tạo sử dụng phần mềm đó nếu có để cải thiện được kỹ năng tin học văn phòng khi sử dụng các phần mềm này.

Từ những thông tin Vietnamworks đã cung cấp cho bạn phía trên, có thể thấy được kỹ năng tin học văn phòng không chỉ quan trọng đối với những bạn đang đi làm mà còn quan trọng đối với những bạn đang chuẩn bị đi xin việc nữa! Kỹ năng tin học văn phòng tốt sẽ giúp CV xin việc của bạn thêm phần nổi bật và có tỷ lệ trúng tuyển cao hơn so với các ứng viên khác. Vì thế, bạn nên trau dồi những kỹ năng này từ bây giờ và cố gắng vận dụng nó thật tốt trong học tập và công việc nhé!

Xem thêm: Kỹ năng thuyết phục là gì? Cách giúp rèn luyện khả năng thuyết phục hiệu quả

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam