“Cài đặt email” – điều đầu tiên mà dân công sở chúng ta thực hiện khi bước chân vào công ty mới. Điều này cho thấy, email là thứ vô cùng quan trọng và là cơ sở tiền đề để dân công sở bắt đầu công việc của mình. Nhưng lạ lùng là dù email quan trọng đến như vậy nhưng không ai thèm quan tâm đến văn hóa viết email sao cho đúng cách, hợp ý người mà cũng vừa vặn ý mình.
Vì cuộc sống luôn có hai mặt, sẽ có những lúc trong công việc bạn cần phải mềm mỏng vài phần nhưng cũng có những lúc bạn cần phải cứng rắn bảo vệ quan điểm cá nhân. Và email cũng cần phải thể hiện được thái độ lúc mềm mỏng lúc cứng rắn của bạn. Đặc biệt, email sẽ luôn là một “bằng chứng” nếu xảy ra tranh chấp, vì thế bạn hãy luôn giữ cương vị “người có lý” để được “pháp luật” bảo vệ khi cần nhé.
Và nếu bạn muốn sống trong hòa bình thì hãy lưu tâm đến “văn hóa viết email” chốn công sở qua bài viết sau đây nhé. Vì suy cho cùng, trách người không bằng trách mình đã không có sự chuẩn bị tốt nhất!
Văn hóa viết email
Điều mà hầu hết ai trong chúng ta đều nắm rõ nhưng không phải lúc nào cũng để tâm và ý thức để kiểm soát được. Đó là mọi email đều để lại dấu vết, manh mối. Từng câu từng chữ của bạn soạn thảo qua email đều phản ánh rõ ràng thái độ của bạn với người tiếp nhận email đó. Và điều quan trọng là chúng không thể xóa đi hay lãng quên như trao đổi bằng lời nói, thậm chí chúng còn có thể lưu trữ lại.
Nếu bạn đang gặp những bất đồng với đồng nghiệp hoặc nhận thấy nguy cơ về việc sắp xảy ra bất đồng thì cách tốt nhất là không nên thảo luận điều đó qua email. Mọi khúc mắc, rắc rối nên được giải quyết bằng cuộc trò chuyện trực tiếp. Nó sẽ dễ dàng hơn việc lao vào bàn phím với sự tức giận và nói ra điều bạn không bao giờ muốn nói với người khác trong lúc bốc đồng. Điều này chỉ làm cho vấn đề càng trở nên tồi tệ hơn.
Còn nếu bắt buộc phải sử dụng email để giải quyết vấn đề này, bạn cần thật sự bình tĩnh và né tránh sử dụng các từ ngữ “mang tính khiêu khích” đối phương. Đây là văn hóa viết email nơi công sở nhằm hạn chế tối đa tranh cãi trong các mối quan hệ làm việc.
Bên cạnh đó, những thông tin liên quan đến bí mật công ty như dự án mới, kế hoạch đang triển khai… bạn cũng tuyệt đối không được trao đổi qua email bởi người nhận được thông tin này hoàn toàn có thể khai thác và chuyển đến cho một bên thứ ba nào đó. Điều này sẽ để lại những hậu quả ảnh hưởng vô cùng lớn đến công ty.
Ngoài ra, sau đây là những lưu ý trong văn hóa viết mail nơi công sở mà bạn cần biết để tránh những mâu thuẫn không đáng có.
1. Thông điệp, nội dung không rõ ràng
Một yêu cầu cần tránh khi viết email chuyên nghiệp đó là nội dung không rõ ràng. Trao đổi công việc qua email cần tập trung vào nội dung chính để truyền tải thông điệp nhanh chóng và rõ ràng. Việc gửi một email mơ hồ, không mang mục đích rõ ràng sẽ khiến người nhận cảm thấy khó chịu và hoàn toàn có thể tạo nên những mâu thuẫn không đáng có. Do đó, khi bắt đầu soạn một email, bạn nên suy nghĩ kỹ về điều muốn trình bày, yêu cầu và thông tin cuối cùng muốn truyền đạt.
2. Các yêu cầu dài dòng không đúng trọng tâm
Tất nhiên, một email trao đổi công việc có thể bao gồm nhiều thông tin hoặc yêu cầu nếu có cùng chung một dự án hoặc vấn đề nào đó. Tuy nhiên, bạn cần nêu rõ trọng tâm nội dung chính để người nhận dễ nắm bắt thay vì viết một email như một bài văn dài miên bman. Cách chuyên nghiệp là gửi thông tin theo dạng list theo thứ tự quan trọng nhất. Từ đó, người nhận sẽ biết công việc nào cần ưu tiên và xử lý cho bạn trước.
