Nhân Viên Hành Chính - Administrative Staff

Hiện tại, dự án đang ở giai đoạn quan trọng nên Công ty cần một nhân viên hành chính đảm nhiệm các công việc hành chính, xử lý giấy tờ, hỗ trợ nhân viên công ty nhận/gửi tài liệu, sắp xếp các chuyến công tác cho quản lý và một số công việc văn phòng cần thiết.

Currently, the project is at an important stage, so OM2PC needs Administrative Staff to take on administrative tasks, handle paperwork, support company employees with receiving/sending documents, arrange business trips for managers, and some necessary office work.

1. Công tác lễ tân/Reception

• Tiếp nhận điện thoại từ khách hàng, chào đón khách hàng, đối tác khi đến trao đổi, hợp tác với lãnh đạo.

Receive customer phone calls, and welcome customers and partners when exchanging and cooperating with leaders.

• Thực hiện công tác chuẩn bị (văn bản, giấy tờ, nước uống) cho các cuộc họp, hội nghị trong doanh nghiệp.

Carry out the preparation (documents, papers, drinking water), for organizing meetings and conferences in the enterprise.

• Sắp xếp khách sạn, xe, chuyến bay và các dịch vụ hậu cần cần thiết khác cho nhân viên công ty theo phê duyệt.

Arrangement of hotel, car, flights and other necessary logistics for employees and guests.

• Giữ gìn vệ sinh môi trường làm việc tại văn phòng, bảo dưỡng tài sản, cơ sở vật chất của công ty và quản lý đồ dùng văn phòng, văn phòng phẩm.

Keep the office working environment clean and maintain the company assets and facilities and manage office sundries and stationeries.

• Phối hợp với bên cho thuê (Tòa nhà Hồng Phúc) để đăng ký khách, xuất nhập tài sản và các vấn đề khác.

Coordinate with Lessor (Hong Phuc Building) for guest registrations, assets in-and-out and other issues.

2. Quản lý hồ sơ giầy tờ/Management of dossiers and papers

• Trực tiếp chuyển và tiếp nhận các văn bản quan trọng từ công ty đến khách hàng, đối tác và ngược lại.

Directly transfer and receive important documents from the company to customers and partners and vice versa.

• Lưu trữ giấy tờ, tài liệu của doanh nghiệp một cách khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết.

Store papers and documents of the business in a scientific way, convenient for searching when necessary.

• In ấn, photocopy tài liệu, và soạn thảo văn bản theo nhu cầu của các phòng ban.

Printing and photocopying documents, and drafting documents to meet the needs of departments.

• Hỗ trợ nhóm tổ chức các sự kiện nội bộ và bên ngoài bao gồm hội thảo, hội nghị, cuộc họp và tiệc tùng.

Assist team in organizing internal and external events including seminars, conferences, meetings, and parties.

• Các vấn đề khác do Các cấp trên chỉ đạo.

Other issues instructed by Managers.

• Tốt nghiệp đại học hoặc tương đương

College graduate or equivalent.

• Good computer skills and English capabilities (oral, writing, reading).

Có kĩ năng sử dụng máy tính và có khả năng tiếng anh tốt (nói, đọc, viết)

• Candidates with at least 1 year of administrative accounting experience.

Ưng viên có từ 1 năm kinh nghiệm hành chính kế toán

• Có khả năng giữ bí mật và ứng xử một cách chuyên nghiệp.

Ability to maintain confidentiality and behave in a professional manner.

• Có kĩ năng giao tiếp tốt với cấp trên, đồng nghiệp và các cá nhân trong và ngoài Công ty.

Ability to communicate effectively both orally and in writing with superiors, co-workers, and individuals inside and outside the Company.

• Có tổ chức tốt, có tinh thần phục vụ và tinh thần đồng đội.

Well organized, service-minded, and team spirit.