Office Manager

JOB PURPOSE

The Office Manager plays a central role in coordinating the daily operations of the office, ensuring all administrative and internal workflows run smoothly and efficiently. This position also contributes to fostering a positive work culture, leads small teams, and drives structured improvements across the organization.

MAIN RESPONSIBILITIES

• Oversee daily operations to ensure smooth and efficient functioning of the office and support teams.

• Monitor and support team performance, creating a collaborative and productive environment.

• Participate in the recruitment and onboarding process for new team members.

• Lead organizational changes and restructuring efforts, driving better systems and processes.

• Coordinate cross-functional activities with HR, Finance, and Operations departments.

MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

Office Manager đóng vai trò là đầu mối điều phối các hoạt động văn phòng, đảm bảo mọi quy trình hành chính – vận hành nội bộ diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp. Đồng thời, vị trí này góp phần xây dựng văn hóa làm việc tích cực, dẫn dắt đội ngũ và thúc đẩy các thay đổi có hệ thống để nâng cao hiệu suất làm việc của toàn bộ văn phòng.

NHIỆM VỤ CHÍNH

• Quản lý hoạt động vận hành nội bộ: đảm bảo văn phòng hoạt động trơn tru, các phòng ban phối hợp hiệu quả.

• Theo dõi và hỗ trợ hiệu quả làm việc của các thành viên trong đội ngũ.

• Tham gia vào quy trình tuyển dụng, đào tạo và xây dựng đội ngũ nhân sự hành chính – văn phòng.

• Lãnh đạo các thay đổi và quá trình tái cấu trúc nội bộ, từ điều chỉnh quy trình đến chuyển đổi mô hình làm việc.

• Làm việc chặt chẽ với các bộ phận khác (nhân sự, tài chính, vận hành…) để điều phối chung các hoạt động của công ty.

EXPERIENCE REQUIRED

• 2–3 years of work experience in office administration, internal operations, or related functions.

• 0–1 year of leadership experience, either leading a small team or coordinating internal projects.

KEY QUALITIES & SKILLS

• Leadership mindset: Willing to take initiative, organize and guide teams.

• Positive and proactive attitude: Able to energize others and solve problems calmly.

• Team structuring ability: Skilled at organizing workflows and supporting team performance.

• Improvement-oriented: Constantly seeking ways to optimize operations and office processes.

BENEFITS

• A dynamic, professional, and inclusive work environment.

• Opportunities to lead internal improvement projects and build leadership capacity.

• Career growth toward senior roles (e.g., HR Manager, Operations Manager).

• Full benefits and entitlements in accordance with labor laws.

YÊU CẦU KINH NGHIỆM

• Có từ 2 đến 3 năm kinh nghiệm làm việc tại các vị trí văn phòng, hành chính hoặc quản trị nội bộ.

• Có 0 đến 1 năm kinh nghiệm quản lý nhóm hoặc đã từng phụ trách một nhóm nhỏ/dự án nội bộ.

PHẨM CHẤT & NĂNG LỰC CẦN CÓ

• Tinh thần lãnh đạo: sẵn sàng đứng ra tổ chức, sắp xếp và định hướng cho đội nhóm.

• Tư duy tích cực, chủ động trong giải quyết vấn đề và truyền cảm hứng cho người khác.

• Khả năng tổ chức và cấu trúc đội ngũ, biết cách phân công, theo dõi và hỗ trợ nhân viên đúng mức.

• Tư duy cải tiến: liên tục đề xuất các phương án tối ưu quy trình, vận hành và môi trường làm việc.

QUYỀN LỢI

• Môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp.

• Cơ hội tham gia vào các dự án cải tiến nội bộ, phát triển kỹ năng quản lý và lãnh đạo.

• Được đào tạo và định hướng phát triển lên các vị trí cấp cao hơn (HR Manager, Operations Manager…).

• Chế độ phúc lợi đầy đủ theo luật lao động.