Office Operations Manager

JOB DESCRIPTION: OFFICE OPERATIONS MANAGER

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: QUẢN LÝ VẬN HÀNH VĂN PHÒNG

1. Position Summary / Tóm tắt vị trí

The Office Operations Manager oversees daily office operations, ensures organizational efficiency, and supports internal departments. This role manages administration, facilities, office procedures, compliance, and continuous improvement.

Quản lý Vận hành Văn phòng chịu trách nhiệm giám sát hoạt động văn phòng hằng ngày, đảm bảo hiệu quả tổ chức và hỗ trợ các phòng ban nội bộ. Vị trí này quản lý hành chính, cơ sở vật chất, quy trình văn phòng, tuân thủ pháp lý và các hoạt động cải tiến.

2. Key Responsibilities / Nhiệm vụ chính

A. Administrative & Office Management / Hành chính & Quản lý văn phòng

• Oversee daily operations to ensure smooth workflow.

Giám sát hoạt động hằng ngày để đảm bảo quy trình vận hành trơn tru.

• Develop and implement office SOPs.

Xây dựng và triển khai các Quy trình Vận hành Chuẩn (SOP).

• Maintain office organization, supplies, and equipment.

Duy trì tổ chức văn phòng, vật tư và trang thiết bị.

• Supervise administrative staff and provide training.

Giám sát và đào tạo nhân viên hành chính.

• Manage vendor contracts and office service providers.

Quản lý hợp đồng và nhà cung cấp dịch vụ văn phòng.

• Coordinate meetings, events, and travel arrangements.

Điều phối các cuộc họp, sự kiện và sắp xếp công tác.

B. Human Resources Support / Hỗ trợ Nhân sự

• Support HR in implementing policies and Code of Conduct.

Hỗ trợ phòng Nhân sự trong việc triển khai chính sách và Bộ Quy tắc Ứng xử.

• Assist in onboarding and training new employees.

Hỗ trợ tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới.

• Help maintain a professional work environment.

Góp phần duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp.

• Support HR in attendance and leave monitoring.

Hỗ trợ theo dõi chấm công và nghỉ phép.

C. Finance & Budget Monitoring / Tài chính & Kiểm soát ngân sách

• Prepare and monitor office budget.

Chuẩn bị và theo dõi ngân sách văn phòng.

• Review and approve expense reports.

Kiểm tra và phê duyệt báo cáo chi phí.

• Coordinate with accounting for financial reporting.

Phối hợp với kế toán để báo cáo tài chính hằng tháng.

• Ensure tax and invoice compliance.

Đảm bảo việc tuân thủ thuế và chứng từ.

• Manage and urge salesmen to collect customer debts on time. Quản lý, hối thúc salesman thu hồi công nợ khách hàng đúng hạn

D. Facilities, Inventory & Logistics / Cơ sở vật chất, tồn kho & hậu cần

• Oversee inventory and office supplies management.

Giám sát quản lý tồn kho và vật tư văn phòng.

• Manage warehouse or storage areas as needed.

Quản lý kho hoặc khu vực lưu trữ khi cần.

• Ensure facility maintenance and repairs.

Đảm bảo bảo trì và sửa chữa cơ sở vật chất.

• Oversee inbound and outbound freight and logistics.

Giám sát vận chuyển hàng hóa đến và đi.

E. Regulatory & Compliance / Pháp lý & Tuân thủ

• Ensure permits, licenses, and legal requirements are updated.

Đảm bảo giấy phép, chứng nhận và yêu cầu pháp lý luôn được cập nhật.

• Coordinate with government or regulatory agencies.

Làm việc với các cơ quan nhà nước và cơ quan chức năng khi cần.

F. Other Responsibilities / Nhiệm vụ khác

• Provide operational support to departments.

Hỗ trợ vận hành cho các phòng ban khi cần.

• Perform other tasks as assigned by management.

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

Qualifications / Yêu cầu công việc

Education / Trình độ học vấn

• Bachelor’s in Business Administration, Operations, or related field.

Tốt nghiệp đại học ngành Quản trị kinh doanh, Vận hành hoặc các ngành liên quan.

Experience / Kinh nghiệm

• 3–5 years in office operations or administration.

3–5 năm kinh nghiệm trong vận hành văn phòng hoặc hành chính.

• Experience supervising staff preferred.

Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm quản lý nhân sự.

Skills / Kỹ năng

• Leadership, communication, problem-solving

Kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp và giải quyết vấn đề

• Strong organization and multitasking

Tổ chức công việc tốt và xử lý đa nhiệm

• Proficient in MS Office

Thành thạo MS Office

• Ability to handle confidential information

Bảo mật thông tin tốt

• Ability to speak Mandarin is an added advantage.

Khả năng nói tiếng Hoa là một lợi thế.

Working Conditions / Điều kiện làm việc

• Mainly office-based.

Chủ yếu làm việc tại văn phòng.

• Overtime may be required.

Có thể làm thêm giờ khi cần.

Salary & Benefits / Lương & Phúc lợi

• Competitive salary and benefits.

Mức lương cạnh tranh cùng chế độ phúc lợi theo chính sách công ty.