Receptionist cum Office Admin Executive

1. RECEPTION / TIẾP TÂN: (30%)

- Well appearance, work on time, hospitality spirit with internal and external guest. Provide excellent customer service

Ngoại hình ưa nhìn, làm việc đúng giờ, có tinh thần hiếu khách với khách nội bộ và bên ngoài. Cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc.

-Ensure reception area is tidy and presentable, with all necessary stationery and material

Đảm bảo khu vực Lễ Tân luôn gọn gàng, ngăn nắp và đầy đủ văn phòng phẩm, tài liệu cần thiết.

-Receive all incoming calls then forward to the appropriate person. Handle mails, couriers, faxes, etc. and deliver accordingly for employees.

Tiếp nhận tất cả các cuộc gọi đến và chuyển đến người phù hợp. Xử lý thư tín, bưu kiện, fax, v.v. và chuyển đến nhân viên.

-Support bookings and arrange the meeting rooms quickly and effectively.

Hỗ trợ việc đặt và sắp xếp Phòng họp một cách hiệu quả và nhanh chóng.

- Coordinate with Tea Lady to arrange meeting room, drinking water, food for EXCOM meeting.

Phối hợp với nhân viên tạp vụ sắp xếp phòng họp, nước uống, thức ăn phục vụ cho cuộc họp của Ban Giám đốc.

- Work closely with Building Management for the well working condition, office maintenance, employee & vendor registration related etc.

Phối hợp chặt chẽ với Ban Quản lý Tòa nhà để đảm bảo tình trạng văn phòng tốt, bảo trì, đăng ký nhân viên và nhà cung cấp, v.v.

- Maintain office security by following safety procedures and controlling access via the reception desk (monitor visitor logbook, issue visitor badges)

Duy trì an toàn văn phòng, tuân thủ quy trình an toàn và kiểm soát việc ra vào qua bàn lễ tân (giám sát sổ ghi chép khách, cấp thẻ khách).

2. ADMINISTRATION TASK / CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH: (70%)

-Providing general administration support Company

Cung cấp hỗ trợ hành chính chung cho Công ty.

-Manage employee transportation (Taxi card, Grab...) by tracking fee as Company policy and monthly report to Department Head

Quản lý phương tiện di chuyển của nhân viên (Thẻ taxi, Grab…) bằng cách theo dõi chi phí theo chính sách công ty và báo cáo hàng tháng cho Trưởng Bộ Phận.

- Manage & track Office Admin expenses and monitor, report on budget expenditures.

Quản lý và theo dõi chi phí văn phòng & giám sát báo cáo về việc chi tiêu ngân sách.

-Work with suppliers and Finance, Procurement, and relevant departments to process purchases, payments, contracts for company expenses under responsibility of Office Admin team.

Làm việc với các nhà cung cấp, phòng kế toán, phòng mua hàng và các phòng ban liên quan để mua hàng, làm thanh toán, xử lý hợp đồng các chi phí cho công ty thuộc trách nhiệm của nhóm Hành chính văn phòng

- Oversee the cleanliness and upkeep of the office environment.

Giám sát việc vệ sinh và bảo dưỡng môi trường văn phòng.

-Ensure office equipment is functioning and properly maintained.

Đảm bảo thiết bị văn phòng hoạt động tốt và được bảo trì đúng cách.

- Support and coordinate with Office Admin team to arrange Meetings, Company Events

Hỗ trợ và phối hợp với nhóm Hành chính văn phòng trong việc sắp xếp tổ chức cuộc họp & các sự kiện công ty

Other tasks to be assigned by Line Manager or HR & Admin Director

Các công việc khác sẽ được phân công bởi Quản Lý Trực Tiếp hoặc Giám Đốc Nhân Sự.

Keeping confidentiality all Company information. Do not reveal and share information with any person who is not related into that topic

Bảo mật tất cả thông tin của Công ty, không tiết lộ và chia sẻ thông tin với bất kỳ ai không liên quan đến chủ đề đó.

1. Education & Qualification

Trình độ học vấn & Bằng cấp

-College or bachelor’s degree.

Tốt nghiệp Cao Đẳng hoặc Đại học

2. Working Experience

Kinh nghiệm làm việc

-Minimum 01-02 years’ experience at the same position.

Tối thiểu 01-02 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.

-Good looking and attitude, good communication, clever, thoughtful, and hardworking.

Ngoại hình ưa nhìn, giao tiếp tốt, khéo léo, chu đáo, chăm chỉ.

-Detail oriented, document management, data accuracy ensure efficient and precise office operations.

Chú trọng đến chi tiết, quản lý tài liệu, độ chính xác dữ liệu để đảm bảo hoạt động văn phòng hiệu quả và chính xác.

-Capable of Teamwork, confident, honest, reliable.

Có khả năng làm việc nhóm, tự tin, trung thực, đáng tin cậy.

-Good communication, clever and thoughtful and problem-solving skills

Kỹ năng giao tiếp tốt, khéo léo, suy nghĩ thấu đáo và giải quyết vấn đề hiệu quả.

-Have ability of process multiple tasks at the same time and high pressure

Có khả năng xử lý nhiều công việc cùng lúc và làm việc dưới áp lực cao.

-Be pro-active, initiative, willing support others

Tinh thần chủ động, sáng tạo và sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp.

3. Skill

Kỹ năng

- Customer service skill/ Kỹ năng chăm sóc khách hàng

- Communication skill / Kỹ năng giao tiếp

- Negotiation skill / Kỹ năng đàm phán

- Problem solving skill / Kỹ năng giải quyết vấn đề

- Good at English, especially in Listening and Speaking.

Khả năng tiếng Anh tốt, đặc biệt là kỹ năng Nghe và Nói

-Good Computer skills: Microsoft Office, Outlook, Excel, Word, Powerpoint, Canva…

Kỹ năng vi tính tốt: Microsoft Office, Outlook, Excel, Word, Powerpoint, Canva…