Project Manager Assistant/trợ Lý Dự Án CNTT

II/ Mô tả công việc

1. Phối hợp lập kế hoạch Sprint

• Tham gia Sprint Planning cùng Product Owner và Developers để xác định mục tiêu Sprint, lựa chọn User Stories, ước lượng độ phức tạp (Story Points) và xây dựng Sprint Backlog.

• Đảm bảo Backlog luôn được tổ chức, ưu tiên rõ ràng và sẵn sàng cho Sprint tiếp theo.

2. Điều phối các buổi Scrum Ceremonies

• Chủ trì Daily Stand-up hằng ngày (15 phút): theo dõi tiến độ công việc, thu thập thông tin về vấn đề, ngăn chặn chậm trễ.

• Tổ chức Sprint Review: trình bày kết quả đầu ra của Sprint với các bên liên quan, thu thập phản hồi để tối ưu sản phẩm.

• Tổ chức Sprint Retrospective: phân tích kết quả Sprint vừa qua, tìm điểm nghẽn và đề xuất cải thiện cho Sprint kế tiếp.

• Hỗ trợ Backlog Refinement (Grooming) để liên tục làm rõ và cập nhật User Stories.

3. Loại bỏ trở ngại (Remove Impediments)

• Hỗ trợ Developers trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh (kỹ thuật, quy trình, phối hợp giữa các bộ phận…) kịp thời.

• Liên hệ với các phòng ban liên quan (kiểm thử, hạ tầng, thiết kế, PO, v.v.) để thu thập thông tin và phối hợp xử lý.

4. Bảo vệ nhóm trước những thay đổi ngoài kế hoạch

• Ngăn chặn việc thêm yêu cầu đột ngột (scope creep) khi Sprint đang diễn ra, đảm bảo nhóm tập trung vào các mục tiêu đã cam kết.

• Thông báo kịp thời cho Product Owner và các bên liên quan nếu cần điều chỉnh mục tiêu hoặc kế hoạch. Theo dõi và báo cáo tiến độ.

• Cập nhật và duy trì công cụ quản lý Sprint (Jira, Azure DevOps, Trello, v.v.), quản lý Sprint Board, Burn-down Chart.

• Báo cáo tình hình tiến độ, chỉ số (velocity, cycle time, impediments) cho Product Owner, Project Manager và Ban Lãnh Đạo. Hỗ trợ Product Owner và Developers.

• Giúp Product Owner mô tả User Stories ngắn gọn, rõ ràng, đủ điều kiện (Definition of Ready).

• Hướng dẫn nhóm phát triển thực hiện ước lượng (Planning Poker), xác định “Definition of Done” cho từng User Story.

• Khuyến khích Developers tự tổ chức, chủ động đề xuất cải tiến quy trình, công cụ hoặc workflow. Đào tạo và chia sẻ kiến thức Agile/Scrum.

• Hỗ trợ, hướng dẫn thành viên mới hoặc các bộ phận khác trong công ty hiểu và tuân thủ quy trình Scrum.

• Chia sẻ kinh nghiệm thực hành tốt (best practices) để nâng cao hiệu quả làm việc theo Agile.

• Từ 1 năm kinh nghiệm chính thức ở vị trí Scrum Master hoặc vai trò tương đương trong dự án phát triển phần mềm.

• Nắm vững nguyên tắc, giá trị và khung làm việc Scrum (Scrum Guide); hiểu các artefacts (Product Backlog, Sprint Backlog, Increment) và ceremonies (Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review, Sprint Retrospective).

• Hiểu biết cơ bản về các chỉ số Agile (velocity, burn-down, cycle time, lead time) và khả năng sử dụng chúng để đánh giá, cải tiến quy trình.

• Kỹ năng công cụ:

• Sử dụng thành thạo một trong các công cụ quản lý Agile/Scrum phổ biến: Jira, Azure DevOps, Trello, ClickUp hoặc tương đương.

• Biết cách cấu hình Board, Backlog, Sprint; tạo Báo cáo (Dashboard, Burn-down Chart, Cumulative Flow Diagram).

• Kỹ năng sử dụng các công cụ giao tiếp và cộng tác: Confluence, Slack, Microsoft Teams, Zoom (hoặc Google Meet).

Kỹ năng mềm:

• Facilitation: Khả năng dẫn dắt cuộc họp, khuyến khích mọi thành viên tham gia, đảm bảo cuộc họp đạt mục tiêu trong khung thời gian quy định.

• Giao tiếp và lắng nghe: Truyền đạt thông tin rõ ràng với Product Owner, Developers, QA và các bên liên quan; lắng nghe, thấu hiểu nhu cầu, băn khoăn của từng thành viên để hỗ trợ kịp thời.

• Giải quyết xung đột: Định hướng, khéo léo hòa giải khi có mâu thuẫn nội bộ hoặc giữa các bên.

• Tư duy phản biện: Phân tích nguyên nhân gốc rễ (root cause) khi gặp vấn đề, đề xuất giải pháp cụ thể và khả thi.

• Tinh thần tự tổ chức & chủ động cải tiến: Khích lệ nhóm chủ động tìm cách cải tiến quy trình, công cụ, cách làm việc.