Office Assistance Staff

Vai trò & trách nhiệm công việc

Roles and responsibilities

- Nếu bạn đang tìm kiếm một cơ hội làm việc cho môi trường quốc tế với văn hóa của Công ty gia đình và có cơ hội trải nghiệm nhiều vị trí hỗ trợ kinh doanh thì đây sẽ là cơ hội dành cho bạn/If you are looking for an international working environment with family company’s culture and opportunities to experience multi/cross business support functions. This is chance for you!

- Thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ từ hỗ trợ kinh doanh; công việc hành chính, mua hàng; dịch vụ kế toán thanh toán đến quản lý hàng tồn kho. Vị trí này hỗ trợ cho các vị trí có liên quan trong giai đoạn nghỉ thai sản/Responsile for business support activities from sales administration, administrative works, purchasing & procurement, account payables services to inventory management. This position backs up for colleagues on maternity leave.

- Yêu cầu tuyệt đối tuân thủ các quy định, nội quy của Công ty và các hướng dẫn công việc, đặc biệt các yêu cầu liên quan đến chống tham ô, tham nhũng do tính chất nhạy cảm của công việc/To strictly obey the company regulations and all procedure, working instruction, especially in bribery and corruption areas due to sensitive nature of works.

Mô tả nhiệm vụ/ Job Descriptions

- Thực hiện công việc hành chính văn phòng bao gồm nhưng không giới hạn các việc: đón/tiếp khách, giao nhận/gởi thư từ, nhận/chuyển cuộc gọi/thông tin, kiểm tra vệ sinh chung của khu vực văn phòng, biên phiên dịch (Tiếng Anh)

Executing the administrative tasks including but not limited to welcoming visitors, receiving/delivery/sending documents/parcel, receiving/transferring calls/information, checking the sanitary status of office building, translation (English)

- Thực hiện nhiệm vụ là người nhận thông tin, chứng từ và chuyển thông tin, chứng từ đã nhận cho đúng đối tượng

Conducting the role of messenger, to receive information and documents and to pass information and documents to appropriate receiver.

- Nhận thông tin về sử dụng xe, lập kế hoạch quản lý và sử dụng xe (bao gồm nhưng không giới hạn việc nhắc nhở lái xe theo dõi bảo dưỡng, bảo trì, kế hoạch đón, đưa) và thực hiện công việc điều xe và quản lý đối với lái xe (bao gồm nhưng không giới hạn việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc, kiểm tra việc sử dụng xe, kiểm tra GPS và lịch trình xe, kiểm tra và xác nhận chi phí liên quan đến xe và tài xế)

Receive car usage information, to make car management & usage plan (including but not limited to following up of repair and maintenance schedule, pick up and drop off schedules) and conduct the car arrangements and supervision of drivers (including but not limited to performance assessment for drivers, checking the usage of car, car GPS and car schedule, check and verify expenses relating to cars and drivers)

- Đặt và giao phát văn phòng phẩm

Order and delivery stationery

- Thực hiện việc mua hàng khi có yêu cầu theo đúng quy trình mua hàng của Công ty.

To perform the purchasing when requested in accordance with the purchasing policy of the company.

- Khảo sát / tìm kiếm nhà cung cấp và thay thế các đơn hàng cho phù hợp với yêu cầu sản xuất, cân đối để giảm lượng hàng tồn kho.

To source the supplier and place proper orders to match production requirements while minimizing the stock on hand.

- Tìm kiếm nhà cung cấp phục vụ cho các nhu cầu sản xuất ở nông trang.

To source the vendor for other services necessary for operation of the farm.

- Nhắc nhở bộ phận liên quan kiểm tra chất lượng hàng mua vào, nghiệm thu hàng hóa mua vào trước khi chuyển nhập kho

Following up the check and sign for checking the quality of goods before storing.

- Nhân viên mua hàng được yêu cầu đặt lợi ích của Công ty Bejo lên hàng đầu và luôn duy trì sự Trung thực và Liêm chính ở mức độ cao nhất. Không chấp nhận bất kỳ sự vi phạm nào liên quan đến việc đòi hỏi hoặc nhận hoa hồng dưới bất kỳ hình thức nào hoặc gây tổn hại về tài chính cho Công ty

You are requested to understand the interests of Bejo is the first, always maintain the highest degree of honesty and integrity. No tolerance for asking and receiving commission in any kind or financial breaches to the Company.

