Nhân Viên Kho Dịch Vụ Học Sinh

NHIỆM VỤ CHÍNH (KEY RESPONSIBILITIES):

- Phụ trách quản lý kho và bán hàng của school shop (Sách giáo khoa/Đồng phục/Học phẩm/Phí cấp quyền phục vụ Học sinh), chịu trách nhiệm về số lượng Xuất - Nhập - Tồn trong kho DVHS.

- Tính phí - thu phí - nhắc nợ quá hạn DVHS (SGK, Học phẩm, Đồng phuc, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm sức khỏe, DV đưa đón, DV bán trú...) tại mỗi thời điểm thu phí cao điểm (đầu năm - đầu kì).

- Tham gia Quyết toán phí DVHS các hạng mục school shop: Giải trình chi tiết các chênh lệch so với combo chuẩn của từng Khối/Lớp (đối với SGK, VPP, Phí cấp quyền) hoặc Đồng phục (Đối với HS mua trọn bộ) trong quá trình cấp phát của từng Học sinh (nếu có).

PHẠM VI CÔNG VIỆC

1. Các hoạt động chuyên môn/Professional activities

- Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế họach bán hàng hàng hàng năm của school shop.

- Quản lý kho Khoa học, đảm bảo chính xác về số liệu hàng hóa trong kho.

- Tính phí và thu phí đảm bảo đầy đủ, chính xác với từng loại hàng hóa.

2. Các hoạt động vận hành/ Operations

* Vận hành và Quản lý kho tổng Schoolshop:

 Đề xuất số lượng, chủng loại của các loại hàng hóa cung cấp cho mỗi năm học dựa trên tờ trình đề xuất của các trường, số liệu tồn kho DVHS tại thời điểm đề xuất.

 Thực hiện cấp phát đồng loạt SGK/ĐP/ VPP tới Học sinh vào đầu năm học dựa trên số lượng Học sinh đăng kí mua và đã hoàn thiện phí

 Bán hàng và Cấp phát bổ sung trong năm học với các trường hợp mua lẻ phát sinh hoặc nhập học muộn.

 Thực hiện đổi trả các sản phẩm nếu có theo đúng quy định.

 Quản lý theo dõi nhập kho, xuất kho, xuất hóa đơn bán hàng/hàng bán trả lại (đối với hàng hóa là ĐP, SGK),... và chịu trách nhiệm về số lượng hàng hóa trong kho trên hệ thống phần mềm hiện hữu.

 Thực hiện báo cáo kiểm kho hàng quý hoặc khi có yêu cầu từ Quản lý trực tiếp.

 Đối chiếu & kiểm tra sổ sách bán lẻ trên phần mềm đảm bảo hạch toán đúng và đủ.

 Thường xuyên khảo sát đánh giá chất lượng hàng hóa và dịch vụ của các nhà cung cấp đồng thời thu nhập thông tin thực tế từ PH và HS về sản phẩm hàng hóa của trường để đưa ý kiến đề xuất tới Trưởng nhóm (nếu có).

* Vận hành và Quản lý Quầy bán lẻ Schoolshop:

 Lập phiếu báo có trên phần mềm hiện hữu khi có phát sinh trên tài khoản mà DVHS phụ trách (TK SHB hoặc quẹt thẻ trực tuyến Onepay/quẹt thẻ trực tiếp tại Quầy).

 Kiểm tra đơn hàng trên website, check tiền đã khớp với đơn hàng và in đơn hàng.

 Chuẩn bị hàng và giao về lớp cho HS.

 Xuất hóa đơn hàng hóa hàng tháng.

 Cân đối & khớp sổ sách tài khoản bán lẻ.

 Đối với các đơn hàng nhận đặt trước: Lên danh sách đơn hàng, xác nhận đơn hàng với PHHS và dự kiến thời gian giao hàng.