3. Không CC hoặc BCC một cách lộn xộn, không rõ lý do
Trong email làm việc qua lại, việc CC hay BCC một ai đó không còn quá xa lạ nữa nhưng đừng vì thế mà bạn cho quyền mình được làm một cách lộn xộn, không rõ lý do. Khi muốn CC một cá nhân nào nó, bạn nên đặt câu hỏi với chính mình rằng: “Liệu rằng người này có bắt buộc phải có mặt trong email này hay không?”. Ví dụ đơn giản là nếu bạn đang muốn tranh luận với một cá nhân nào đó để giải quyết vấn đề và tìm ra cách giải quyết thì liệu việc cc tất cả đồng nghiệp, không liên quan đến công việc mà email đề cập đến thì có là hợp lý không?
CC hay BCC thực chất chỉ mang tính chất thông báo cho những người có liên quan hoặc cần biết tiến độ của email. Ví dụ, bạn cần làm việc xuyên phòng ban thì bạn bắt buộc phải CC cấp trên trực tiếp của bạn và cả người đồng nghiệp đó để họ có một lý do chính đáng để hỗ trợ bạn trong thời gian làm việc.
4. Gửi quá nhiều file đính kèm
Một nhân viên công sở có thể nhận trung bình đến hàng trăm email mỗi ngày. Do đó, một email đầy đủ nội dung, ngắn gọn cùng file đính kèm tóm lược nội dung trở thành văn hóa ngầm mà bất kỳ nhân viên nào cũng cần vận dụng.
Nếu file đính kèm quá nhiều thông tin, người nhận mail sẽ không có nhiều thời gian để đọc từ đầu và chắt lọc thông tin bạn đang đang đề cập. Điều này vô tình khiến quá trình xử lý công việc giữa hai bên trở nên chậm trễ. Cách tốt nhất là bạn chỉ chọn gửi file thông tin sau khi đã cắt hoặc lọc nội dung cần cho người nhận nắm thông tin. Đừng gửi full hồ sơ thông tin dài dằng dặc vì nó sẽ khiến người nhận mail khiến nhận email cảm thấy khó chịu.
5. Lỗi chính tả
Lỗi chính tả là một trong những điều tối kỵ khi viết email chuyên nghiệp. Thông qua điều này, người nhận có thể đánh giá không tốt về bạn, thậm chí gây mất thiện cảm với đối tác và cũng ảnh hưởng đến công việc hiện tại và sự nghiệp của bạn về lâu dài. Vì vậy, hãy dành thời gian đọc lại một vài lần email trước khi gửi để chắc chắn những điều bạn viết không có sai sót về lỗi chính tả.
6. Thái độ thiếu nghiêm túc
Đặc biệt, một email chuẩn mực nơi công sở nên được thể hiện với ngôn ngữ và văn phong lịch sự, phù hợp. Đây là hình thức trao đổi công việc một cách lịch sự và không dành cho ngôn ngữ nói, từ lóng hay những biểu tượng cảm xúc. Tốt nhất là bạn không nên sử dụng nét hài hước khi sử dụng email vì điều này thể hiện sự thiếu tôn trọng người nhận email, trừ trường hợp người nhận có mối quan hệ thân thiết nhất định với bạn.
Có thể ở ngoài, bạn và đồng nghiệp lớn tuổi hơn có thể đùa giỡn với nhau thoải mái nhưng trong email thì bạn cần phải tuyệt đối tránh. Việc nói chuyện có đầu đuôi, lịch sự và thể hiện thái độ tôn trọng sẽ giảm bớt những hiểu lầm không đáng có giữa bạn và người nhận email.
Bạn thấy đấy, email nơi công sở có những văn hóa sử dụng riêng của nó. Nếu vô tình không biết hoặc cố tình phạm phải, bạn sẽ khó tránh những rắc rối trong các mối quan hệ làm việc. Hy vọng bài viết sau đây sẽ giúp bạn nắm được phần nào văn hóa viết mail nơi công sở. Chúc bạn thành công!
>>>Xem thêm: 4 nguyên tắc sinh tồn chốn công sở mà bạn không nên bỏ qua!
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
