Nhân Viên Mua Hàng Dịch Vụ/ Purchasing Services Executive

1. Triển khai kế hoạch mua hàng hàng năm và xác định các thời điểm mua hàng chiến lược Dịch Vụ Bán Hàng & Tiếp Thị, Dịch Vụ Kinh Doanh Và IT (Sales & Marketing, Business Services and IT) dựa trên những thay đổi của thị trường, thời hạn hết hiệu lực của hợp đồng và khoảng thời gian kể từ hoạt động gần nhất nhằm phù hợp với các chiến lược kinh doanh của Công ty.

- Triển khai phương án mua hàng chiến lược theo phương án mua được duyệt, phối hợp cùng với các bên (sourcing, enduser...) để phát triển thêm nhiều quyền lợi và cơ hội mua hàng tốt nhất.

- Thực hiện mua hàng theo chính sách, quy trình đảm bảo đạt thời gian mua hàng theo đúng yêu cầu.

- Thực hiện chiến lược mua hàng cùng các bên liên quan.

2. Thực hiện qui trình lựa chọn Nhà cung cấp (đấu thầu,đàm phán, thương lượng…) và ký kết hợp đồng để mang lại hiệu quả chi phí mua hàng cao nhất.

- Theo dõi các yêu cầu mua hàng từ các nhà máy do mình phụ trách nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu mua hàng của các bộ phận liên quan.

- Tập hợp các tiêu chuẩn kỹ thuật và số lượng trên PR Dịch vụ (Sales & Marketing, Business Services and IT) và thảo luận với enduser để xác nhận yêu cầu mua hàng phù hợp.

- Soạn lập RFP đầy đủ thông tin yêu cầu của hàng hóa/ dịch vụ để gởi đến các Nhà cung cấp trong danh sách được duyệt.

- Thu thập RFP từ Nhà cung cấp và thực hiện đánh giá RFP để sàng lọc ra danh sách Nhà cung cấp rút gọn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu mua hàng.

- Đánh giá, đàm phán và lựa chọn Nhà cung cấp với chất lượng đảm bảo và chi phí hợp lý nhằm đáp ứng kế hoạch sản xuất, kinh doanh trong phạm vi trách nhiệm đảm bảo tuân thủ qui trình mua hàng.

- Đàm phán và triển khai ký kết các hợp đồng chiến lược theo kết quả đấu thầu được phê duyệt.

- Báo cáo hiệu quả tiết kiệm sau mỗi chiến lược mua được triển khai. Theo dõi tiến độ triển khai kế hoạch tìm nguồn thông qua việc rà soát chặt chẽ kế hoạch làm việc.

3. Thực hiện vận hành hợp đồng, theo dõi thủ tục nghiệm thu cho dịch vụ Sales & Marketing, Business Services and IT nhằm đảm bảo tuân thủ quy trình vận hành hợp đồng Sales & Marketing, Business Services and IT từ lúc ký hợp đồng đến thanh toán và đạt được TCO tối ưu.

- Xử lý các yêu cầu mua hàng (PR) do bộ phận sử dụng đưa ra và phát hành đơn đặt hàng (PO) cho dịch vụ Sales,Marketing, Business, IT. Kiểm soát kế hoạch giao hàng/thực hiện dịch vụ của Nhà cung cấp đảm bảo giao hàng/thực hiện dịch vụ đúng chất lượng, đủ số lượng, đúng thời gian yêu cầu của Công ty nhằm đảm bảo hiệu quả cung cấp hàng hóa và dịch vụ hàng ngày (thời gian, chi phí và chất lượng).

- Phối hợp chặt chẽ các bộ phận/ phòng ban liên quan đến kế hoạch đặt hàng, giao hàng, nhập hàng, đổi/ trả hàng hóa. Chịu trách nhiệm chính trong việc xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận hàng.

4. Tuân thủ các hợp đồng, giám sát việc giao hàng, quản lý tài liệu liên quan đến mua hàng và giao hàng theo yêu cầu và đảm bảo thanh toán cho Nhà cung cấp đúng hạn.

- Theo dõi việc vận hành hợp đồng và thủ tục nghiệm thu, lập kế hoạch trả hàng (nếu có) cho các hàng hóa IT để đảm bảo thanh toán đúng hạn cho Nhà cung cấp theo hợp đồng.

5. Duy trì liên lạc thường xuyên với Nhà cung cấp, đóng vai trò là đầu mối liên hệ của các Nhà cung cấp nhằm xây dựng niềm tin và sự gắn kết, sẵn sàng chia sẻ, đóng góp các giải pháp, ý tưởng mới cho Công ty.

- Duy trì liên lạc thường xuyên với Nhà cung cấp, đóng vai trò là đầu mối liên hệ của các Nhà cung cấp nhằm xây dựng niềm tin và sự gắn kết, sẵn sàng chia sẻ, đóng góp các giải pháp, ý tưởng mới cho Công ty.

- Tốt nghiệp Cao đẳng/ Đại học (ưu tiên các khối ngành Kỹ thuật).

- Ít nhất 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.

- Nắm rõ qui trình mua hàng từ nhận yêu cầu, triển khai đấu thầu, mua hàng.

- Có kiến thức về qui trình, qui định đấu thầu.

- Kiến thức chuyên môn về ngành hàng dịch vụ Sales & Marketing, Dịch vụ doanh nghiệp, IT

- Kiến thức và nghiệp vụ ngoại thương, giao dịch quốc tế, tài chính.

- Thương lượng và ký kết hợp đồng.

- Có kiến thức về hệ thống ERP (SAP, Oracle,Coupa, Ariba), Power BI, MS Excel và MS Office.

- Tiếng Anh cơ bản.

- Kinh nghiệm làm việc tại các công ty FMCG là một ưu thế.

- Kỹ năng Phân tích dữ liệu – báo cáo.

- Kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề hiệu quả.

- Kỹ năng phối hợp, kết nối và làm việc với các bộ phận liên quan.