Proposal là gì? Cách viết Proposal chuyên nghiệp

Proposal là gì?

Proposal (đề xuất) là một tài liệu viết nhằm đề xuất một ý tưởng, một dự án, một sản phẩm hoặc một dịch vụ đến một đối tượng khách hàng, đối tác hoặc cơ quan chức năng để thu hút họ quan tâm và hợp tác. Bản proposal thường có mục tiêu thuyết phục đối tượng tiếp nhận về tính khả thi và giá trị của ý tưởng hoặc dự án, và đề xuất các hình thức hợp tác hoặc giao dịch cụ thể.

Xem thêm:

• PR sản phẩm là gì? 6 hình thức nổi bật để PR sản phẩm hiệu quả
• Event là gì? Mô tả chi tiết công việc nhân viên event
• Khủng hoảng truyền thông là gì? Cách nhận biết và xử lý
• Ý nghĩa chi tiết các yếu tố trong mô hình 5W1H là gì?
• Các yếu tố cấu thành và ý nghĩa của 8P là gì?
• Khám phá Brand Awareness là gì – Chìa khóa tạo dấu ấn thương hiệu

Cấu trúc chi tiết của Proposal

Vậy cấu trúc Proposal là gì? Một Proposal chuẩn thường có 4 phần như sau:

Giới thiệu

Trước tiên, Proposal cần có một phần giới thiệu chứa các thông tin cơ bản liên quan đến nội dung của bài Proposal để giúp độc giả có cái nhìn tổng quát nhất có thể.

Nội dung phần giới thiệu Proposal bao gồm:

• Tên dự án/ chương trình và hình thức (ví dụ: Hội thảo, chương trình khuyến mãi, quảng cáo,…).
• Giới thiệu về bản thân và lý do gửi bản Proposal này.
• Các cá nhân tham gia và người chịu trách nhiệm chính.
• Các đầu mục công việc mà người đọc sẽ thực hiện.
• Khung nội dung chương trình.
• Thông tin liên hệ.

Đặt khách hàng, đối tác là trọng tâm

Phần này đóng vai trò quan trọng, quyết định đến thành công của Proposal. Nội dung phải tạo sự hấp dẫn và thuyết phục đối tượng mua hàng, khiến họ cảm thấy Proposal này có thể đáp ứng nhu cầu của họ. Điều này sẽ gia tăng cơ hội đạt được sự đồng ý từ phía khách hàng.

Phần này cần bao gồm nhiều thông tin như sau:

• Lý do thực hiện dự án/ chương trình là gì?
• Thời gian diễn ra dự án.
• Địa điểm diễn ra dự án.
• Lịch trình các công việc trong dự án/ chương trình.

Nội dung chính và mô tả chi tiết dự án

Phần nội dung chính cần được trình bày chi tiết và logic để khách hàng dễ dàng hiểu. Điều quan trọng là giữ tính khoa học trong việc trình bày các nội dung sau:

• Ý tưởng được thể hiện trong dự án/ chương trình.
• Lợi ích và thuận lợi mà dự án/ chương trình mang lại cho đối tác và khách hàng.
• Chi phí đối tác và khách hàng cần chi trả cho dự án/ chương trình này.

Chuyên môn và kinh nghiệm của doanh nghiệp

Phần cuối cùng của Proposal cũng ảnh hưởng đến việc đối tượng mua hàng chấp nhận hợp tác hay không. Viết nội dung cho phần này cần phân bổ đầy đủ và hợp lý để thay đổi tâm lý khách hàng:

• Giới thiệu về doanh nghiệp.
• Các phòng ban, nhóm và nhân sự nổi bật trong doanh nghiệp.
• Các đơn vị đã hợp tác thành công với doanh nghiệp.
• Các giải thưởng và thành tựu đã đạt được của doanh nghiệp.

Đảm bảo văn bản mượt mà và thể hiện sự độc đáo của nội dung bằng cách sử dụng ngôn từ rõ ràng, súc tích và tránh lặp lại thông tin.

Cách viết Proposal chuyên nghiệp

Dưới đây là những tips để viết Proposal một cách chuyên nghiệp:

Chăm chút hình thức

Để tạo ấn tượng và thu hút khách hàng ngay từ khi đọc Proposal, hình thức viết cần được chăm chút và đầu tư. Có thể tham khảo các mẫu Proposal thiết kế trên các website để tạo ra một bản Proposal đẹp mắt, ấn tượng và gây thiện cảm từ phía khách hàng.

Ngắn gọn, dễ hiểu

Một Proposal chuyên nghiệp không cần quá dài, thông thường từ 2.000 đến 3.500 từ (4-7 trang) là đủ. Tuy nhiên, điều quan trọng là sử dụng ngôn từ đơn giản, câu văn ngắn gọn và dễ hiểu để truyền tải ý tưởng một cách rõ ràng và dễ nhận thức.

