Merchandiser/ Nhân Viên Quản Lý Đơn Hàng

Job Summary

Gardenline has a successful 30 years operating history, commencing in 1992 as a modest import and distribution operation to become one of the leading exporters of outdoor furniture. We are looking for an Customer Account Executive who is responsible for updating and following-up Orders from Factory to Customer Service Team and ensure all information updated on time and accurately.

Gardenline có bề dày hoạt động thành công suốt 30 năm, bắt đầu từ năm 1992 với quy mô khiêm tốn là một đơn vị nhập khẩu và phân phối, và đã phát triển trở thành một trong những nhà xuất khẩu hàng đầu về nội thất ngoài trời. Chúng tôi đang tìm kiếm một Chuyên viên quản lý Khách hàng, người sẽ chịu trách nhiệm cập nhật và theo dõi các đơn hàng từ nhà máy đến bộ phận Chăm sóc Khách hàng, đồng thời đảm bảo mọi thông tin được cập nhật kịp thời và chính xác.

Key Tasks and Responsibilities

1/ Data management and entry/ Quản lý và nhập dữ liệu:

• Entering customer and account data from source documents within time limits.

Nhập dữ liệu khách hàng và tài khoản từ các tài liệu nguồn trong thời gian quy định.

• Compiling, verifying accuracy, and sorting information to prepare source data for computer entry.

Tổng hợp, kiểm tra độ chính xác và phân loại thông tin để chuẩn bị dữ liệu nguồn cho việc nhập liệu vào máy tính.

• Review, check data to detect omissions or errors, correct any incompatibilities, and check outputs result.

Xem xét, kiểm tra dữ liệu để phát hiện thiếu sót hoặc lỗi, sửa chữa bất kỳ sự không tương thích nào và kiểm tra kết quả đầu ra.

• Input customer and account data by entering textual information and figures from source documents within the specified time frame.

Nhập dữ liệu khách hàng và tài khoản bằng cách nhập thông tin văn bản và số liệu từ các tài liệu nguồn trong thời gian quy định.

• Research and get more information for incomplete documents.

Nghiên cứu và lấy thêm thông tin cho các tài liệu chưa đầy đủ.

• Create purchase invoices, purchase orders, sales invoices, packing lists, and shipping lists.

Tạo hóa đơn mua hàng, đơn đặt hàng mua, hóa đơn bán hàng, danh sách đóng gói và bảng kê vận chuyển.

• Create reports, store completed work at specified locations, and perform backup operations.

Tạo báo cáo, lưu trữ công việc hoàn thành tại các vị trí chỉ định và thực hiện các thao tác sao lưu.

• Scan documents and print files as needed.

Quét tài liệu và in các tệp khi cần thiết.

• Keep information confidential/ Giữ thông tin bí mật.

• Comply with data integrity and security policies.

Tuân thủ các chính sách về tính toàn vẹn và bảo mật dữ liệu.

2/ Support in Customer Account management and Planning to:

Hỗ trợ trong Quản lý Tài khoản Khách hàng và Lập Kế hoạch để:

• Manage key international customers to ensure the development schedule is on track.

Quản lý các khách hàng quốc tế quan trọng để đảm bảo tiến độ phát triển đúng kế hoạch.

• Make necessary negotiations (price, timeline) with the customer.

Thực hiện các cuộc đàm phán cần thiết (giá cả, thời gian) với khách hàng.

• Ensure high professionalism and customer service standards are maintained, thereby creating referral and intermediary opportunities.

Đảm bảo duy trì các tiêu chuẩn chuyên nghiệp và dịch vụ khách hàng cao, từ đó tạo ra cơ hội giới thiệu và trung gian.

• Ability to follow strict manufacturing guidelines set by the customer.

Khả năng tuân thủ các hướng dẫn sản xuất nghiêm ngặt do khách hàng đặt ra.

• Coordinate daily with Procurement team for order allocation, orders lead time and requests.

Phối hợp hàng ngày với bộ phận Thu mua để phân bổ đơn hàng, thời gian giao hàng và yêu cầu của đơn hàng.

• Coordinate with Procurement team for pre-production samples arranging.

Phối hợp với bộ phận Thu Mua để sắp xếp sản xuất trước hàng mẫu.

