Order Fulfillment & Logistics Coordinator

Position Description:

As our company enters a period of rapid growth, we are seeking passionate Order Fulfillment & Logistics Coordinator to join our team. The ideal candidate will possess exceptional communication and order management skills to collaborate with our team in achieving excellence.

• Full-cycle order management: Receive, confirm, and track customer orders via phone, email, Zalo/WeChat, etc. Coordinate internal production and logistics to ensure timely, quality-compliant, and quantity-accurate order fulfillment.

• Quality and Packaging Oversight: Verify and monitor product quality, packaging, labeling, and other details to ensure compliance with customer specifications.

• Logistics Coordination and Execution: Manage freight transportation, liaise with courier/logistics providers, track shipments in transit, and ensure seamless logistics operations.

• Customer Communication and Support: Collaborate with the team on additional support tasks, address customer inquiries, and deliver exceptional customer service.

• Other administrative support: Assist with additional administrative tasks assigned by supervisors (approximately 10–15% of duties), primarily involving end-to-end order management, quality control, logistics coordination, and client communication (approximately 85–90% of duties).

Mô tả công việc:

Do công ty đang trong giai đoạn phát triển nhanh chóng, chúng tôi chân thành mời các chuyên viên theo dõi đơn hàng khách hàng đầy nhiệt huyết gia nhập đội ngũ của chúng tôi. Ứng viên lý tưởng cần có khả năng giao tiếp và quản lý đơn hàng xuất sắc, cùng đội ngũ tạo nên thành công rực rỡ.

• Quản lý toàn bộ quy trình đơn hàng: Tiếp nhận, xác nhận và theo dõi toàn bộ đơn hàng của khách hàng qua điện thoại, email, Zalo/Wechat, v.v., điều phối các khâu sản xuất và logistics nội bộ, đảm bảo đơn hàng được giao đúng thời gian, chất lượng và số lượng.

• Kiểm soát chất lượng và đóng gói: Chịu trách nhiệm xác nhận và theo dõi các chi tiết về chất lượng sản phẩm, đóng gói sản phẩm, nhãn mác, v.v. để đảm bảo đáp ứng yêu cầu của đơn hàng khách hàng;

• Điều phối và thực hiện logistics: Chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa, liên hệ và điều phối các nhà cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh/logistics, theo dõi tình trạng hàng hóa đang vận chuyển để đảm bảo quá trình logistics diễn ra suôn sẻ.

• Giao tiếp với khách hàng và hỗ trợ dịch vụ: Phối hợp với đội ngũ để hoàn thành các công việc hỗ trợ khác, giải đáp thắc mắc của khách hàng, cung cấp dịch vụ khách hàng chất lượng cao.

• Hỗ trợ các công việc hành chính khác: Hỗ trợ hoàn thành các công việc hành chính khác do cấp trên phân công (dự kiến khoảng 10-15%), chủ yếu là quản lý toàn bộ quy trình đơn hàng, kiểm soát chất lượng, điều phối logistics và giao tiếp với khách hàng (dự kiến khoảng 85-90%).

*Position Requirements:

1. Education

• Associate degree or higher.

2. Experience

• Prior experience in order tracking, business support, or customer service preferred.

3. Skills

• Communication: Excellent verbal and written communication skills to effectively interact with customers, factories, and team members.

• Execution: Ability to diligently execute tasks per supervisor's instructions, follow up, and report results.

• Project Management: Strong time management and project coordination skills. Meticulous work ethic to ensure accuracy throughout all order stages.

• Language: Candidates must be able to communicate in either English or Chinese.

4. Attitude & Qualities

• Customer Service Mindset & Accountability: Strong sense of responsibility. Handles customer requests with diligence, attention to detail, courtesy, and thoroughness.

• Proactive Approach: Self-motivated and results-oriented, actively seeking solutions. Proactive: Self-motivated and results-oriented, capable of proactively seeking solutions.

• Teamwork: Collaborates effectively with team members at all levels to achieve shared objectives.

• Adaptability: Adjusts positively to job requirements, rapidly adapting to changing market conditions and work rhythms.

5. Additional Requirements

• Computer Skills: Proficient in office software (Word, Excel, PowerPoint) and industry-specific tools (e.g., CRM systems).

• Industry Knowledge: Understanding of manufacturing and trading industries preferred; relevant experience advantageous.

*Compensation Package:

1. Salary Information

• Competitive Compensation: Market-competitive salary range negotiable based on experience and capabilities.

