Officer - Sourcing/Cán Bộ Tìm Kiếm Nguồn Hàng

TÓM TẮT CÔNG VIỆC: Mục tiêu chính

Executing procurement activities of the company and play a crucial role in sourcing, negotiating, and procuring goods and equipment required for the smooth operation of the two factories. The primary objective is to ensure that procurement activities are conducted efficiently, effectively, and in compliance with company policies and procedures.

NHIỆM VỤ CHÍNH (MAIN DUTIES): % Thời Gian

Liệt kê tối đa 10 nhiệm vụ chính của vị trí này (List up to 10 of the position's main duties) % Time

• Thực hiện các hoạt động tìm nguồn cung ứng cho các loại máy móc thiết bị, phụ tùng thay thế,

hóa chất, bao bì, vật tư tiêu hao, đồ dùng hành chính / văn phòng...

Xây dựng danh sách nhà cung cấp tiềm năng. Liên tục theo dõi thị trường, nắm bắt bổ sung

thông tin những nhà cung cấp đáp ứng đủ tiêu chuẩn mua hàng của công ty.

1. Cập nhật tình hình biến động giá, so sánh giá, cân nhắc, tính toán và đưa ra đề xuất lựa chọn.

Perform sourcing activities for various types of machinery and equipment, spare parts,

chemicals, packaging, consumables, administrative/office supplies...

Build a list of potential suppliers. Continuously monitor the market, capture additional

information about suppliers that meet the company's purchasing criteria.

Update price trends, compare prices, calculate, and make selection recommendations.

• Tiếp nhận, đánh giá và xác định yêu cầu mua hàng. Triển khai thực hiện các bước đặt hàng, theo

2. dõi và bố trí nhận hàng theo quy trình của công ty.

Receive, evaluate and define purchase requisitions. Implement the steps of ordering, tracking and

arrange goods receiving in accordance with the company's process.

• Chủ động giám sát hoạt động của nhà cung cấp và ứng phó các vấn đề phát sinh trong quá trình

3. mua hàng.

Proactively monitor supplier activities and countermeasures to problems arising in the

purchasing progress.

• Đảm bảo hàng hóa được giao đúng tiến độ, đủ số lượng và đạt chất lượng yêu cầu theo OTIF.

Phối hợp cùng bộ phận QA/QC kiểm tra, đánh giá chất lượng các mặt hàng đã mua và giải quyết

4. các sản phẩm không đạt yêu cầu.

Ensure goods are delivered on schedule, in sufficient quantity and of the required quality

according to OTIF. Coordinate with QA/QC department to check and evaluate the quality of

purchased items and resolve unsatisfactory products.

• Lập bộ chứng từ thanh toán, theo dõi công nợ nhà cung cấp và phối hợp bộ phận kế toán xử lý các

5. vấn đề phát sinh trong quá trình thanh toán.

Prepare set of payment documents, track supplier debit and coordinate with the accounting

department to handle problems arising during the payment process.

• Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với các bên liên quan trong tổ chức (Ban quản lý, đội nhóm,

các phòng ban công ty...) và các tổ chức khác bên ngoài (Nhà cung cấp, Khách hàng, Cơ quan

6. nhà nước...).

Build and maintain good relationships with internal stakeholders (Management Board,

team, cross functional departments...) and external stakeholders (Supplier, Customer,

Government agency...)

• Thương lượng với các nhà cung cấp để có kết quả tốt nhất về “Tổng chi phí sở hữu”.

7. Negotiate with vendors for the best outcome in terms of “Total Cost of Ownership.”

• Thực hiện báo cáo về hoạt động mua hàng bao gồm các chỉ tiêu mua hàng. Quản lý hồ sơ mua

8. sắm đầy đủ, khoa học. Thu thập, phân tích và tổng hợp dữ liệu để lập kế hoạch thu mua và kiểm

soát thông tin.

Make reports on purchasing activities including purchasing criteria. Manage procurement

records fully and scientifically. Collect, analyze and synthesize data for purchasing planning

information control.

• Đề xuất những giải pháp, ý tưởng cải tiến giúp tăng năng suất công việc, tiết kiệm chi phí đồng

9. thời nâng cao được chất lượng sản phẩm.

Propose initiatives and Kaizen ideas to increase working productivity, save costs and improve

product quality.

10. Tuân thủ nghiêm ngặt các chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn về hoạt động mua hàng của công ty.

Strictly comply with company purchasing policies, procedures and standards.

• Tốt nghiệp đại học về Kỹ thuật / Thương mại / Quản lý Kinh doanh

• Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Mua sắm hàng hóa, ưu tiên có kinh nghiệm mua sắm MRO, mua các loại máy móc thiết bị, phụ tùng thay thế, hóa chất, vật tư tiêu hao...

• Thể hiện sự hiểu biết chuyên sâu về các yếu tố tác động đến chuỗi cung ứng bao gồm các yếu tố chính trị, kinh tế, luật pháp, quy định, thương mại và các yếu tố văn hóa

• Sử dụng tốt tiếng Anh trong công việc

• Thành thạo phần mềm office Word, Excel, Powerpoint. Có thể sử dụng phần mềm ERP, ưu tiên biết về SAP

• Có kinh nghiệm về lĩnh vực khai thác mỏ là một lợi thế

Năng lực cá nhân & Yếu tố khác (Competency and other requirements)

• Liên tục phát triển và duy trì kiến thức về các thị trường cung ứng toàn cầu và trong nước và các ngành công nghiệp

• Nhận biết và chủ động quản lý các rủi ro liên quan đến mua sắm từ các thị trường mới nổi

• Có khả năng xử lý quy trình P2P

• Có thể xúc tiến giao hàng nhanh chóng để đảm bảo đúng thời gian

• Có khả năng phát triển nhà cung cấp và đánh giá khả năng của nhà cung cấp

• Có kỹ năng lập và sắp xếp kế hoạch, quản lý thời gian tốt. Có khả năng thiết lập mục tiêu dựa trên thứ tự ưu tiên. Tư duy làm việc theo đáp ứng đúng hạn,

• Biết cách tự tạo động lực cho bản thân

• Kỹ năng nhóm - có thể làm việc cộng tác với những người khác trong môi trường quản lý có sự tham gia, làm việc độc lập cũng như đảm bảo sự gắn kết của nhóm

• Kỹ năng lắng nghe - chú ý lắng nghe; thể hiện sự hiểu biết từ những gì đã được thể hiện

• Kỹ năng viết - truyền đạt thông tin chính xác dưới dạng văn bản thích hợp; thể hiện bản thân một cách hiệu quả bằng văn bản

• Kỹ năng tư duy mạnh mẽ

• Chú ý đến từng chi tiết bằng cách duy trì tính chính xác trong công việc; kiểm soát / loại bỏ lỗi

• Đạo đức làm việc cá nhân - đặt ra các tiêu chuẩn cao cho bản thân

• Chính trực - có thể được tin cậy để thực hiện các nhiệm vụ một cách đúng đắn và trung thực