* Tính phí - Thu phí DVHS:

Phối hợp cùng các nhân viên trong nhóm DVHS trong các công việc chung của Phòng tại những thời điểm thu phí cao điểm: đầu kì, đầu năm học

 Trả lời các email, các cuộc gọi của PHHS/HS tới hộp thư đến email hoặc hotline DVHS

 Liên hệ PHHS (khi cần) để xác nhận DV HS đăng ký: SGK/ ĐP/ Bán trú/ Bus/ Bảo hiểm tự nguyện

 Thu phí & nhắc nợ quá hạn. Đầu mỗi năm học/ đầu kỳ/ Mốc ưu đãi/ Quá deadline nộp tiền: Tạo phiếu thu trên Phần mềm hiện hữu, phản hồi các thắc mắc của PHHS qua email/ hotline DVHS. Gọi điện/ email/ nhắn tin tới PHHS về việc quá hạn cần thanh toán phí DVHS.

* Dữ liệu phục vụ quyết toán Phí:

 Rà soát và chịu trách nhiệm về các dữ liệu đã cấp phát cho HS (sách giáo khoa, đồng phục, học liệu học phẩm): đúng số lượng và đơn giá từng loại

 Rà soát doanh thu sau cấp phát đầu năm, lập bảng tổng hợp kèm giải thích về các hạng mục có sự chênh lệch so với combo/set chuẩn của Khối/Lớp (SGK-VPP- ĐP)

 Kết hợp các BP liên quan (Kế toán, Tuyển sinh, trường) để giải quyết các khiếu kiện (nếu có) của PHHS về các đơn hàng liên quan tới school shop.

*Các công việc khác/ Another jobs

 Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng nhóm Dịch vụ Học sinh/Trưởng khối HCTH & DVHS

3. Các hoạt động quản trị con người/ People Management

- Tương tác với tất cả các Phòng ban khác trong Công ty.

- Tương tác với tất cả các cán bộ, giáo viên, nhân viên, học sinh có nhu cầu mua hàng hoá/ dịch vụ.

4. Các hoạt động quản trị tài chính/ Finance Management

- Đề xuất kế hoạch mua sắm hàng hóa kịp thời nhanh chóng

- Sử dụng hiệu quả các vật dụng, công cụ, dụng cụ của nhà trường.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC:

● Trình độ, kinh nghiệm và các Kỹ năng cần thiết

- Tốt nghiệp chuyên ngành kế toán

- Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm, ưu tiên có kinh nghiệm về kế toán kho

- Kỹ năng làm việc nhóm

- Kỹ năng văn phòng: văn bản, quy trình, biểu mẫu

● Yêu cầu công việc:

- Chịu áp lực công việc

- Xử lý tình huống bình tĩnh, kịp thời và giao tiếp hiệu quả, linh hoạt.

- Chu đáo, cẩn thận, trung thực và tổ chức tốt.

- Kiên nhẫn, nhẹ nhàng.

● Yêu cầu về phẩm chất:

- Chính trực: thể hiện ở sự can đảm và dám chịu trách nhiệm.

- Đổi mới: làm cho mọi việc mỗi ngày một tốt hơn và sẵn sàng đón nhận mọi thay đổi.

- Sáng tạo: bằng cách không ngừng sáng tạo ngay trên cả những giải pháp tốt nhất, luôn mở rộng suy nghĩ theo hướng "có thể".

- Tôn trọng cá nhân: và năng lực, sự mong muốn phát triển bản thân của mỗi người.

- Sự đa dạng: về suy nghĩ, chuyên môn, kinh nghiệm, và văn hoá.

- Tất cả vì Học sinh: sự thành đạt của các em học sinh chính là thước đo sự thành công của chúng ta.

- Tạo ra Giá trị: những giá trị hữu ích, tích cực, và hiệu quả.

- Hợp tác: với thiện chí, sự tôn trọng, hiểu biết, kiên nhẫn, và cùng hướng tới những mục tiêu và kết quả chung.