• Coordinate with QC team for customer inspection to ensure samples/cargo are ready to be inspected.

Phối hợp với bộ phận QC cho việc kiểm tra của khách hàng để đảm bảo hàng mẫu/hàng hóa đã sẵn sàng để kiểm tra.

• Coordinate with Logistics team for vendors’s shipping documents after shipped for input on system.

Phối hợp với bộ phận Vận chuyển cho các chứng từ vận chuyển của nhà cung cấp sau khi vận chuyển để nhập vào hệ thống.

• Track and review pre-production sample, specs and colour swatches to ensure samples match with required specifications and quality standard.

Theo dõi và xem xét việc sản xuất trước hàng mẫu, thông số kỹ thuật và mẫu vải để đảm bảo mẫu phù hợp với thông số kỹ thuật và tiêu chuẩn chất lượng được yêu cầu.

• Arrange testing required by customers to Technical and Procurement team.

Sắp xếp kiểm tra theo yêu cầu của khách hàng cho bộ phận Kỹ thuật và Thu mua.

• Contact Sales team for shipping instruction.

Liên hệ với bộ phận bán hàng để được hướng dẫn vận chuyển.

• Coordinate with internal departments such as Logs, Production, QC, Finance to ensure smooth workflow for order follow-up.

Phối hợp với các bộ phận nội bộ như Vận chuyển, Sản xuất, QC, Tài chính để đảm bảo quy trình làm việc theo dõi đơn hàng thông suốt.

• Maintain Total Order files to ensure info are match between all departments.

Duy trì các tệp Tổng đơn hàng để đảm bảo thông tin phù hợp giữa tất cả các bộ phận.

3/ Shipping Forwarder / 3rd party of customer:

Đơn vị giao nhận vận chuyển / Bên thứ ba của khách hàng:

• Contact customer shipping agent and fill in booking request forms to request bookings.

Liên hệ với đại lý vận chuyển của khách hàng và điền vào biểu mẫu yêu cầu đặt chỗ để yêu cầu đặt chỗ.

• Update production schedule to shipping agent to get suitable vessel schedule and/or amend released bookings.

Cập nhật lịch trình sản xuất cho đại lý vận chuyển để có được lịch trình tàu phù hợp và/hoặc sửa đổi các đặt chỗ đã phát hành.

• Contact customer 3rd party for booking inspection schedules.

Liên hệ với bên thứ 3 để đặt lịch kiểm tra.

4/ Others/ Những việc khác:

• Ensure the order data and information updated timely and correctly on systems for tracking.

Đảm bảo dữ liệu và thông tin đơn hàng được cập nhật kịp thời và chính xác trên hệ thống để theo dõi.

• Ensure the price and cost are updated into the order and system for invoicing.

Đảm bảo giá cả và chi phí được cập nhật vào đơn hàng và hệ thống lập hóa đơn.

Knowledge:

• University/College Degree in Import/Export, Business administration…

Bằng Đại học/Cao đẳng chuyên ngành Xuất nhập khẩu, Quản trị kinh doanh...

• Knowledge of Production costing, Outdoor Furniture (Wood/Textile/Cushion)

Kiến thức về chi phí sản xuất, Nội thất ngoài trời (Gỗ / Dệt may / Đệm)

Experience:

• At least 05 years of experience in Customer Service/ Merchandiser Position

Ít nhất 05 năm kinh nghiệm ở vị trí Chăm sóc khách hàng/ Quản lý đơn hàng.

Soft Skills:

• Fluency in both verbal and written English and English

Thành thạo tiếng anh giao tiếp và kỹ năng viết

• Good at Microsoft Office software

Sử dụng thành thạo phần mềm văn phòng của Microsoft

• Strong in Negotiation Skill, Time-Management Skill

Có kỹ năng về thương lượng và sắp xếp quản lý thời gian

• Independent and able to work under pressure

Độc lập và có khả năng làm việc dưới áp lực

• Approachable & a team player

Là người dễ gần, có khả năng làm việc nhóm

• Attention to details & customer-focused

Chú ý từng chi tiết và tập trung vào Khách hàng

• Be willing to travel

Sẵn sàng đi công tác