Kế Toán Thanh Toán/ Payable Accountant (Urgent)

Trách nhiệm/ nhiệm vụ chính/ List Primary Responsibilities/Accountabilities

- Nhận hóa đơn và thực hiện đối chiếu theo nguyên tắc 3-way matching. Hóa đơn cần được ghi nhận đúng tài khoản chi phí trong vòng từ 3 đến 5 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn.

Receive invoices and perform three-way matching. Invoice need to be match within from 3 days to 5 days from receiving date with correct expense account.

- Đảm bảo ghi nhận hóa đơn phí vận chuyển đúng hạn, liên hệ với phòng xuất nhập khẩu để thực hiện điều chỉnh giữa trị giá trên sổ sách và báo cáo chi phí vận chuyển.

Ensure record freight Invoices on time, follow up with Logistic departs and reconciliation between GL’s amount & freight report.

- Ghi nhận các hóa đơn không có đơn đặt hàng sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt và các biên bản bàn giao.

Record all Non PO Invoices after having authorized approval and handover minutes

- Giải đáp thắc mắc của các bộ phận về các vấn đề liên quan tới đơn đặt hàng, hợp đồng của các khoản phải thu, phải trả.

Handle department’s query in relation to Receiving, PO, contract…in payable & receivable

- Lập báo cáo tình hình các khoản phải thu, phải trả hàng tháng và tình trạng hóa đơn để có các phương án xử lý kịp thời.

Prepare monthly AR aging report, AP aging report, invoice checklist and make sure that appropriate actions will be take action.

- Giải quyết các thắc mắc của nhà cung cấp liên quan đến hóa đơn, tình hình công nợ và các yêu cầu khác.

Handle vendors’ query in relation to invoicing, ending balance and others

- Kết hợp với kế toán thanh toán, nhân viên mua hàng và kho để đối chiếu, cập nhật số liệu hàng tuần.

Liaise with Payable Accountant, Purchaser and Warehouse… team to pull together weekly update.

- Nhận báo cáo công tác, phiếu đề nghị thanh toán và phiếu tạm ứng tiền mặt,…và phản hồi lại cho người làm báo cáo trong vòng một ngày kể từ khi nhận báo cáo và thực hiện thanh toán đúng hạn.

Receive TER, payment voucher; cash advance voucher …and feedback to employee within one day from the receiving date and process payment on time.

- Lập bảng danh sách hợp đồng và đảm bảo danh sách đó được cập nhật và báo cáo hàng tháng. Đảm bảo tất cả các hợp đồng được lưu trữ một cách cẩn thận.

Record contract in Contract summary (if any) and ensure contract master file is up-to-date and report status monthly; ensure all contracts are safe guarded.

- Đảm bảo các thanh toán cho các công ty trong nôi bộ tập đoàn được thực hiện đúng hạn.

Ensure that inter-company payments / receipts are madden on time.

- Theo dõi chi phí phát sinh hàng tháng và đề xuất tạm tính nếu cần thiết. Làm bút toán liên quan đến các khoản phải trả, phải thu một cách chính xác và đúng thời hạn như là tạm tính các khoản phải trả, tạm ứng tiền mặt, phí vận chuyển và các tài khoản khác (nếu có).

Follow up on recurring monthly expenses and propose accruals as necessary. Make entry related to payable, receivable accurately, timely as AP manual accrual, Cash advance, freight and others (if any)

- Thực hiện đối chiếu và phân tích tài khoản định kỳ theo quy định của tập đoàn, và yêu cầu của cấp quản lý cao hơn.

Perform periodic account reconciliations and analysis as per Corporate deadlines and guidelines, and as assigned by the high level.

- Cập nhật danh sách các hợp đồng còn đang thực hiện và tình trạng báo cáo, thông báo cho các bên liên quan nếu hợp đồng sắp hết hạn.

Update list of open / current contracts and report status; alert relevant members of contracts that are going to expire.

- Giữ vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn các nhân viên mua hàng và cá nhân liên quan trong việc sử dụng tài khoản chi phí và quy trình thanh toán

Play key role in educating all purchasing employees & related person in using expense accounts and payable processes.

- Tổng hợp số dư cuối kỳ các tài khoản công nợ với các công ty trong nội bộ tập đoàn hàng tháng.

Prepared monthly Inter-company Balance summary

- Duy trì sự chủ động trong công việc với các phòng ban liên quan như phòng Mua, Xuất nhập khẩu, Kho.

Maintaining active working relationship with Purchasing, Import-Export, Warehouse and other related departments

- Thực hiện các công việc khóa sổ định kỳ được giao và công việc liên quan đến kiểm toán. Perform period end closing tasks assigned by direct report and Jobs related to audit

• Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Kê toán, Tài chính

• University degree: Accounting & finance

• Hiểu biết về phần mềm mua bán/ quản lý hàng tồn kho như Excel, Word, Lawson và Tiếng Anh.

• Knowledge of basic purchasing/inventory software, Excel, Word, English, Lawson.

• Chấp nhận sinh viên mới ra trường/ Fresher accepted