Nhân Viên Hành Chính Tổng Hợp (Admin)

Mục tiêu công việc

Chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hành chính – nhân sự, hỗ trợ mua hàng và quản lý hồ sơ pháp lý phục vụ hoạt động Sales/Marketing, đảm bảo vận hành nội bộ hiệu quả và tuân thủ quy định công ty/pháp luật.

________________________________________

Mô tả công việc

1. Hành chính – Nhân sự (30%)

• Quản lý và theo dõi chi phí hành chính: điện thoại, taxi/Grab, văn phòng phẩm, mực in, điện – nước – internet tòa nhà.

• Tổng hợp chứng từ, lập PO, kiểm tra hóa đơn và thực hiện đề nghị thanh toán theo quy định.

• Hỗ trợ công tác cho BOD & CBNV: đặt vé máy bay, khách sạn, visa; tổng hợp chi phí công tác, tiếp khách.

• Tham gia tổ chức hoạt động nội bộ, gắn kết nhân viên; đặt hoa, quà, nhà hàng theo yêu cầu.

• Quản lý hồ sơ pháp lý công ty, hồ sơ PCCC; phối hợp đảm bảo tuân thủ quy định tại văn phòng/kho.

• Quản lý dịch vụ vệ sinh tại trụ sở và chi nhánh.

2. Hành chính mua hàng (40%)

• Tiếp nhận, kiểm tra và tổng hợp hợp đồng, hóa đơn, biên nhận hàng hóa từ Phòng Mua hàng.

• Hỗ trợ chuẩn bị chứng từ nhập hàng, làm việc với forwarder theo hướng dẫn.

• Hỗ trợ tìm nhà cung cấp, liên hệ lấy báo giá khi cần.

• Lập PO thanh toán và trình ký hồ sơ mua hàng lên Ban Giám Đốc.

3. Hành chính pháp lý Sales & Marketing (30%)

• Thực hiện và hoàn thiện hồ sơ pháp lý phục vụ hoạt động Sales/Marketing:

công bố sản phẩm, giấy phép quảng cáo và các hồ sơ liên quan.

• Là đầu mối làm việc với đơn vị tư vấn luật.

• Quản lý, lưu trữ hồ sơ pháp lý (bản cứng & bản mềm trên drive).

• Cung cấp hồ sơ cho các phòng ban theo đúng quy trình và phê duyệt.

Trình độ & kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Thư ký hoặc liên quan.

• Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính Tổng hợp.

• Có kiến thức về Luật Doanh nghiệp là lợi thế.

• Lộ trình phát triển:

Chuyên viên Hành chính Tổng hợp → Trưởng nhóm HCNS / Mua hàng / Sales Admin

Kỹ năng & năng lực

• Kinh nghiệm soạn thảo hợp đồng, quản lý đơn hàng, giao nhận.

• Kỹ năng tổ chức công việc, quản lý thời gian, giải quyết vấn đề.

• Giao tiếp tốt, thành thạo tin học văn phòng.

• Cẩn thận, chủ động, linh hoạt, có tinh thần hỗ trợ.

• Khả năng làm việc độc lập, phối hợp tốt và chịu được áp lực công việc.