Nhân Viên Hành Chính Văn Thư

*Nhiệm vụ:

- Soạn thảo và xử lý công văn đi, đến:

+ Soạn thảo văn bản theo yêu cầu của Trưởng/Phó Ban.

+ Tiếp nhận văn bản đã được ký duyệt từ Ban Tổng Giám đốc, vào số công văn đi, đóng dấu, sao lưu và gửi đến các bên có liên quan theo quy trình của Công ty.

+ Tiếp nhận công văn đến, vào sổ công văn đến, sao lưu và gửi đến các bên có liên quan theo quy trình của Công ty.

+ Lưu trữ hồ sơ dự án, các tài liệu, văn bản có liên quan theo quy định của Công ty.

- Quản lý, sử dụng con dấu:

+ Bảo quản con dấu Công ty

+ Tiếp nhận các nhu cầu đóng dấu từ các phòng ban, đơn vị

+ Thực hiện việc đóng dấu theo quy trình quản lý công văn và con dấu của Công ty

- Quản lý trang thiết bị CCDC:

+ Tiếp nhận các đề xuất mua sắm các trang thiết bị, dịch vụ sửa chữa văn phòng và triển khai thực hiện theo quy trình của Công ty

+ Quản lý trang thiết bị, tài sản, công cụ dụng cụ (bao gồm TTB sử dụng tại văn phòng và giao cho cá nhân sử dụng)

+ Phối hợp Ban TCKT kiểm kê đánh giá tài sản theo quý/năm

+Theo dõi sử dụng và đôn đốc/ triển khai thực hiện bảo dưỡng định kỳ đối với máy móc, thiết bị, tài sản

+ Theo dõi Hợp đồng dịch vụ, đầu mối thông tin với đơn vị cho thuê máy phô tô, dịch vụ máy in, thang máy…

- Theo dõi chi phí xe ô tô:

+ Kiểm soát chi phí xăng, xe và các chi phí cầu phà, bến bãi hợp lý

+ Thực hiện kiểm tra xe định kỳ

+ Theo dõi nhằm xây dựng và thực hiện định mức xăng xe

- Công tác hành chính khác:

+ Thanh toán 1 số chi phí hành chính của Công ty như: tiền tiếp khách của Ban Tổng Giám đốc, tiền điện, nước…

+ Hỗ trợ trực tổng đài, Trực văn phòng, thực hiện công tác lễ tân tiếp đón khách khi có yêu cầu.

+ Công chứng, photo các các loại giấy tờ tài liệu theo yêu cầu

- Thực hiện công tác tiếp khách tại Công ty:

+ Chịu trách nhiệm thay mặt Trưởng/Phó ban HCNS quản lý chung, phân công/điều động nhân sự trong Ban HCNS, Ban khác khi cần thiết để thực hiện các công việc khi tiếp khách, đồng thời tham gia thực hiện trực tiếp công tác tiếp khách.

- Công tác quản lý nhà cho thuê:

+ Đầu mối tiếp nhận thông tin/phản ánh của khách hàng để báo cáo Ban Lãnh đạo và trả lời khách hàng.

+ Làm việc với khách hàng để thực hiện nhận thư/ bưu phẩm của các đơn vị gửi về Công ty và thanh toán chi phí hàng tháng cho khách hàng.

+ Phối hợp với Pháp chế trong việc Kiểm soát hợp đồng thuê VP

+ Phối hợp với TCKT trong việc đôn đốc thanh toán tiền thuê nhà.

- Các công việc khác:

+ Những công việc khác theo chỉ đạo trực tiếp của Trưởng/Phó Ban hoặc Ban Tổng Giám đốc.

+ Báo cáo công việc hàng tuần với Trưởng/Phó ban.

Yêu cầu về năng lực đối với người thực hiện:

Trình độ chuyên môn:

- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên

Kiến thức và kỹ năng:

- Am hiểu các phương pháp xác định định mức trong quản lý các chi phí hành chính.

- Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng soạn thảo văn bản tốt.

- Thành thạo các phần mềm tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).

Kinh nghiệm công tác:

- Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm.

Phẩm chất cá nhân:

- Có tinh thần trách nhiệm và chịu được áp lực công việc.

- Hòa nhã, thân thiện và chu đáo, lịch thiệp

Thời gian làm việc: Từ thứ 2-sáng thứ 7; Sáng từ 8h đến 12h, chiều từ 13h đến 17h