- Thực hiện các báo cáo, phân tích về hiệu quả của công tác mua hàng và đề xuất và thực hiện các cải tiến cần thiết được duyệt để nâng cao hiệu quả công tác mua hàng

Conduct the report(s), analyses on the efficiency of purchasing activities and propose and execute the approved improvements to lift the efficiency of purchasing.

- Thực hiện công việc hỗ trợ kinh doanh, bao gồm nhưng không giới hạn: nhận đơn hàng, kiểm tra đơn giá và hàng tồn kho; theo dõi thanh toán trả trước; xử lý đơn hàng và gửi hàng cho khách hàng/To conduct sales administration services including but not limited to receipt of SO, checking prices and seeds availability; checking cash receipt from customers; SO processing and send seeds to customers.

- Thực hiện các công việc hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh; công tác của Phòng kinh doanh và các hoạt động xúc tiến thương mại/Responsible for sales administration activities; travelling of sales team and sales promotion and demonstration activities.

- Thực hiện dịch vụ kế toán thanh toán bao gồm nhưng không giới hạn nhận hồ sơ thanh toán; kiểm tra, đối chiếu hồ sơ thanh toán; kiểm tra, đối chiếu hóa đơn và thực hiện hạch toán, đối chiếu với ngân sách đã được duyệt; thực hiện gửi yêu cầu phê duyệt và thanh toán khi được duyệt. Thực hiện các báo cáo và phân tích liên quan đến dịch vụ kế toán thanh toán/Responsible for accounts payables services including but not limited to receipt of payment requests; check and reconcile; check and reconcile invoices and do the bookkeeping and reconciling with budget; propose approval request and to pay upon approval. Responsible for reporting and analysis relating to accounts payables services.

- Thực hiện quản lý hàng tồn kho hạt giống bao gồm nhưng không giới hạn nhận hạt giống; dán nhãn, kiểm kê và đối chiếu định kỳ và đột xuất. Thực hiện các báo cáo liên quan đến hàng tồn kho/Responsible for seeds inventory management including but not limited to receipt of seeds, labelling, periodic and surprise counts. Responsible for reporting and analysis relating to inventory management.

Các công việc có liên quan khác / Other functions:

- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của quản lý trực tiếp, quản lý bộ phận và Tổng Giám đốc.

Others assigned by Line manager(s) and General Director

Kiến thức & trình độ chuyên môn

Knowledge

• Tốt nghiệp Đại học ngành Kinh tế (Tài Chính/Kế Toán/Kinh tế đối ngoại)/Bachelor’s degree in economics (Finance, Accounting or International Business).

• Tiếng Anh tốt/Good at English

Kinh nghiệm

Experiences

• Không yêu cầu kinh nghiệm trực tiếp nhưng phải có kinh nghiệm làm việc toàn thời gian hoặc bán thời gian/No direct experience require but any full time or part-time work experience required.

Những kỹ năng cần thiết cho công việc

Competencies required for the job

• Thành thạo vi tính văn phòng. Có kỹ năng sử dụng AI, Chat GPT/Proficient with MS office applications (Excel, Word and PowerPoint)

• Hăng hái và ham học hỏi/Enthusiastic and eager to learn. Skill to use AI or Chat GPT.

• Cẩn thận, chăm chỉ, đáng tin cậy và có trách nhiệm/Carefully and hard-working, reliable and responsible

• Có khả năng làm việc độc lập đồng thời hợp tác tốt trong nhóm /Have ability to work independently but must be a good team player

• Chăm chỉ, có trách nhiệm và trung thực. Tư duy mở và học hỏi liên tục/Hard-working, responsible and integrity. Open-minded and continuous learning.

Yêu cầu khác

Other requirements

• Nhân viên Công ty TNHH Sản xuất Bejo Việt Nam duy trì sự trung thực và liêm chính ở mức độ cao nhất; Tập trung vào chính sách chất lượng, công nghệ, tinh thần làm việc đồng đội để đáp ứng vượt trội yêu cầu của khách hàng/Bejo Vietnam Production Co., Ltd employees will maintain the highest degree of honesty and integrity and will focus on company leadership in quality, high technology, teamwork and consistently meeting or exceeding customer requirements.

• Bảo mật thông tin là yêu cầu bắt buộc, trong trường hợp không chắc chắn, xin ý kiến cấp trên trước khi cung cấp thông tin/Keeping confidential information is a must. In case of uncertainty, consulting Line Manager before providing information