Office and HR Manager | Quản Lý Nhân Sự Và Văn Phòng

A. MÔ TẢ CÔNG VIỆC

I. CÔNG VIỆC NHÂN SỰ

1. Thực hiện tuyển dụng nhân sự hiệu quả, đáp ứng yêu cầu cho vị trí pháp lý và văn phòng (đăng tuyển, tìm kiếm, phỏng vấn, gửi đề nghị và ký hợp đồng lao động);

2. Quản lý hợp đồng lao động, cụ thể (i) Gửi đề nghị công việc và ký hợp đồng lao động; (ii) Điều chỉnh, gia hạn, thương lượng, thay đổi hợp đồng lao động; và (iii) Hoàn thiện tất cả các thủ tục để chấm dứt, thanh lý hợp đồng lao động;

3. Lên kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện kế hoạch đào tạo trong năm tại DIMAC, bao gồm cả việc đào tạo các nội quy, chính sách, quy trình cho nhân sự của DIMAC. Tổ chức hoạt động đánh giá giữa năm và cuối năm tại DIMAC;

4. Thực hiện các hoạt động, cuộc thi và chính sách nhằm gắn kết, tạo động lực cho các nhân sự phát triển và xây dựng môi trường làm việc lành mạnh để nhân sự gắn bó;

5. Quản lý tất cả hoạt động nhân sự tại DIMAC (đón nhân sự mới, giờ làm việc, nghỉ ngơi, nghỉ phép, các vấn đề nhân sự phát sinh, chia tay nhân sự và các vấn đề khác). Lập, cập nhật và bảo mật bộ hồ sơ nhân sự đầy đủ cho mỗi người tại DIMAC;

6. Xây dựng và làm vững mạnh văn hóa và giá trị DIMAC bằng việc chủ động tiến hành các hoạt động đa dạng, sâu sắc và ý nghĩa đối với nhân sự của DIMAC;

7. Đề xuất và thực hiện các hoạt động thưởng, thăng chức, kỷ luật và các công việc khác để đảm bảo Nội quy Lao động được tuân thủ. Đề xuất, đăng ký và thực hiện việc điều chỉnh Nội quy Lao động, nếu có;

8. Hợp tác với Kế toán để hỗ trợ việc (i) thực hiện việc tính tiền thưởng (commission) cho nhân sự DIMAC; (ii) kiểm tra các chi phí phát sinh; (iii) kiểm tra thời gian đi làm; và (iv) thực hiện các thủ tục về BHXH và BHYT;

9. Xây dựng và thực hiện hệ thống để đánh giá Chỉ số Đánh giá Thực hiện Công việc (“KPI”) hợp lý để tối đa năng lực của nhân sự tại DIMAC;

10. Các công việc khác về nhân sự trong một Công ty Luật chuyên nghiệp hàng đầu.

II. CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG

1. Làm việc, thương lượng với các nhà cung cấp để đặt, mua và nhận hàng với giá/chất lượng tốt nhất, mua tất cả các vật dụng, đồ dùng, thiết bị văn phòng để đảm bảo cho hoạt động hiệu quả của DIMAC;

2. Quản lý các hoạt động văn phòng, kiểm tra và đảm bảo các chính sách văn phòng và các quy trình công việc được tuân thủ và áp dụng hiệu quả. Giải thích và hướng dẫn các chính sách, thủ tục được thay đổi hay sẽ áp dụng

3. Tổ chức các buổi ăn trưa văn phòng, buổi tiệc công ty theo sự kiện, tiệc cuối năm của DIMAC, chuẩn bị quà để tặng nhân sự, để cám ơn khách hàng vào cuối năm hoặc một thời điểm phù hợp;

4. Thực hiện và/hoặc hỗ trợ thực hiện các công việc, thủ tục cần thiết trong việc thay đổi, mở rộng, điều chỉnh văn phòng làm việc;

5. Chuẩn bị tài liệu Power Point họp văn phòng hàng tháng, lên kế hoạch thực hiện công việc hàng tuần của bộ phận nhân sự, đặt và theo dõi các lịch cho sự kiện văn phòng và các Luật sư Thành viên (“LSTV”). Hỗ trợ đặt phòng và vé cho các vị trí quản lý đi công tác.

6. Tổ chức các chuyến đi nghỉ của công ty, kiểm tra sức khỏe hàng năm cho mọi người;

7. Gửi email thông báo công việc mới, tạo folder và hồ sơ lưu file cứng để Team xử lý công việc lưu file, hướng dẫn các nhân sự lưu file và hồ sơ đầy đủ và phù hợp;

8. Tiến hành các thủ tục và công việc để đóng hồ sơ khách hàng khi hoàn thành công việc;

9. Tạo, quản lý và đảm bảo hệ thống lưu file về (i) hồ sơ khách hàng; (ii) tài chính, kế toán và thuế; (iii) nhân sự; (iv) các giấy tờ công ty quan trọng; (v) hành chính được lưu đầy đủ, hiệu quả và khoa học;

10. Các công việc khác liên quan đến hành chính và văn phòngtrong Công ty Luật

(Vui lòng lưu ý cho các công việc này, HRM sẽ có một nhân sự hành chính và văn phòng hỗ trợ)

B. YÊU CẦU VỊ TRÍ

• Đã tốt nghiệp Đại học. Ưu tiên chuyên ngành về Quản trị hoặc Nhân sự

• Có ít nhất 6 năm kinh nghiệm ở vị trí này, trong đó có khoảng 2 năm làm ở vị trí Quản lý nhân sự. Đã làm việc ở công ty nước ngoài về vị trí đang tuyển dụng này là một ưu tiên

• Giao tiếp (nghe, nói) tiếng Anh trôi chảy và viết thành thạo tiếng Anh;

• Sử dụng thành thạo MS Office (Word, Power Point, Excel và Outlook)

• Có thái độ chuyên nghiệp, tích cực, nhanh nhẹn, cẩn thận và chu đáo

• Sẵn sàng học hỏi những điều mới và làm chu đáo các công việc hàng ngày

• Tinh thần “Can do”, có giải pháp cho các công việc được giao và phát sinh

C. CÁC QUYỀN LỢI

• Mức lương hợp lý từ 22 triệu - 28 triệu, tiền thưởng thực hiện công việc xuất sắc hàng năm (tùy vào năng lực) và thưởng lương tháng thứ 13

• Nhận tiền thưởng khi giới thiệu được khách hàng mới (với tỷ lệ rất cao)

• Làm việc trong môi trường sử dụng tiếng Anh và rất chuyên nghiệp

• Được đào tạo các kỹ năng mềm của riêng luật sư (thương lượng có nguyên tắc Harvard, thuyết phục, thuyết trình, viết hiệu quả, tư duy tích cực và phát triển bản thân) và tham gia nhiều khóa đào tạo bên ngoài để phát triển thành công bản thân

• Được hướng dẫn để thành thạo Luật Lao động và hiểu về các luật khác

• Hỗ trợ tham gia CLB HR Việt Nam để học thêm nhiều kiến thức và kỹ năng mới

• Đóng BHXH và BHYT đầy đủ theo quy định của Luật lao động

• Khám sức khỏe tổng quát miễn phí hàng năm

• Chuyến đi nghỉ công ty hàng năm

• Snack, cà phê và trà miễn phí tại văn phòng

• Cùng hợp tác để mở một công ty về headhunt và đào tạo, nếu có dự án độc lập