• Base Salary + Performance Bonus: Performance-based bonuses in addition to base salary, evaluated individually and collectively.

2. Benefits Package

• Social Insurance & Housing Fund: Contributions made in accordance with Vietnamese regulations.

• Year-End Bonus: Awarded based on company performance.

• Paid Leave: Paid time off during statutory holidays.

• Employee Training & Development: Professional training and career advancement opportunities to support personal growth.

3. Additional Benefits

• Flexible Working Hours: Flexible schedules based on job requirements.

• Remote Work Opportunities: Flexible remote arrangements based on job nature to enhance efficiency.

4. Work Location: Primarily in Binh Duong, with occasional domestic short-distance business trips (estimated 5%).

-----------------

Yêu cầu công việc:

1. Trình độ học vấn

• Trình độ chuyên môn cao đẳng trở lên.

2. Kinh nghiệm làm việc

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm theo dõi đơn hàng, hỗ trợ kinh doanh, dịch vụ khách hàng.

3. Yêu cầu kỹ năng

• Kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản xuất sắc, có thể giao tiếp hiệu quả với khách hàng, nhà máy và thành viên trong nhóm.

• Kỹ năng thực thi: Có thể thực hiện, theo dõi và báo cáo kết quả theo yêu cầu của cấp trên.

• Khả năng quản lý dự án: Có khả năng quản lý thời gian và điều phối dự án tốt. Làm việc cẩn thận, tỉ mỉ, đảm bảo các khâu của đơn hàng chính xác, không sai sót.

• Ngoại ngữ: Ứng viên có khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh hoặc tiếng Trung.

4. Tâm lý và phẩm chất

• Ý thức phục vụ khách hàng và tinh thần trách nhiệm: Có tinh thần trách nhiệm cao, nghiêm túc, cẩn thận, lịch sự, chu đáo đối với yêu cầu của khách hàng.

• Tích cực chủ động: Có động lực tự thân và định hướng kết quả, có thể chủ động tìm kiếm giải pháp.

• Tinh thần hợp tác nhóm: Có thể hợp tác hiệu quả với các thành viên trong nhóm ở các cấp để đạt được mục tiêu chung.

• Khả năng thích ứng: Có thể phối hợp với yêu cầu công việc của công ty, tích cực điều chỉnh, nhanh chóng thích ứng với môi trường thị trường và nhịp độ công việc thay đổi.

5. Yêu cầu khác

• Kỹ năng máy tính: Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng (như Word, Excel, PowerPoint) và các phần mềm liên quan đến ngành (như hệ thống CRM).

• Kiến thức ngành: Ưu tiên ứng viên có hiểu biết nhất định về ngành sản xuất và thương mại và có kinh nghiệm liên quan.

*Quyền lợi:

1. Thông tin về lương

• Lương cạnh tranh: Cung cấp mức lương cạnh tranh trên thị trường, mức lương cụ thể có thể thương lượng dựa trên kinh nghiệm và năng lực.

• Lương cơ bản + thưởng hiệu suất: Ngoài lương cơ bản, còn được hưởng thưởng hiệu suất, được đánh giá dựa trên hiệu suất cá nhân và của nhóm.

2. Phúc lợi

• Bảo hiểm xã hội và quỹ hưu trí: Đóng bảo hiểm xã hội và quỹ hưu trí cho nhân viên theo quy định của Nhà nước Việt Nam.

• Thưởng cuối năm: Phát thưởng cuối năm dựa trên kết quả kinh doanh của công ty.

• Nghỉ phép có lương: Cung cấp nghỉ phép có lương vào các ngày lễ theo quy định của pháp luật.

• Đào tạo và phát triển nhân viên: Cung cấp đào tạo chuyên môn và cơ hội phát triển nghề nghiệp, hỗ trợ sự phát triển cá nhân của nhân viên.

3. Phúc lợi bổ sung

• Thời gian làm việc linh hoạt: Cung cấp thời gian làm việc linh hoạt theo yêu cầu công việc.

• Cơ hội làm việc từ xa: Sắp xếp làm việc từ xa một cách linh hoạt theo tính chất công việc, nâng cao hiệu quả làm việc.

4. Địa điểm làm việc: Chủ yếu tại Bình Dương, sắp xếp các chuyến công tác ngắn trong nước theo yêu cầu công việc (dự kiến khoảng 5%).