Một Proposal chuyên nghiệp cần phải trả lời được những câu hỏi cơ bản như sau:

• Dự án đề xuất sẽ mang lại những lợi ích gì cho khách hàng?
• Cấu trúc của Proposal để trình bày các đề xuất tiếp thị như thế nào?
• Những nội dung nào không cần thiết và có thể lược bỏ trong Proposal?
• Làm thế nào để liên kết các nội dung trong Proposal một cách logic và ý nghĩa?

Tập trung hướng tới khách hàng

Khách hàng luôn là tâm điểm của mọi hoạt động kinh doanh. Vì vậy, viết Proposal phải tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng.

Xây dựng plan tối ưu nhất có thể

Một Proposal chuyên nghiệp nên bao gồm kế hoạch chi tiết về các hoạt động, sự kiện, công việc triển khai, nhân sự phụ trách và cả thông tin tài chính. Cần xác định rõ những nội dung quan trọng cần bao gồm và giữ cho Proposal luôn có tính logic và ý nghĩa.

Tìm hiểu đối thủ

Trước khi viết Proposal, cần tìm hiểu kỹ về đối thủ và chỉ ra những điểm nổi bật để thể hiện sự khác biệt và thuyết phục khách hàng.

Ngân sách

Ngân sách sẽ ảnh hưởng đến quy mô và phạm vi của dự án, do đó cần xây dựng một Proposal mẫu dự án phù hợp và khả thi với ngân sách đã được xác định.

Những lời đề xuất trên sẽ giúp tăng tính sáng tạo và độc đáo của Proposal, từ đó thu hút sự quan tâm và tin tưởng từ khách hàng, tạo nên một bản Proposal chuyên nghiệp và hiệu quả.

Các lỗi cần tránh khi viết Proposal là gì?

Trong quá trình viết, bạn cần lưu ý những lỗi sau đây để có được một bản Proposal hấp dẫn và gây ấn tượng.

Gây mất hứng thú, không tạo ấn tượng với khách hàng

Proposal quá dài dòng có thể khiến khách hàng mất hứng thú và bỏ qua nó. Thay vào đó, hãy viết ngắn gọn, súc tích và tập trung vào trọng tâm của đề xuất. Điều quan trọng là đáp ứng insight của khách hàng và cho họ thấy lợi ích mà họ có thể nhận được từ đề xuất của bạn.

Tập trung quá nhiều vào phần năng lực chuyên môn và kinh nghiệm của công ty, cá nhân

Tránh việc quá tập trung vào giới thiệu công ty, kỹ năng và thành tựu. Thay vào đó, nêu bật những khía cạnh năng lực chuyên môn và kinh nghiệm có liên quan trực tiếp đến đề xuất sản phẩm/dịch vụ. Điều này giúp đảm bảo tính xác thực của Proposal và giữ cho nội dung trở nên hấp dẫn hơn.

Không làm nổi bật vấn đề và cấu trúc không rõ ràng

Hãy chắc chắn rõ ràng và mạch lạc khi trình bày thông tin trong Proposal. Tạo cấu trúc hợp lý giúp khách hàng dễ dàng nắm bắt và hiểu rõ các vấn đề mà đề xuất đang giải quyết. Sử dụng tiêu đề, đoạn văn ngắn, đơn giản để tách biệt các phần quan trọng, giúp khách hàng tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn.

Viết proposal chuyên nghiệp là một quá trình cần sự tỉ mỉ, tập trung và sáng tạo. Từ cấu trúc đến cách viết và tránh những sai lầm phổ biến, mỗi yếu tố đều ảnh hưởng đến khả năng thành công của proposal. Hy vọng với những thông tin chi tiết về proposal là gì mà HR Insider chia sẻ trên đây, bạn sẽ có được một bản proposal hấp dẫn nhất cho đối tượng khách hàng, đối tác của bạn.

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: tuyển dụng The Coffee House, Trung Nguyên Legend tuyển dụng, Công ty Bánh Kẹo Hải Hà tuyển dụng, Gờ Cafe tuyển dụng, Trà Sữa tuyển dụng, Gong Cha tuyển dụng, Uniben tuyển dụng, và URC tuyển dụng.

>>> Xem thêm các bài chia sẻ về chủ đề liên quan:

• Cho những ai chưa biết portfolio là gì? Cơ hội ứng tuyển của  việc làm tiềm năng
• Phân biệt Portfolio và CV dành cho dân nghiệp dư
• Phần mềm tính lương là gì? Khi nào nên dùng phần mềm.
• Budget là gì? Ngân sách lập kế hoạch như thế nào là chuẩn?
• Promotion là gì?
• Market là gì? Thị trường áp dụng cho điều gì?
• Kỹ năng là gì? Những kỹ năng quan trọng cần có để nổi bật
• Producer là gì? Trách nhiệm của nhà sản xuất trong ngành công nghiệp
• Mentor là gì? Tại sao mentor lại quan trọng đối với sự phát triển cá nhân?
• Procurement là gì? Vai trò của nó

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam